Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.

Het beheren van projectbudgetten kan complex zijn, maar met de juiste tools krijg je meer inzicht, flexibiliteit en controle. Van het controleren wat er nog over is van je budget tot het monitoren van het project en het voorkomen dat je te veel budget gebruikt, je weet altijd precies hoe je financiën ervoor staan. Lees hier alles over het beheren van je projectbudget in Teamleader Focus.

• Projectbudget
• Projectanalysewidget
• Top-down budgetbeheer

Projectbudget

Om een projectbudget effectief te beheren, is het belangrijk te weten wat elk budgetveld in een project betekent. Hier is een overzicht van de belangrijkste velden:
! Om deze velden te kunnen zien, heb je gebruikersrechten nodig voor ‘Financiële gegevens op projecten’. Vind hier meer informatie.
 

• Budget: het maximaal overeengekomen bedrag dat aan de klant mag gefactureerd worden voor het hele project.
• Kostenbudget: een interne limiet voor de kosten die voor het project mogen worden gemaakt.
• Verbruikt budget: het deel van het klantbudget dat al is gebruikt, gebaseerd op voltooid werk.
• Resterend budget: het deel van het klantbudget dat nog over is.
  • Budget - verbruikt budget = resterend budget
  • Weet dat dit veld negatief kan zijn en dat er dan een waarschuwingsicoon wordt getoond
• Budgetvoortgang: een visuele voortgangsbalk die de voortgang van het verbruikte budget ten opzichte van het ingestelde budget weergeeft.
• Tijdsbudget: een grenswaarde ingesteld door de projectverantwoordelijke voor de totale tijd die op een project wordt geregistreerd. Gebruik dit als je wil zorgen dat de totale geregistreerde tijd binnen een bepaalde grens blijft.
   

Vind hier meer informatie over de andere financiële gegevens van projecten in Teamleader Focus.

Projectanalysewidget

In elk project vind je een projectanalysewidget.
Navigeer simpelweg naar een project en klik op het tabblad ‘Projectinfo’. 

In ‘Projectanalyse’ vind je een overzicht van de volgende financiële & tijdsindicatoren:

• Resterend budget
• Resterend tijdsbudget
• Niet-gefactureerd bedrag: het deel van de totale projectprijs dat nog niet gefactureerd is.
• Marge: verschil tussen het geld dat een bedrijf verdient en het geld dat het uitgeeft (kosten).
• Openstaand werk: alle taken, afspraken en materialen met een status ingesteld op To do, Lopend of On hold.
• Resterend kostenbudget: het bedrag van het kostenbudget dat overblijft na het in mindering brengen van de kosten.
   

Gebruikers kunnen kiezen welke velden hier worden weergegeven (minimaal 1, maximaal 6) via het tandwieltje rechtsboven. Dit wordt per gebruiker opgeslagen.
 

Top-down budgetbeheer

In projecten kunnen budgetten op verschillende niveaus bestaan: 

• Het totale projectbudget;
• De groepen binnen het project;
• en de items binnen die groepen zoals taken, materialen of afspraken. 
   

Top-down budgetbeheer laat je beslissen of groepsbudgetten of itembudgetten (taken/materialen/vergaderingen) onafhankelijk blijven of invloed hebben op het totale groeps- of projectbudget.
 

Voorbeeld

Stel dat je projectbudget €1000 is, en het budget van je eerste groep €500. Nu voeg je een taak toe aan deze groep met een budget van €1500. Op dit moment zie je de volgende melding:

 

“Sommige budgetten zijn nog niet ingesteld. Wil je ze updaten?”

Je kan dan kiezen om:

• Het projectbudget automatisch te verhogen;
• Het groepsbudget automatisch te verhogen;
• Beide te doen, of
• Niets te doen.
   

Als je je keuze opslaat, geldt deze ook voor toekomstige wijzigingen. Je kan deze instelling later altijd aanpassen in je projectvoorkeuren.

Terug naar ons voorbeeld: als je beide vakjes aanvinkt, worden het projectbudget en het groepsbudget allebei verhoogd naar €1500. Als je dan nog een taak toevoegt in dezelfde groep voor €200, zullen beide budgetten opnieuw stijgen naar €1700. Je wordt telkens op de hoogte gebracht wanneer dit gebeurt.

 

Wanneer je projectlijnen naar een andere groep verplaatst, zal het budget van de nieuwe groep toenemen als het totale budget van de projectlijnen hoger is dan het vorige budget. Budgetten worden echter nooit automatisch verlaagd. Dus als je alle taken uit de oorspronkelijke groep verplaatst, blijft het budget van die groep hetzelfde.