Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt de komende maanden geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.

Het hergebruiken van projecten via templates bespaart tijd en zorgt voor een betere standaardisatie in workflows. Lees dit artikel om alles te weten te komen over projecttemplates in Teamleader Focus.

• Waarom
• Een template maken
• Een template bewerken
• Een template verwijderen
• Een offerte omzetten naar een project uit een template
   

Waarom

Projecttemplates in Teamleader Focus verbeteren efficiëntie en consistentie. Bij het beheren van gelijkaardige projecten hoef je dankzij templates niet elke keer opnieuw te beginnen. Door een vooraf gedefinieerde lay-out te hergebruiken, kan je snel nieuwe projecten opzetten met alle benodigde taken, afspraken en materialen.

Dit stroomlijnt niet alleen je workflow, maar zorgt er ook voor dat elk project een gestandaardiseerde structuur volgt, wat fouten vermindert en ervoor zorgt dat er niets over het hoofd wordt gezien. Dankzij projecttemplates kan je je meer richten op het leveren van goede resultaten en minder op repetitieve taken.

Bovendien kan je eenvoudig offerte-items toevoegen aan een project dat is gegenereerd uit een template.

Een template maken

Om projecttemplates aan te maken, moet je:

• Een admin zijn of;
• Als niet-admin, beheerder-toegang hebben tot alle projecten
  

Daarnaast kunnen alleen afgesloten projecten als template worden gemarkeerd.

• Als je toch een template moet maken van een actief project, dupliceer dan het actieve project, sluit het en markeer het dan als template.

Volg deze stappen om een projecttemplate aan te maken:

1. Ga naar het project dat je als template wil markeren
2. Sluit het
3. Klik op de drie puntjes in de projectheader en kies Als template markeren
   
    
4. Geef aan wat moet worden overgenomen van de template
   
   Opmerkingen
   • Budgetten: als je ervoor kiest om budgetten over te nemen, weet dan dat als je een nieuw project uit een template maakt en je het budget van het project/groep verhoogt of verlaagt, je een waarschuwing krijgt waarbij je kan kiezen om de budgetten proportioneel te verhogen of te verlagen, of om de huidige waarden te behouden:
     
   • Afspraken: alleen de afspraak-placeholder wordt overgenomen, niet de afspraak zelf.
   • Start/einddatum van het project: dezelfde periode wordt proportioneel aangepast voor een nieuw project uit deze template. Bv. als er een week tussen de start- en einddatum van je project zit, dan zit er ook een week tussen de start- en einddatum in het nieuwe project.
   • Statussen van items zoals taken worden niet overgenomen, wat betekent dat de status van items in het nieuwe project altijd 'To do' is.
5. Sla de template op.
   • Er verschijnt een label 'Template' naast de projecttitel
     
   • Ook in het projectoverzicht zie je het bovenstaande label, en admingebruikers en gebruikers met beheerderstoegang tot projecten kunnen hun templates terugvinden door naar het projectoverzicht te gaan en te filteren op Projectstatus > Template:
     
      
   • Je kan alle templates ook terugvinden in Instellingen > Projecten > Projecttemplates.
      

Een template bewerken

Wanneer een project als template is gemarkeerd, worden wijzigingen die eraan worden aangebracht toegepast op toekomstige projecten die met deze template worden aangemaakt.

• Templatevoorkeuren configureren: alleen admins en gebruikers met beheerderstoegang tot een project kunnen templates zien en de templatevoorkeuren bewerken.
   

Een template verwijderen

Om een template te verwijderen volg je deze stappen:

1. Ga naar de projecttemplate
2. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek
3. Kies Verwijderen als template
    

Een offerte omzetten naar een project uit een template

Je kan ook regels van een offerte toevoegen aan een project dat is gegenereerd uit een template. Volg deze stappen:

1. Start vanuit een offerte
2. Zet deze om naar een project
3. Klik in de rechterbovenhoek op het pijltje naast 'Nieuw project aanmaken'
4. Kies Aanmaken vanuit template
   
5. Kies een projecttemplate
6. Klik op Toevoegen
7. De offerte-items worden als extra projectregels aan het project toegevoegd dat uit de template werd gemaakt.
   Opmerking over multicurrency: als er een andere munteenheid wordt gebruikt in je offerte dan in het project, dan wordt het munteenheidssymbool van de projectregels gewijzigd om overeen te komen met de projecttemplate, maar de bedragen blijven hetzelfde.
    

Zoek je een manier om een project slechts één keer te dupliceren in plaats van met een projecttemplate te werken? Lees er hier alles over.