Je eigen huisstijl integreren in Teamleader Focus? Fluitje van een cent. Met de opbouwfunctie voor Word-templates kun je in een handomdraai facturen, offertes en andere documenten personaliseren. Geen tijd om te lezen? Bekijk dan zeker onze video:

Een woordje uitleg

Microsoft Word

Een huisstijl integreren in Teamleader Focus doe je door een document van Microsoft Word (.docx) te combineren met bepaalde shortcodes. Aangezien je Word gebruikt om je document op te stellen, kun je alle stijlfuncties erin gebruiken om je lay-out vorm te geven. Teamleader Focus herkent deze elementen en past ze toe in de lay-out van jouw facturen en offertes.

! Als alternatief voor Microsoft Office kan je ook FreeOffice gebruiken. De meeste functionaliteiten van Word zijn daarin beschikbaar.
 

Shortcodes

Shortcodes zijn korte tekstfragmenten die Teamleader Focus herkent en vervangt door de overeenkomstige gegevens uit de tool. Plaats ze in je Word-document daar waar de gegevens moeten verschijnen. Shortcodes beginnen en eindigen met een $-teken en worden in hoofdletters geschreven. Dit is een voorbeeld van een shortcode:

$DEPARTMENT_INFO$

Je kan de volledige lijst met beschikbare shortcodes vinden onder Instellingen > Document lay-out > kies een documenttype > Lijst shortcodes. Als een bepaalde shortcode niet in de lijst staat, is deze ook niet beschikbaar voor dat documenttype. Elk documenttype (bijvoorbeeld een factuur of offerte) heeft zijn eigen specifieke lijst met shortcodes. Als een shortcode niet in die lijst voorkomt, betekent dit dat deze niet beschikbaar is voor dat specifieke documenttype.

 

Je eigen huisstijl aanmaken

Algemeen

1. Ga naar 'Instellingen' en klik op 'Document layout'.
2. Klik op de lay-out die je wil wijzigen.
3. Klik op 'Onze voorbeeldtemplate downloaden'.
   ! Belangrijke opmerking: zorg ervoor dat, alvorens je wil personaliseren, er voor de desbetreffende template die je wil personaliseren al een document werd aangemaakt. Bv. Als je de factuurtemplate wil personaliseren, maak dan eerst een draft factuur aan in je account.
4. Nu kan je je creativiteit de vrije loop laten in het gedownloade Word-document of je eigen design ontwerpen in een nieuw document.
   
   Dit zijn enkele tips:
   • Gebruik tabellen: tabellen hebben een vaste positie in een document, zodat de elementen in de tabel niet per ongeluk van plaats kunnen veranderen. Dit is vooral aanbevolen voor facturen en offertes.
   • In Microsoft Word kan het zijn dat tabellen automatisch afwisselend witte en grijze rijen laten zien. Dit gebeurt wanneer de optie ‘Gestreepte rijen’ (Banded rows) is ingeschakeld in de tabelstijl. Als je deze afwisselende arcering niet wil, klik dan op een plek in de tabel, ga naar ‘Tabelontwerp’ (Table Design) en deactiveer ‘Gestreepte rijen’ (Banded Rows).
   • Je logo: Weet dat je de grootte van je logo op je documenten eenvoudig kan aanpassen door de juiste shortcode toe te voegen die past bij je gewenste grootte! Lees er hier alles over. Je kan een afbeelding ook rechtstreeks in je Word-document importeren. Het verschijnt dan in je facturen/offertes en je kan de grootte van de afbeelding aanpassen. Hetzelfde geldt voor andere afbeeldingen die je eventueel wil toevoegen.
   • De tabel: de tabel bevat de belangrijkste informatie voor je klant. Zorg ervoor dat deze duidelijk en overzichtelijk is, en gebruik altijd de verstrekte shortcodes om de correcte gegevens op te halen.

   • Pagina-eindes: Als je een nieuwe pagina in je document wil beginnen, plaats je de cursor op de gewenste plek voor het pagina-einde. Ga in Word naar Invoegen (> Pagina’s) > Pagina-einde.

     

   • Tekst: als een bepaalde tekst op al je facturen of offertes moet staan, kun je deze gewoon toevoegen aan het Word-document. Die tekst zal dan altijd zichtbaar zijn.
   • Indien de vaste tekst ook vertaald moet worden, kan je hiervoor extra shortcodes aanmaken.
   • Shortcodes die de details van je artikelen weergeven, zoals $AMOUNT$, $PRICE_PER_UNIT$ en $LINE_TOTALS$  moeten altijd in een tabel geplaatst worden.
   • Aangepaste velden: als je custom fields hebt aangemaakt in Teamleader Focus, kun je ze gebruiken in je template. Je vindt ze onderaan in de lijst met shortcodes.
     
      
5. Klaar met de lay-out? Sla je document op als een .docx-bestand.
6. Ga terug naar Teamleader Focus en klik op 'Upload docx bestand'. Als je eerder al een factuur of offerte had opgesteld, zal Teamleader Focus onmiddellijk een preview aanmaken op basis van je document.

Aangepaste lettertypes gebruiken

In dit artikel over je eigen lettertype insluiten in een document vind je de nodige informatie.

Aangepaste CSS

Ben je vertrouwd met CSS (Cascading Style Sheets)? In 'Geavanceerde opties' kun je CSS gebruiken om de lay-out nog verder te bewerken. Dit artikel over de CSS van je templates bewerken helpt je verder.

 

Enkele opmerkingen

• Je mag niet hetzelfde Word-document uploaden voor offertes als voor facturen. Ze werken met verschillende shortcodes, die niet dezelfde gegevens ophalen.
• Je bestand mag niet groter zijn dan 4MB, dus voeg geen te grote afbeeldingen toe.
• Hulp nodig bij het instellen van je documenttemplates? Dan kan je via je licentiepagina een sessie van een uur boeken met een onboardingmanager. Lees er hier alles over!