Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt de komende maanden geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.

In Teamleader Focus heb je de mogelijkheid om een deal of offerte om te zetten in een bestaand of een nieuw project. Lees dit artikel om te ontdekken hoe.

Omzetten naar een project

Je kan ofwel een offerte omzetten naar een project, ofwel een deal.

Via de detailpagina van je offerte

Om je offerte om te zetten, ga je naar je offertedetailpagina en klik je op het pijltje naast 'Omzetten naar factuur'. Kies Omzetten naar project:

In het volgende scherm kan je selecteren welke lijnen je wil omzetten naar een project:
 

• Standaard zijn alle lijnen geselecteerd, maar je kan het vinkje weghalen door op het vakje te klikken.
• Standaard worden alle artikelen van je offerte taken in het project, maar je kan ze hier in bulk wijzigen naar materialen of een voor een door op het pijltje naast het artikel te klikken.
  Opmerking: als je een artikel hebt geselecteerd uit je artikelendatabase in je account, of er werd een custom prijseenheid geselecteerd, zal automatisch worden voorgesteld om het artikel te converteren naar een materiaal in het project.
  

Vervolgens moet je in de rechterbovenhoek een beslissing maken:

• Lijnen omzetten naar een Nieuw project ('Nieuw project aanmaken' - standaard geselecteerd)
• Lijnen toevoegen aan een al bestaand project (pijltje klikken > 'Aan bestaand project toevoegen')
• Lijnen toevoegen aan een projecttemplate ('Aanmaken vanuit template')
   

Nieuw project aanmaken

Als je ervoor kiest om een nieuw project te maken, kan je doorgaan naar de volgende paragraaf 'Na omzetting'.

Aan bestaand project toevoegen

De tweede optie kiezen is handig als je al aan een project werkt maar extra werk moet toevoegen. De nieuwe lijnen worden onderaan het werkoverzicht toegevoegd.

1. Eerst kies je het project
2. Vervolgens word je doorgestuurd naar het volgende scherm waarin je moet beslissen wat er met het projectbudget gebeurt:
   
   • Gebaseerd op
     • Offertelijnen: alleen de geselecteerde offerteregels toevoegen/vervangen aan het budget van het project
     • Offertetotaal: het totaalbedrag van de offerte toevoegen aan/vervangen door het budget van het project
   • Impact
     • Toevoegen aan projectbudget: de bedragen toevoegen aan het bestaande projectbudget
     • Projectbudget vervangen
     • Projectbudget niet wijzigen
   • Afhankelijk van je keuze heb je de optie (checkbox) om de budgetten van de onderliggende projectlijnen proportioneel te updaten gebaseerd op het nieuwe projectbudget.

Aanmaken vanuit template

Als je kiest voor ''Aanmaken vanuit template'', dan voeg je de volledige inhoud of een deel van de offerte toe aan je project.

1. Kies een projecttemplate
2. In het volgende scherm bepaal je wat er met het projectbudget moet gebeuren. (zie hierboven)

De offertelijnen die je hebt geselecteerd worden aan het project toegevoegd naast de al aanwezige items uit je projecttemplate (groepen, taken, materialen, afspraakplaceholders,...). Lees hier meer over projecttemplates.
 

Na omzetting

Na het omzetten zijn de volgende dingen gebeurd met de offerte-items in je project:

• De subtitels van je offerte worden 'groepen' in het project 
• De artikelen van je offerte worden taken/materialen (afhankelijk van wat je hierboven hebt geselecteerd)
  • Materialen: indien gedefinieerd in de offerteregels, worden custom prijseenheden van artikelen ook overgenomen
     
• Het project en de deal/offerte worden gelinkt, wat betekent dat het project wordt weergegeven binnen de deal en de offerte, en dat de deal en de offerte worden weergegeven binnen het project.
  Opmerking: Bij het omzetten van een deal/offerte naar een bestaand project, worden de deal en de offerte toegevoegd aan de projectinfo.
• De klant van je offerte wordt automatisch ingevuld als de klant van je nieuw aangemaakte project, of in het geval van een al bestaand project, toegevoegd als extra klant aan je project.
• De 'Prijs' van je project is het totale bedrag van de materialen in je offerte (of ten minste de materialen die je hebt geselecteerd). De eenheidsprijzen worden overgenomen.
  Opmerking: voor een bestaand project/project uit een template wordt de prijs bijgewerkt met de materialen die je in de offerte hebt geselecteerd.

Als je een nieuw project hebt toegevoegd, gebeuren volgende zaken ook nog:

• De titel van je offerte wordt automatisch ingevuld als de titel van je nieuw aangemaakte project (maar je kan dit natuurlijk wijzigen).
• De facturatiemethode van het project, evenals de onderliggende groepen, is standaard 'Tijd & materialen'.
• Het 'Budget' van je project wordt vooraf ingevuld met de prijzen op de offerte. Als je de facturatiemethode wijzigt naar 'Vaste prijs', wordt de Prijs vooraf ingevuld met het bijbehorende budget. Op deze manier gaan er geen prijzen uit de offerte verloren.
   

Nadien kan je het gelinkte project terugvinden in de Follow-up-tab van je offertepagina.

Via de dealpagina

Om je deal om te zetten, ga je naar je dealpagina en klik je naast 'Volg je deal op' op de plus > Project.

Als je meerdere offertes in je deal hebt, moet je eerst kiezen welke offerte je in een project wil omzetten. 

Daarna kan je het gelinkte project terugvinden in de tab 'Projecten' van je deal.

Deal achteraf linken aan project

Zoals hierboven vermeld, worden je deal en je project gelinkt wanneer je een project hebt gemaakt van je deal. Er is echter een manier om je project aan je deal te koppelen als je eerst je project en daarna je deal hebt aangemaakt: 

1. Ga naar het project
2. Voeg het veld 'Deals' toe aan de header van je project als je dat nog niet hebt gedaan
3. Klik op +Deal 
4. Selecteer je deal