How To: Tijdregistratie in Teamleader Focus

 

Tijdregistratie is één van de belangrijkste features binnen Teamleader Focus. Je vindt de optie dan ook nagenoeg overal in de app terug. Op deze manieren kan je tijd registreren (en factureren)!

  • Via onze Time Tracker
  • Manueel
  • Via een taak, call of afspraak
  • Via tijdregistratie per week
  • Via de mobiele app
  • Via een werkbon

 

Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier (Engels):

 

Via onze Time Tracker

Onze Time Tracker is een timer in de rechterbovenhoek van Teamleader Focus. Hiermee kun je te allen tijde in de gaten houden hoe lang je al aan iets werkt. Je kunt de timer heel eenvoudig starten en vervolgens stoppen wanneer je klaar bent. Lees er alles over in dit artikel.

 

 

Manueel

  1. Klik op het plusteken rechts bovenaan.
  2. Klik op 'Tijdregistratie'.
  3. Vul de details in bij klant, project en werktype, geef een beschrijving, definieer de duur en klik op 'Tijdregistratie toevoegen'.

 

Timesheets

  1. Ga naar "Timesheets"
  2. Klik op Tijdregistratie toevoegen in de rechterbovenhoek of klik op het timersymbool naast een specifieke dag
  3. Vul de details in
  4. Klik op "Opslaan" en de hoeveelheid tijd wordt toegevoegd aan je timesheets.

 

Extra manieren om tijd te registreren via timesheets:

  • Je kan nieuwe tijdregistraties toevoegen door direct op de open ruimtes in de tijdlijn te klikken:
  • Je kan nieuwe tijdregistraties aanmaken door ze te kopiëren. Lees hier meer.

Via een taak, call of afspraak

Een derde manier om tijd te registreren is via taken, calls of afspraken die je vooraf hebt gemaakt. De manier van tijdregistratie verschilt echter voor elk van deze drie:

  • Taak: wanneer je tijd registreert op een taak, dan wordt de tijd sinds je bent ingelogd (indien het de eerste taak van de dag is) of de tijd sinds het voltooien van je laatste taak automatisch voorgesteld.
    Opmerking: Het is niet mogelijk om een taak te verwijderen wanneer er al tijd voor geregistreerd is. Je moet eerst de tijdregistratie verwijderen vooraleer je de taak kan verwijderen. Je zal de tijdregistratie enkel kunnen verwijderen als ze nog niet gefactureerd werd. 
  • Call: indien je een contact belt met één van onze Voice-over-IP diensten, dan wordt de duur van je gesprek meteen geregistreerd in je timesheets. Vink je de call manueel af, dan kun je zelf de gespendeerde tijd invullen.
  • Afspraak: als je Teamleader Focus vertelt dat een afspraak voltooid is, dan wordt de vooraf ingestelde duur van de afspraak genomen als voorgestelde tijd. Stelde je in dat een afspraak één uur zou duren, dan stelt Teamleader Focus één uur tijdregistratie voor. Je kan dit uiteraard eenvoudig aanpassen.

 

Via tijdregistratie per week

Dankzij de tijdregistratie per week in Teamleader Focus hoef je niet langer elke dag je tijdregistratie apart in te geven. Het kan ook gewoon in één keer voor de hele week. Ontdek alles over deze functionaliteit in dit artikel

 

Via de mobiele app

Onze mobiele Teamleader Focus app stelt je in staat om rechtstreeks van je telefoon tijd te registreren op taken, calls en afspraken. Hoe de tijd geregistreerd wordt, hangt opnieuw af van wat je doet:

  • Taak: je start de tijdregistratie op de mobiele app enerzijds door naar de details van de taak door te klikken, kies dan voor 'Tijd registreren' en je zal zelf tijd kunnen ingeven. Daarnaast kan je de time tracker laten lopen en deze taak vervolgens selecteren om er tijd op te registreren.
  • Call: de mobiele app stelt je in staat om rechtstreeks vanaf je telefoon te bellen. De tijd die je spendeerde aan het gesprek wordt automatisch geregistreerd in je timesheets.
  • Afspraak: als je een afspraak opent in de mobiele app, dan geldt hetzelfde principe als bij taken. Klik op de drie puntjes om ofwel de tijdregistratie te starten of om je gespendeerde tijd in te geven. Opnieuw wordt de duur van de afspraak voorgesteld.

Ontdek de mobiele app voor iOS en Android.

 

Via een werkbon

De werkbonfunctionaliteit binnen Teamleader Focus is de vijfde en laatste manier om tijd te registreren. Je kunt ermee naar je klant gaan, de verbruikte tijd en materialen noteren en er een factuur uit creëren. Meer informatie vind je in dit artikel.

 

Opmerkingen

  • Bij het toevoegen van tijdregistratie is het ook mogelijk om in de volgende stap extra kosten of artikelen toe te voegen. Als je deze optie niet ziet in je account, neem dan contact met ons op.
  • Er is een gebruikersinstelling voor het toestaan van tijdregistratie op projecten. Ga naar Instellingen > Gebruikers > drie puntjes naast een gebruiker > Bewerken en ga naar 'Tijdregistratie'.
    • Hier kan je instellen of een gebruiker tijdregistratie mag toevoegen op geen enkel project, volgens deelname aan het project of op alle projecten. 
    • Daarnaast maakt deze instelling het ook mogelijk voor gebruikers om tijd te registreren op projecten, zelfs als ze geen toegang hebben tot de projectmodule.
  • Start- en eindtijd van tijdregistratie vooraf invullen: standaard is de starttijd van een nieuwe tijdregistratie direct na het einde van de vorige tijdregistratie. Bij het toevoegen van een tijdregistratie aan een dag in het verleden:

    • Als je de weekschema-functionaliteit hebt en een weekschema hebt ingesteld voor een gebruiker:

      • Als de dag in het verleden geen tijdregistratie heeft, dan wordt bij het toevoegen van een nieuwe tijdregistratie de starttijd van de tijdregistratie vooraf ingevuld met de starttijd van je weekschema, bv. 8:30 's ochtends.

      • Als de dag in het verleden al een tijdregistratie had, dan begint de starttijd van de tijdregistratie bij de eindtijd van de laatste tijdregistratie op die dag.

    • Als je geen weekschema hebt:
      • De starttijd van een nieuwe tijdregistratie aan het begin van elke dag is standaard 9 uur 's ochtends.
    • De duur die vooraf wordt ingevuld voor een nieuwe tijdregistratie is standaard 1 uur, tenzij je werkdag (volgens het standaard 9 tot 5 schema of volgens je gepersonaliseerde weekschema) al is afgelopen; dan worden 15 minuten vooraf ingevuld.

Was dit artikel nuttig?