Een belangrijk aspect van de Belgische regelgeving rond e-invoicing is dat je B2B-facturen via het Peppol-netwerk moet versturen. We hebben dit rechtstreeks in Teamleader Focus mogelijk gemaakt. Lees dit artikel om te leren hoe je e-invoices via Peppol in Teamleader Focus kan verzenden.  

• Peppol inschakelen
• Facturen verzenden via Peppol
• Facturen verzenden versus boekhoudsoftware
• E-facturen verzenden in Europa

Peppol inschakelen

Om facturen via Peppol in Teamleader Focus te kunnen versturen, moet je ervoor zorgen dat Peppol is ingeschakeld in je account. Volg de instructies in dit artikel om Peppol in te schakelen.  
 

Je kan facturen vanuit meerdere tools verzenden als je dat wil. Dit betekent dat je naast Teamleader Focus ook andere tools kan gebruiken om je facturen te versturen. Wat betreft het ontvangen van facturen, kan je Peppol slechts in één softwaretool inschakelen. Vind meer informatie in dit artikel. 
 

Facturen verzenden via Peppol

Volg deze instructies om een factuur via Peppol te verzenden:

1. Ga naar Facturen
2. Klik op de factuur die je via Peppol wil verzenden. 
   Zorg ervoor dat dit een ingeboekte factuur is.
3. Klik op Verzenden
4. Kies Verzenden via Peppol-netwerk
   
   
   
   Om een factuur via het Peppol-netwerk te kunnen verzenden, zijn er een paar voorwaarden:
   • De factuur die je hebt aangemaakt is voor een Belgische bedrijfsentiteit in je account waarvoor je Peppol hebt ingeschakeld.
   • De klant van je factuur moet Belgisch zijn.
   • De klant van je factuur moet een geldig btw- of KBO-nummer hebben op de contact-/bedrijfspagina.

   • Je klant moet ook geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. We zullen automatisch naar je klant in de Peppol-database zoeken en je laten weten wanneer we de klant niet op Peppol konden vinden:
      

     
     Als ze (nog) niet geregistreerd zijn op Peppol, kan je je factuur nog steeds via de reguliere kanalen (e-mail, per post,...) verzenden. 
      

5. Als aan alle voorwaarden is voldaan, klik dan op Verzenden
   
   Opmerkingen:
   • Je kan je factuur maar één keer via Peppol verzenden. 
     • Het verzenden van een factuur via Peppol betekent dat deze wordt ingeboekt in de boekhoud- of facturatiesoftware van je klant. Deze opnieuw verzenden zou een dubbele factuur aanmaken. 
     • Als je tekstuele correcties aan de factuur moet aanbrengen of de klant heeft niet betaald, kan je een e-mailherinnering sturen waarin staat dat de originele factuur al via Peppol werd verzonden. Je kan de originele factuur ook als pdf bijvoegen.
     • Aangezien alles officieel is, moet je ook een creditnota aanmaken en verzenden via het Peppol-netwerk als je een fout hebt gemaakt op je e-invoice.
   • Het is momenteel nog niet mogelijk om facturen in bulk via Peppol in Teamleader Focus te verzenden. 
      
6. Na het verzenden van je factuur kan je een ‘antwoord’ van je klant ontvangen. Je kan dat antwoord in Teamleader Focus raadplegen via de Peppol-status van je e-invoice. Dit is een externe status van de voortgang/status van je factuur:
   • Verzenden
   • Verzonden
   • Verzenden mislukt
   • Aanvaard
   • Geweigerd
   • On hold

   • Betaling geïnitieerd
     
     Hou er rekening mee dat het je klant is die deze status bepaalt. Dit betekent dat als de Peppol-status van je factuur 'Betaling geïnitieerd' is, dit niet betekent dat Peppol de betaling heeft geverifieerd, of dat de betaling echt werd gedaan. Als je een betalingsintegratie via bv. Ponto gebruikt, dan worden de facturen in Teamleader Focus via Ponto als betaald gemarkeerd en niet via Peppol. 
     
     Je kan de Peppol-status raadplegen via:

     • De factuurpagina zelf: 
       De status van je factuur is zichtbaar op je factuurpagina. De klant kan ook een aanvullende boodschap meegeven, die onder 'Peppol-status' op de detailpagina van de factuur verschijnt.
       
       
       
       Daarnaast wordt de Activiteit van je factuur bijgewerkt volgens de Peppol-activiteit: 
     • Je factuuroverzicht: 
       Via het tandwieltje kan je de kolom 'Peppol-status' aan je factuuroverzicht toevoegen.  

     Als verzender van de factuur ontvang je ook meldingen over de factuur (bv. dat deze werd geweigerd met de reden erbij), zowel via e-mail als via de notificatiebel in Teamleader Focus. 
     
     

Facturen verzenden versus boekhoudsoftware

Wat als je een integratie hebt met een boekhoudpakket via Teamleader Focus? Geen probleem! Je kan nog steeds uitgaande facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware via Teamleader Focus, zelfs als ze via Peppol zijn verzonden.
 

E-facturen verzenden in Europa

Om samen te vatten; de Belgische regelgeving rond e-invoicing is dat je B2B-facturen via het Peppol-netwerk moet verzenden.  
 

Maar hoe zit het met andere landen? Wat als je B2G verzendt? Of als je een Frans bedrijf bent dat facturen naar een Belgisch bedrijf stuurt? 

• Facturen aan de Belgische en Nederlandse overheid (B2G) moeten ook via Peppol worden verzonden. Weet dat dit voor België ook mogelijk is in Teamleader Focus, omdat we deze overheidsinstanties kunnen identificeren. Dit betekent dat je voor België geen facturen meer handmatig naar Mercurius hoeft te uploaden zoals in het verleden.
• Voor het verzenden van facturen naar niet-Belgische landen kan je nog steeds reguliere e-mail gebruiken.
• Alleen Belgische bedrijven moeten via Peppol naar Belgische bedrijven verzenden. Als een Nederlands, Frans, Duits,… bedrijf kan je facturen naar je Belgische klant via e-mail verzenden. 
   

Heb je dit artikel gelezen maar nog vragen? Bekijk dan hier onze FAQ over Peppol!