In Teamleader Focus kan je eenvoudig PO-nummers toevoegen aan deals, orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturen, abonnementen en projecten, en ervoor zorgen dat ze automatisch worden overgenomen waar nodig. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de PO-nummerfunctionaliteit activeert en gebruikt in je workflow.

PO-nummerfunctionaliteit activeren

Voordat je PO-nummers op je documenten kan gebruiken, moet je de functionaliteit inschakelen in Instellingen:

1. Ga naar Instellingen > Inkomsten 

2. In Voorkeuren activeer je de toggle 'Gebruik PO-nummers op je Facturen'.

Deals

• Als je de PO-nummer-toggle hebt ingeschakeld in Instellingen, wordt het PO-nummerveld ook weergegeven bij het toevoegen of wijzigen van een deal. 
  
• Zorg ervoor dat je de shortcode $QUOTATION_PO_NR$ in je offerte-template zet als je het PO-nummer op je offerte wil weergeven.
• Houd er rekening mee dat het PO-nummer dat je toevoegt in een deal ook wordt overgenomen in het PO-nummerveld van de factuur wanneer je een deal omzet naar een factuur.
• Het PO-nummer in een deal wordt ook overgenomen in het PO-nummerveld van een project wanneer je besluit om je deal om te zetten naar een project.

Orderbevestigingen en leveringsbonnen

Wanneer je een orderbevestiging aanmaakt voor een deal die al een PO-nummer heeft, wordt dit nummer automatisch gekopieerd naar de orderbevestiging. Als er nog geen PO-nummer beschikbaar is, kan je het handmatig invoeren in het veld ‘PO-nummer’ bij het maken van de orderbevestiging:

Om het PO-nummer op je orderbevestiging weer te geven, gebruik je de shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ in je orderbevestigingstemplate.

Voor leveringsbonnen is het niet mogelijk om tijdens het aanmaken een PO-nummer in te voeren. Zorg er in plaats daarvan voor dat het PO-nummer is ingevuld op de orderbevestiging en voeg de shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ toe aan de template voor de leveringsbon.

Opmerking: Het is niet mogelijk om een PO-nummer aan een bestelbon toe te voegen.

Facturen

Volg deze stappen om een PO-nummer toe te voegen aan je factuur:

1. Maak een nieuwe factuur aan of open een bestaande.
2. Wanneer je een factuur aanmaakt zie je het veld PO-nummer verschijnen. Of wanneer je een bestaande bewerkt* via de drie puntjes naast 'Info', kan je klikken op 'PO-nummer aanpassen':
   *Opmerking: Wanneer je hebt ingesteld dat facturen en creditnota's niet kunnen worden bewerkt, is het niet langer mogelijk om een PO-nummer toe te voegen. Lees er hier meer over.
   
   
    
3. Ga naar Instellingen > Document layout > Facturen en voeg de shortcode $INVOICE_PO_NR$ toe aan je Word-template om PO-nummers toe te voegen aan je facturen.

Je kan het PO-nummer ook toevoegen aan je overzicht van facturen door te klikken op het tandwiel rechts onderaan het overzicht. 

Ook voor exports naar Excel en CSV is het veld PO-nummer beschikbaar. Bovendien zullen facturen uit een deal of project automatisch het PO-nummer van die deal of dat project overnemen. 

Peppol: In de UBL van je factuur komt het PO-nummer overeen met het veld ‘OrderReference’.

Abonnementen

Je kan een PO-nummer ook aan je abonnementen toevoegen, zodat dit nummer automatisch op de daaruit gegenereerde facturen komt te staan.

Dit is vooral belangrijk voor verzending via Peppol, omdat het PO-nummer dan in het veld ‘OrderReference’ in de UBL wordt ingevuld. Zo hoef je het PO-nummer niet handmatig toe te voegen na het aanmaken van de factuur.

Als er bij een deal een PO-nummer werd ingevuld, wordt dit bovendien overgenomen wanneer de deal wordt omgezet naar een abonnement.

Projecten

Voeg een PO-nummer toe aan je project door het veld toe te voegen aan je projectheader en het in te vullen.

Het PO-nummer van een deal wordt ook automatisch overgenomen in het PO-nummerveld van een project als je beslist om je deal om te zetten naar een project.