In dit artikel tonen we hoe je Teamleader Focus het best kan gebruiken als manager van een team. We bespreken een aantal handige tips, een mogelijke workflow en heel wat links naar interessante artikels.

De volgende modules zullen we overlopen:

• Agenda en Timesheets
• Deals
• Projects
• Planning
• Facturen
• Centrale inbox
• Statistieken

We gaan ervan uit dat je adminrechten hebt binnen je Teamleader Focus-account. Voor een aantal acties hieronder heb je deze nodig.

Agenda en Timesheets

Agenda

Rechtsboven in de weekweergave van je eigen agenda, kan je de agenda's van alle medewerkers selecteren. Selecteer een naam in de keuzelijst om hun agenda te zien.

Teamweergave

Als je op 'Team' klikt, zie je een weekoverzicht van de agenda's van je teamleden. Door op de prullenmand naast hun naam te klikken kan je collega's uit de weergave verwijderen, en via het plusteken kan je ze toevoegen. Nu heb je de kalenders onder elkaar om te zien wie wanneer beschikbaar is. Handig als je taken of afspraken in hun agenda moet plannen!

Deze weergave blijft trouwens je hele Teamleader Focus sessie staan, dus je hoeft niet steeds dezelfde collega's te kiezen. De standaardinstellingen worden alleen hersteld als je uitlogt en weer inlogt.

Timesheets

Alle taken, afspraken en calls waar je tijd aan hebt besteed, verschijnen weer in de Timesheet-module. Je kan jezelf of je collega's controleren door de namen om te wisselen in het dropdownmenu aan de rechterkant. 

Het doel van het bekijken van deze Timesheets is om te weten waar elke werknemer en jijzelf dag na dag aan gewerkt hebben.

Je kan de timesheets ook exporteren naar Excel, om zo nauwkeurige berekeningen te doen. Handig wanneer je wilt achterhalen hoe veel tijd een bepaald werktype in beslag neemt, bijvoorbeeld. In het Excelbestand kan je de rijen sorteren volgens de kolom 'type', om vervolgens de duur van de tijdregistratie op te tellen.

Deals

Een deal moet worden gemaakt zodra zich een kans voordoet om je producten of diensten aan een klant te verkopen.

Segmenten

Of je deals nu gewonnen, verloren of lopend zijn, je vindt ze allemaal terug in het dealoverzicht. Filter de resultaten per dealpipeline, of werk met segmenten om in je overzicht bepaalde groepen deals te zien gebaseerd op verschillende regels. Automatisch zijn er al filters per dealfase, maar in het lijstoverzicht van je deals kan je ook je eigen segmenten aanmaken gebaseerd op een specifieke gebruiker, tijdsperiode of ander dealveld.

Eenmaal een segment geselecteerd is, vind je onderaan het overzicht het aantal deals terug, samen met de corresponderende geldwaarde. Geweldig om elke ochtend of vlak voordat je 's avonds naar huis gaat je cijfers te controleren. Zoveel meer tijd voor andere dingen! Heb je er ooit aan gedacht om lid te worden van een breiclub?

Columns

In het overzicht kan je ook de kolommen aanpassen naargelang je noden. Om dit te doen klik je op het tandwiel rechts onderaan het overzicht. Let wel: je kan maximum 10 kolommen selecteren.

Projecten

Een project maken in Teamleader Focus helpt je bij het opzetten van een structuur van groepen, taken, materialen en afspraken. Net als bij Deals kan je je favoriete kolommen selecteren voor de projectenoverzichtspagina.

Werkoverzicht

Het werkoverzicht op projecten maakt het mogelijk om duidelijke schattingen te maken van het vereiste werk en stelt je in staat om je projecten perfect onder controle te houden. Lees hier alles over het toevoegen van een project en het werkoverzicht.

Timesheet-export

Je hebt ook de optie om een timesheet van je project te exporteren, bijvoorbeeld als je je klanten een update wil sturen over de tijdregistratie van een project zonder eerst een factuur te maken. Of selecteer deze optie voor een intern overzicht van de al gespendeerde tijd.
Om het rapport te exporteren:

1. Klik op je project 
2. Klik op de drie puntjes in de header van je project > Timesheet exporteren. 
3. Je hebt de optie om de taal te selecteren en of je naar Excel of PDF wil exporteren.
   
   

Kanban-overzicht

Het Kanban-overzicht in een project is gericht op de statussen van projecttaken en -materialen, zodat je in één oogopslag de status van deze items kan zien en kan bepalen welke taken als eerste aandacht moeten krijgen. 

Projectinfo

In een project voorziet de projectinfo je van: 

• Een overzicht van het verbruikte budget (de hoeveelheid factureerbare uren en materialen). Budgetbeheer op projecten is een manier om het vooraf bepaalde budget bij te houden dat jij en je klant zijn overeengekomen. Door resources toe te wijzen en tijd in te schatten voor factureerbare taken, materialen en afspraken, weet je of je het budget overschrijdt.
• Marge: Houd je kosten en potentiële inkomsten bij via de margefunctie in elk project. Bekijk je kosten, zodat je kan bijsturen waar nodig.

Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben.

Planning

De planningmodule is de sleutel tot efficiënt management. Lees in dit artikel hoe deze module de planning optimaliseert, het gebruik van resources maximaliseert en je helpt plannen voor de toekomst. Met Planning wordt je coördinatie heel eenvoudig, zodat de tijd van je team efficiënt wordt gebruikt en je taken goed georganiseerd en flexibel zijn. 

Facturen

(Deze functionaliteit is niet beschikbaar in ons SMART-pakket)

Laten we eens kijken hoe je je cashflow in het oog kan houden. 

Net als de andere modules, kan je ook in het facturenoverzicht segmenten instellen en kolommen aanpassen om de meest relevante cijfers meteen zichtbaar te maken. Rechts onderaan het overzicht zie je de knop 'Mini-stats'. Hier vind je de volgende gegevens. Klik je op het PDF-icoontje, kan je een overzicht downloaden van facturen binnen een bepaalde periode.

Ook via het overzicht van je facturen kan je exports maken. Exporteren naar Excel laat je toe zelf berekeningen te maken. Als je kiest om facturen in batch te exporteren naar PDF, krijg je een bestand met daarin alle facturen binnen de aangegeven periode.

Een andere manier om je cashflow bij te houden is de financiële forecast. De financiële forecast laat je voor de huidige maand en de komende 2 maanden zien hoeveel geld er zal binnenkomen. Lees er hier alles over. 

Pro-tip: Aantal verkochte artikelen berekenen

Als je een overzicht nodig hebt van hoeveel artikelen er zijn verkocht, kan je je facturen exporteren (of alleen een segment, als je voor een bepaalde periode wil berekenen) en kiezen voor 'Nieuw template maken'. Je krijgt de optie om kolommen toe te voegen die te maken hebben met de inhoud van je facturen. De belangrijkste zijn hier 'Naam item' en 'Aantal items'. Sorteer je rijen in Excel op de kolom 'Naam item' en bereken vervolgens het totale aantal op basis van het 'Aantal items'. Zo weet je hoeveel er van een artikel is verkocht.

Centrale inbox

(Deze functionaliteit is beschikbaar in ons Boost-pakket en in onze Centrale inbox-Booster)

De centrale inbox werkt op dezelfde manier als de andere modules. Je kan segmenten maken voor tickets om bijvoorbeeld snel te zien welke tickets vandaag zijn binnengekomen en om te zien hoe snel je supportteam je klanten helpt. 

Aan het overzicht kan je de kolommen 'Datum aangemaakt' en 'Laatste bericht' toevoegen om te zien wanneer de tickets werden aangemaakt en hoe lang de klant al wacht op een antwoord. 

Als laatste aanbeveling kan je ook extra statussen toevoegen aan de standaard statussen zoals nieuw, open, gesloten, zodat je deze module kan afstemmen op je eigen workflow.

Statistieken

In de statistiekenmodule vindt je veel informatie over de cijfers in al je modules. We tonen je de belangrijkste statistieken die je in de gaten moet houden:

Pipeline

Als je naar Statistieken > Pipeline gaat, krijg je een algemeen overzicht van je cashflow voor de komende weken. Dit toont de totale waarde van facturen die naar verwachting in de komende weken betaald zullen worden, gebaseerd op je geaccepteerde offertes en onbetaalde facturen die gefactureerd moeten worden.

Dealstatistieken

Als je naar Statistieken > Deals gaat, kan je veel informatie vinden over alle deals: funnel-rapport, looptijd fases, enz. Je kan segmenten toepassen op elk van deze statistieken en de deals filteren per pipeline.

Factuurstatistieken

Onder Statistieken > Facturen vind je meer gedetailleerde cijfers over je facturatie. Je kan het aantal betaalde, nog niet betaalde en achterstallige facturen zien. Je kan ook filteren op datum en klant. 

Tijdregistratiestatistieken

Deze pagina toont hoeveel tijd geregistreerd wordt door gebruikers op verschillende klanten, teams of per werktype. Ook krijg je een lijst met gemaakte calls binnen een periode met daarbij de resultaten.

Wil je een uitgebreider overzicht, dan kan je deze statistieken ook combineren met een export van je timesheets zoals eerder vermeld.

Statistieken centrale inbox

De centrale inbox-statistieken laten je weten hoeveel tickets aangemaakt en gesloten werden binnen een periode, de gemiddelde antwoordtijd, wanneer de meeste tickets binnenkomen en welke medewerkers het best presteren.

Targets

Onder de statistieken kan je ook targets toevoegen. Deze kunnen aangemaakt worden voor verschillende modules (deals, facturen, tijdregistratie, etc.)

Targets zijn een handig hulpmiddel om doelen voor je werknemers te definiëren en ze gemakkelijk op te volgen. Deze targets kunnen een basis vormen voor feedbackgesprekken en fungeren ook als een stimulans voor hun eigen prestaties. 

Als admingebruiker kan je kiezen of niet-admingebruikers hun eigen targets mogen zien of niet.

Heb jij nog tips die je wil delen met ons? Contacteer dan gerust ons support team!