Für viele von uns bedeutet ein neues Kalenderjahr auch gleichzeitig ein neues Geschäftsjahr. Glücklicherweise ist Teamleader Focus darauf vorbereitet, damit Sie so wenig Arbeit wie möglich haben. Falls Sie der näherrückende 1. Januar dennoch etwas verunsichert sind, dann keine Panik, wir haben hier einige Fragen und Antworten vorbereitet.

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Rechnungen & Buchhaltung

• Deutschland wird ab dem 1. Januar 2026 die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) verbindlich einführen. Ist Teamleader Focus bereit dafür?
• Muss ich mein eigenes Geschäftsjahr für 2026 anlegen?
• Beginnt die Nummerierung der Rechnungen wieder bei 1? Und die Nummerierung meiner Deals? Und die Nummerierung all meiner anderen Dokumente?
• Was mit den Gutschriften?
• Kann ich noch immer Rechnungen für das alte Geschäftsjahr buchen?
• Mein Teamleader Focus-Konto ist mit einem Buchhaltungsprogramm verbunden. Muss ich hierbei auf etwas achten?
• Die Synchronisierung mit meinem Buchhaltungsprogramm ist fehlgeschlagen. Warum? 

Frage: Deutschland wird ab dem 1. Januar 2026 die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) verbindlich einführen. Ist Teamleader Focus bereit dafür?

Antwort: Ja! Damit Sie elektronische Rechnungen im richtigen Format versenden können, haben wir dafür gesorgt, dass Sie automatisch eine UBL im Anhang (im Format XRechnung) versenden können, wenn Sie eine Rechnung oder Gutschrift per E-Mail von Ihrer deutschen Firmeneinheit an ein deutsches Unternehmen senden. Lesen Sie hier alles darüber.
 

Frage: Muss ich mein eigenes Geschäftsjahr für 2026 anlegen?

Antwort: Nein. Wenn Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, generiert Teamleader Focus automatisch ein neues Geschäftsjahr zusammen mit Ihrer ersten Rechnung für 2026. Wenn Sie eine unserer Buchhaltungsintegrationen verwenden, werden standardmäßig die gleichen Journale wie im vorangegangenen Geschäftsjahr übernommen.

Dies gilt übrigens nicht nur für Geschäftsjahre, die mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Angenommen, Ihr Geschäftsjahr endet am 31. März und Sie erstellen am 1. April eine neue Rechnung, dann generiert Teamleader Focus ebenfalls automatisch ein neues Geschäftsjahr.

Wenn Sie Abonnements zur Rechnungserstellung verwenden, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihr eigenes Geschäftsjahr im Voraus zu erstellen, damit Sie die Nummerierung Ihrer Rechnungen selbst wählen können. Andernfalls beginnt die erste Rechnung mit der Standardnummer 1.

Erstellen Sie Ihr eigenes Geschäftsjahr, indem Sie zu Einstellungen > Umsatz > Geschäftsjahre > Schaltfläche + gehen. Wenn Sie dies tun, generiert Teamleader Focus nicht mehr automatisch ein neues Geschäftsjahr. Das Erstellen eigener Geschäftsjahre wird empfohlen, wenn Sie Ihre eigene Rechnungsnummerierung definieren möchten.

Frage: Beginnt die Nummerierung der Rechnungen wieder bei 1?

Antwort: Genau. Wenn Sie keine eigene Nummerierung einrichten, beginnt die Nummerierung Ihrer Rechnungen wieder bei der allerersten Rechnung des neuen Geschäftsjahres. Das Präfix ist auch der Name Ihres Geschäftsjahres. Im Geschäftsjahr 2026 bedeutet dies, dass die Nummer der ersten Rechnung 2026 / 1 ist.

Frage: Und die Nummerierung der Deals?

Antwort: Nein, die Nummerierung der Deals aus den Vorjahren wird fortgesetzt.

Frage: Und die Nummerierung aller anderer Dokumente?

Antwort: Nein, wenn Sie möchten, dass wir Ihre Nummerierung anpassen, schauen Sie sich diesen Artikel an. Bitte lesen Sie diesen sorgfältig und folgen Sie den Anweisungen.

Frage: Was mit den Gutschriften?

Antwort: Hierbei wird dasselbe Prinzip angewandt. Die Nummerierung von Gutschriften beginnt wieder bei 1 oder bei einem von Ihnen eingegebenen Wert. Die Nummerierung von Rechnungen und Gutschriften laufen unabhängig voneinander. 

Frage: Kann ich mein eigenes Geschäftsjahr anlegen?

Antwort: Das können Sie allerdings. Dazu gehen Sie zu Einstellungen > Einnahmen > Geschäftsjahre > +. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dann erstellt Teamleader Focus die folgenden Geschäftsjahre nicht mehr automatisch. Wenn Sie Ihre eigene Rechnungsnummerierung einstellen möchten, dann raten wir Ihnen eigene Geschäftsjahre zu erstellen.

Frage: Kann ich noch immer Rechnungen für das alte Geschäftsjahr buchen?

Antwort: Das können Sie auf jeden Fall, Sie müssen lediglich auf das Datum achten. Nehmen wir nun einmal an, dass Sie Ihre letzte Rechnung am 20. Dezember erstellt haben, dann können Sie noch weiterhin Rechnungen mit einem Rechnungsdatum vom 20. Dezember bis einschließlich 31. Dezember buchen. Wenn Ihre letzte Rechnung jedoch vom 31. Dezember datiert, dann können Sie lediglich Rechnungen mit demselben Datum, also dem 31. Dezember buchen.

Frage: Mein Teamleader Focus Konto ist mit einem Buchhaltungsprogramm verbunden. Muss ich hierbei auf etwas achten?

Antwort: Die meisten Buchhaltungsprogramme erstellen am Ende eines Geschäftsjahres automatisch ein neues. Jedoch raten wir Ihnen, dies nochmal zur Sicherheit zu überprüfen.

Frage: Die Synchronisierung mit meinem Buchhaltungsprogramm ist fehlgeschlagen. Warum? 

Antwort: Um genau zu wissen, warum es fehlgeschlagen ist, können Sie überprüfen, ob Sie eine Fehlermeldung erhalten haben. Navigieren Sie zu Einnahmen>Rechnungen und klicken Sie auf die Doppelpfeile in der oberen rechten Ecke, um eine manuelle Synchronisierung mit Ihrem Buchhaltungsprogramm durchzuführen. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Glockensymbol:

Die Fehlermeldung informiert Sie darüber, wo die Synchronisierung fehlschlägt, oder fordert Sie auf, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Bitte teilen Sie uns mit, welche Fehlermeldung Sie genau erhalten. Es kann auch hilfreich sein, die Spalte "Buchhaltungsnummer" zu Ihrer Rechnungsübersicht hinzuzufügen, indem Sie auf das Zahnrad in der unteren rechten Ecke klicken. Die erste Rechnung, die nicht synchronisiert werden kann, ist die Rechnung ohne Buchhaltungsnummer. Das Problem bezieht sich wahrscheinlich auf diese Rechnung.

Produkte

• Wie kann ich eine Indexierung meiner Produktpreise durchführen?
• Ich habe meine Produktpreise erhöht, was geschieht mit meinen Abonnements? 

Frage: Wie kann ich eine Indexierung meiner Produktpreise durchführen?

Antwort: Zuerst müssen Sie Ihre Produkte exportieren, den Preis in Excel anpassen und die Datei in Teamleader Focus importieren. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie. Wenn Sie die aktuellen Preise in Teamleader Focus verwenden und die Preiserhöhung nur für bestimmte Kunden berechnen möchten, können Sie mit Preislisten arbeiten. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. 
Was Abonnements betrifft, besteht auch die Möglichkeit, die Preise der Produkte bestehender Abonnements in großen Mengen zu aktualisieren. Weiterlesen.

Frage: Ich habe meine Produktpreise erhöht, was geschieht mit meinen Abonnements? 

Antwort: Die Preise der Produkte in Ihrem Abonnement werden nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen zum entsprechenden Abonnement navigieren, den / die Preis(e) des Artikels bearbeiten und das Abonnement erneut speichern. Die danach erstellten Rechnungen haben die aktualisierten Preise.

Benutzereinstellungen

• Einige ehemalige Mitarbeiter werden zum Jahresanfang durch neue Kollegen ersetzt. Welche Schritte sollte ich unternehmen?
• Sollte ich zum Jahresanfang neue Abwesenheitsgründe erstellen?
• Wie kann ich mir einen Überblick über die Abwesenheit meiner Mitarbeiter in diesem Jahr verschaffen?

Frage: Einige ehemalige Mitarbeiter werden zum Jahresanfang durch neue Kollegen ersetzt. Welche Schritte sollte ich unternehmen?

Antwort: Deaktivieren Sie das Benutzerkonto des ehemaligen Kollegen. Dadurch wird eine Lizenz für die Erstellung eines neuen Benutzerkontos eröffnet, und der Kollege kann einen Neuanfang machen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
 

Frage: Sollte ich zum Jahresanfang neue Abwesenheitsgründe erstellen? 

Antwort: Ja. Wir empfehlen Ihnen dringend, dies zu tun, anstatt das Gültigkeitsdatum zu verlängern. Die Wiederverwendung desselben Abwesenheitsgrundes kann zu Fehlern führen. Zum Beispiel, die Feiertage des vorherigen Jahres könnten verschwinden, und dies würde dazu führen, dass sie im aufgezeichneten Urlaub des neuen Jahres hinzugezählt werden.

Frage: Wie kann ich mir einen Überblick über die Abwesenheit meiner Mitarbeiter in diesem Jahr verschaffen?

Antwort: Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub > Klicken Sie auf die drei Punkte neben "Freie Tage", und wählen Sie "Export".

Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen

Frage: Wie kann ich die verbleibende, nicht abgerechnete Zeit im Jahr 2025 für meine Kunden in Rechnung stellen? 

Antwort: Navigieren Sie zu Einnahmen > Rechnungen > Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen. Sie können auch auf "Weitere Optionen" klicken, damit Sie nur Zeiterfassung vor oder an einem bestimmten Datum in Rechnung stellen.

Lead-Erfassungs-Booster

F: Wie verwalte ich Urlaubstage im Terminplanungsmodul des Lead-Erfassungs-Boosters?

A: Es gibt zwei Möglichkeiten, Urlaubstage im Terminplanungsmodul des Lead-Erfassungs-Boosters zu erfassen.

• Tragen Sie Ihren Urlaubszeitraum in den externen Kalender ein:
  Wenn Sie den Lead-Erfassungs-Booster mit einem externen Kalender verknüpft haben, können Sie Ihren Urlaubszeitraum dort einrichten. Achten Sie darauf, dass die Termine in Ihrem externen Kalender den Status „Beschäftigt“ statt „Frei“ haben. So werden diese Zeitfenster für Ihre Verfügbarkeit gesperrt, und Kunden können in diesen Zeitfenstern keine Termine buchen.
• Passen Sie Ihre Verfügbarkeit und die Ihrer Kollegen in den Termintypen des Lead-Erfassungs-Boosters an. Weitere Informationen finden Sie hier.

Vielleicht ist es ein bisschen früh, aber trotzdem: Frohes neues Jahr!