Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt de komende maanden geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.
Wanneer je naar je projectmodule navigeert, vind je al je projecten in een handig overzicht. Dit is waardevol omdat het een effectieve opvolging van open of lopende projecten mogelijk maakt, net zoals het efficiënt filteren op basis van projectstatus.
Wat
Vind de lijstweergave van je projecten door naar je projecten te gaan en op dit icoon te klikken:
Je kan je projectoverzicht aanpassen door kolommen aan het overzicht toe te voegen of te verwijderen, of door te filteren op de status van een project. Het is ook mogelijk om facturen in bulk aan te maken voor je projecten vanuit het projectenoverzicht.
Kolomconfiguratie
Kies welke kolommen je aan je overzicht wil toevoegen door op het tandwieltje rechtsonder te klikken:
Voeg bijvoorbeeld eenvoudig de kolommen 'Prijs', 'Kost' of 'Marge' toe als je wil weten hoe je projecten er financieel voor staan.
Enkele definities
- Niet-gefactureerd bedrag (excl. btw): het openstaande bedrag dat nog gefactureerd moet worden op het project.
- Gefactureerd bedrag (excl. btw): het bedrag dat al gefactureerd is op het project (de som van de gelinkte facturen).
- Betaald bedrag (incl. btw): het betaalde bedrag voor het project (de som van de betaalde bedragen van de gelinkte facturen).
- Tijdsbudget: De hoeveelheid tijd die mag worden besteed aan het project, dit kan worden ingesteld door de gebruiker.
- Geschatte tijd: De som van de geschatte tijd van de taken en afspraken op het project.
- Geregistreerde tijd: De som van de geregistreerde tijd op het project. Als de geregistreerde tijd het tijdsbudget overschrijdt, wordt er een waarschuwing weergegeven.
-
Vooruitgang: Dit toont de status van het werk op het project, zodat je snel kan zien hoe het werk vordert. Je kan er met de muis overheen gaan om meer gedetailleerde informatie te zien over de status van het werk in het werkoverzicht.
Projectfilters
Maak filters aan in het projectoverzicht om specifieke projecten te zoeken of om ze makkelijk terug te vinden.
Klik op Filters > + Filter toevoegen.
- Bedrijfsentiteit
- Begindatum
- Budgetstatus
- Binnen budget
- Over budget
- Einddatum
- Factureerbaar bedrag (excl. btw)
- Gebruik geavanceerde operatoren (bv. 'Kleiner dan' of 'Groter dan')
- Klant
- Medewerker
- Filter op de deelnemers in je project
- PO-nummer
- Projectstatus
- Open
- Gesloten (= Gesloten projecten kunnen niet worden geselecteerd bij het toevoegen van taken, tijdregistraties, deals of facturen)
- Template
- Verantwoordelijke
- Filter op de verantwoordelijke(n) in je project
- Custom fields
- Bekijk hier al je project custom fields (behalve 'Meerdere lijnen tekst')
Klik op Filters verwijderen om de filter te wissen of op het kruisicoontje om een regel te verwijderen:
Je kan ook de filterinstellingen kopiëren als een URL-link. Zo kan je deze delen of als bladwijzer opslaan.
Een filter opslaan
Het is ook mogelijk om een filter op te slaan om bepaalde informatie gemakkelijk terug te vinden. Belangrijk om te weten is dat filters gebruikersspecifiek zijn. Dit betekent dat filters die jij hebt gemaakt niet zichtbaar zijn in het account van je collega en andersom.
Volg deze stappen om een filter op te slaan:
- Nadat je een filter hebt aangemaakt, klik je rechtsboven op Filter opslaan:
- In het volgende scherm voer je in het titelveld een naam in voor de filter.
- Dit is een verplicht veld
- Standaard is de naam 'Projectfilters X' ingevuld.
- De naam van de filter moet uniek zijn per gebruiker (als de naam al bestaat, wordt er een foutmelding weergegeven)
- Bekijk een voorbeeld van de 'toegepaste filters' met alle filters die momenteel actief zijn:
- Klik op Opslaan om de filter op te slaan.
Klik op Annuleren om terug te keren naar het filterdialoogvenster zonder op te slaan. - Je kan achteraf je opgeslagen filters bekijken door naar het projectoverzicht te gaan en te klikken op Opgeslagen filters naast de knop Filters. De filters worden alfabetisch weergegeven en je kan ze doorzoeken.
Klik op een opgeslagen filter om deze te gebruiken en om ervoor te zorgen dat de filters worden toegepast. Wijzig een filter door deze te openen. Voeg er meer regels aan toe, wijzig de regels of verwijder regels. Breng wat wijzigingen aan en klik op 'Opgeslagen filter wijzigen' als je klaar bent.
Klik op de pijl naast de knop 'Opgeslagen filter wijzigen' om;- De bewerkte filter op te slaan als een nieuwe filter;
- De filter te verwijderen
Factureer projecten in bulk
(Het is niet mogelijk om projecten te factureren als je het SMART-pakket gebruikt, omdat facturatie niet beschikbaar is in SMART)
Filters kunnen je ook helpen als je facturen voor meerdere projecten tegelijk wil maken. Zo kan je bijvoorbeeld meerdere projecten voor dezelfde klant factureren of projecten met een einddatum in dezelfde periode.
Klik op het vinkje naast je projecten om de projecten te selecteren die je wil factureren > X projecten factureren:
Lees hier meer over het factureren van een project.
Naast een lijstoverzicht van je projecten kan je ze ook terugvinden op een tijdlijn. Lees alles over het tijdlijnoverzicht in projecten.