Deutschland wird ab dem 1. Januar 2025 die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) verbindlich einführen. Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen, um den Unternehmen einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Mit Teamleader Focus sind Sie bereit, Ihren Kunden elektronische Rechnungen zu schicken! Erfahren Sie alles darüber in diesem Artikel. 
 

E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die Europäische Union hat beschlossen, dass bis 2030 alle Mitgliedsstaaten die digitale Rechnungsstellung im B2B-Kontext (Business-to-Business) durchsetzen sollten, um Betrug zu bekämpfen. Jeder Mitgliedsstaat hat eine gewisse Freiheit zu entscheiden, wie und wann dies in Kraft tritt.

Für die deutsche E-Rechnungspflicht gibt es drei wichtige Phasen bei der Umsetzung:
 

• 1. Januar 2025: Alle Firmen müssen auf den Empfang elektronischer Rechnungen vorbereitet sein. Das bedeutet nicht, dass die Firmen verpflichtet sind, ab diesem Datum alle Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen. Vielmehr bedeutet dies, dass Ihr System bereit sein muss: Stellen Sie sicher, dass Ihre Tools oder Software elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten kann, auch wenn einige Ihrer Lieferanten noch Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungen ausstellen. In dieser ersten Phase ist der Versand elektronischer Rechnungen fakultativ; Firmen können weiterhin Rechnungen in Papierform oder unstrukturierte elektronische Rechnungen versenden. 
   
• 1. Januar 2027: Der Versand strukturierter elektronischer Rechnungen wird für Firmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € zur Pflicht. Kleinere Unternehmen können weiterhin Rechnungen in Papierform oder unstrukturierte Rechnungen für im Jahr 2027 getätigte Transaktionen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. 
   
• 1. Januar 2028: Die Verordnung erstreckt sich auf alle Firmen, unabhängig von ihrer Größe, die den Versand und Empfang von strukturierten elektronischen Rechnungen für B2B-Transaktionen vorschreiben. 
   

Formate für elektronische Rechnungen

Akzeptierte Formate für elektronische Rechnungen sind:

• XRechnung: Ein strukturiertes XML-basiertes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und für die maschinelle Verarbeitung konzipiert ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein Hybridformat, das ein von Menschen lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert und sowohl die manuelle als auch die maschinelle Verarbeitung erleichtert.
• Peppol-BIS Abrechnung: Wird innerhalb des Peppol-Netzwerks verwendet, unterstützt die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung und entspricht der Norm EN 16931.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI): Unter bestimmten Konditionen können auch elektronische Rechnungsformate verwendet werden, die von der Norm EN 16931 abweichen, wie z.B. EDI-Verfahren. 
   

Deutsche E-Rechnung im Teamleader Focus

In der ersten Hälfte des Monats Januar 2025 wird Teamleader Focus die neue deutsche Gesetzgebung für den Versand elektronischer Rechnungen erfüllen, die am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.
 

Wer

Wie bereits erwähnt, gilt die Verordnung für deutsche Firmen, die Rechnungen/Gutschriften an andere deutsche Firmen versenden (B2B). Das bedeutet, dass Ihre Firma in Deutschland angesiedelt sein muss, oder dass Sie eine Firmeneinheit in Ihrem Konto haben müssen, die in Deutschland angesiedelt ist.
 

Wie

Damit Sie elektronische Rechnungen im richtigen Format versenden können, haben wir dafür gesorgt, dass Sie automatisch eine UBL im Anhang (im Format XRechnung) versenden können, wenn Sie eine Rechnung oder Gutschrift per E-Mail von Ihrer deutschen Firmeneinheit an ein deutsches Unternehmen senden. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Präferenzen
2. Aktivieren Sie den Schieber neben 'Füge UBL im Anhang hinzu, wenn Sie eine Rechnungen oder Gutschriften per E-Mail versenden': 
   
   
   Hinweis: Wenn Sie diesen Schieber nicht sehen, bedeutet dies, dass Sie keine belgische oder deutsche Firmeneinheit in Ihrem Konto haben. Fügen Sie eine hinzu, um dieses Problem zu beheben.
3. Navigieren Sie zu der Rechnung/Gutschrift, die Sie an Ihren Kunden senden möchten.
4. Klicken Sie auf Senden > Per E-Mail und InvoiceCloud versenden
5. Automatisch wird den Anhängen der Rechnung/Gutschrift ein UBL der Rechnung/Gutschrift hinzugefügt, zusammen mit dem PDF des Dokuments.
   
   • Wenn Ihr Kunde deutsch ist:
     Das Format der UBL wird XRechnung sein
   • Wenn Ihr Kunde nicht deutsch ist/ihre Firma nicht deutsch ist:
     Das Format der UBL wird UBL Bis 3.0 sein
6. Klicken Sie auf Rechnung/Gutschrift senden 
    

Beachten Sie, dass Sie Rechnungen und Gutschriften in Konten mit mindestens einer deutschen Einheit auch separat als UBL-Datei herunterladen können. So können Sie die UBL z.B. als Anhang per E-Mail an Ihren Buchhalter senden, der diese UBL wiederum in die Buchhaltung hochladen kann. 

Gehen Sie zu Ihrer Rechnung/Gutschrift > drei Punkte > UBL herunterladen (XRechnung) :