• Stel een ‘migration coach’ aan die vragen verzamelt en beantwoordt. Die persoon is ook verantwoordelijk voor het opzetten/herzien van de workflow.
• Hoe gebruiken jullie nu de projecten? Wat zijn de huidige interne processen?
• Test je nieuwe workflow van tevoren door een testaccount aan te maken. Je hebt een ander e-mailadres nodig dan je huidige login om dit account te activeren.
• Maak een voorbeeldproject in de oude projectenmodule. Visualiseer het in de nieuwe projecten door de slider aan te zetten. Als je de preview slider aanzet, migreer je nog niet naar de nieuwe projecten. Na de migratie zal dit 'ideale project' een gemakkelijk voorbeeldproject zijn om aan te passen en als 'dummy' te gebruiken.
• Zorg ervoor dat je actieve projecten up-to-date zijn, zo heb je meer tijd om je nieuwe workflow toe te passen na de migratie.
• Documenteer je nieuwe proces : Gebruik dit document als leidraad voor jullie vernieuwde workflow. Per onderdeel bespreken we de belangrijkste vernieuwingen.
• Ben je een admin?
  • Bekijk dan zeker deze video.
• Train je collega’s zodat ze meteen aan de slag kunnen:
  • Lees hoe het werkt in ons Supportcentrum:
    • Oude projecten vs. nieuwe projecten
    • How To: Een project toevoegen in Teamleader Focus
    • Video: Projecten in Teamleader Focus
    • FAQ over projecten
    • Trainingsvideo's
  • Communiceer wanneer de nieuwe manier van werken ingaat

• Bepaal de voorkeuren: 
  Heb je de velden nodig waarin je zelf een richtcijfer instelt voor het kostenbudget? Voor het tijdsbudget?
   
• Voorkeuren facturatiemethode:
  Bepaal voor het hele account een standaard facturatiemethode en welke facturatiemethodes selecteerbaar zijn
   

Video: Het werkoverzicht in een project

How To: Een project toevoegen in Teamleader Focus

• Dupliceer projectlijnen, groepen en volledige projecten
• Ken een status (to do/on hold/lopend/klaar) toe aan elke projectlijn
• Filter de weergave op basis van type projectlijn (taak, materiaal, afspraak), status en/of medewerker
• Wijs meerdere gebruikers toe aan één taak in een project
• Fases heten nu groepen
• Taken, materialen en (placeholders voor) afspraken kunnen los van groep toegevoegd worden
• Bekijk de informatie die voor jou belangrijk is, door de juiste kolommen toe te voegen aan het overzicht via het tandwieltje rechtsboven

How To: Een project toevoegen in Teamleader Focus

How To: Facturatiemethodes in een project

• Bepaal welke velden je in de header wil zien, inclusief custom fields en/of velden met betrekking tot het projectbudget
• Stel de facturatiemethode van het project in via de projectheader
  • Je kan hiervan in elke projectlijn afwijken (taak, afspraak, materiaal, groep).

Video: Facturatie in de nieuwe projecten

How To: Een project factureren in Teamleader Focus

Video: Tijdregistraties beheren in projecten

TIP: Tijdregistratie is altijd gelinkt aan een taak of afspraak in de nieuwe projecten.

TIP2: Vanuit de planning kan je ook meteen vooringevulde timesheets per week invullen.
How To: Je planning omzetten naar timesheets in Teamleader Focus 

How To: Je offerte of deal omzetten in een project

TIP: Zet één of meerdere bestaande offertes om naar naar projectlijnen in een nieuw of bestaand project.

Gebruik de slimme filters: status/te laat/over budget/factureerbaar

TIP: Factureer alle factureerbare projecten in bulk (filter factureerbaar + bulk select)

Als je projecttemplates in je account hebt, worden de projecten waarop ze gebaseerd zijn wel gemigreerd, maar verliezen ze hun templatestatus.

• Voeg voor de migratie ' Template' toe aan de titel van de projecten die momenteel templates zijn, zodat je ze daarna gemakkelijk terug kan vinden.
• Na de migratie kan je deze projecten handmatig als template markeren.

Op het projectenoverzicht, de lijstweergave, zijn de segmenten vervangen door filters.
 

Had je segmenten die je regelmatig gebruikte? Controleer in je testaccount hoe je hetzelfde resultaat kan bekomen, eventueel in combinatie met nieuwe kolommen (via het tandwiel rechtsonder de lijst).
 

Bekijk zeker ook de nieuwe Statistieken; de kans is groot dat je daar ook het gewenste rapport kan oproepen.
 

How To: Het projectoverzicht in Teamleader Focus

How To: Statistieken in Teamleader Focus

Voegde je in de oude projecten tijdregistratie toe aan een fase? 

Na migratie wordt die omgezet naar: 

• Per fase met tijdregistratie: een aparte taakgroep met tijdregistratie voor hetzelfde werktype en dezelfde klant.
• Naam van die taak: ‘Tijdregistratie - fase - werktype: xxx’
• Dus als je meerdere tijdregistraties voor een fase hebt, met meerdere werktypes of klanten, krijg je na de migratie meerdere taken voor die tijdregistraties. Ze worden gegroepeerd per werktype en klant.
• In de timesheets zijn de aparte tijdregistraties wel te zien. Ze zijn dus niet weg, in het project worden ze enkel gegroepeerd per fase. 

Om tijd te kunnen registreren op een project, heb je nu een taak nodig.

Taken kunnen vooraf klaargezet worden in het project, met toewijzing van de medewerkers. Elke medewerker kan zelf taken toevoegen aan het project. 

Wanneer aan die taken ook een geschatte tijd toegekend is, zal dat voordelig zijn om ook de capaciteitsplanning te gebruiken.

Bovendien kan je nu ook projecttaken aanmaken tijdens het registreren van tijd. Dat is onder andere mogelijk via:

• het + teken
• Timesheets > Meerdere tijdregistraties

Projecten met vaste prijs: 

• Factureer op basis van geselecteerde projectlijnen of groepen, al is het werk nog niet uitgevoerd.
• Wil je groepen of projectlijnen met vaste prijs factureren, kan je ervoor kiezen om een % van het totale bedrag aan te rekenen.

Projecten met tijd & materialen: 

• Contacteer ons en we helpen jou graag verder over hoe je dit kan aanpakken in jouw specifieke workflow.

How To: Een project factureren in Teamleader Focus

Video: Een project factureren in Teamleader Focus

Was je gewend om projecten met tijdregistratie in bulk te factureren vanuit het Facturenoverzicht?
 

Dat kan je vanaf nu in bulk doen vanuit de overzichtspagina van de projecten (filter factureerbaar + bulk select).
 

How To: Een project factureren in Teamleader Focus

Wanneer tijd wordt geregistreerd op een taak in een project, verschijnt deze niet meer in Facturen > Tijdregistratie factureren. Om ervoor te zorgen dat de taken binnen een project worden opgenomen in je bulkfactuur, doe je het volgende:

1. Ga naar een project en open de tab Facturen. Klik op Factuur toevoegen en selecteer Factuur aanmaken op basis van projectlijnen. Je kan segmenteren op datum en vervolgens alle projectlijnen die je wil in bulk factureren, inclusief taken met tijdregistratie.
2. De tweede manier om ervoor te zorgen dat je taken met tijdregistratie in een project kan factureren, is via het projectoverzicht. Selecteer de projecten die je in bulk wil factureren en klik dan op ' X projecten factureren'. Klik ten slotte op ' X facturen aanmaken'.
    

Gebruik de filters om een beter overzicht te krijgen van het project dat je wil factureren. Activeer de filter 'factureerbaar' om alle projecten te zien die gefactureerd kunnen worden. Combineer deze met andere filters, zoals de statusfilter. Vul daarnaast de naam van de klant in de zoekbalk in om alleen de resultaten voor die klant te zien.

Het is niet meer mogelijk om een ticket te linken aan een project. 

Voeg een projecttaak toe aan het ticket:

• De taak zal dan als projectlijn toegevoegd worden in het project.
• Op die manier kan de taak ook gefactureerd worden vanuit het project.
• De link met het ticket is zichtbaar in de details van de taak.
• Wil je die link ook zichtbaar maken op projectniveau, vermeld ‘ticket’ in de titel van de taak.