Deze FAQ beantwoordt veelgestelde vragen over hoe Peppol werkt en hoe je Peppol kan inschakelen in Teamleader Focus. Ook worden vragen beantwoord over het verzenden en ontvangen van facturen via Peppol in Teamleader Focus. 

• Algemeen
• Registreren op Peppol
• E-facturen verzenden
• E-facturen ontvangen
• Boekhouding
• Bedrijfsentiteit archiveren/verwijderen of abonnement downgraden/stopzetten

Algemeen

Wat betekent e-invoicing?
E-invoicing wordt ook wel e-factureren genoemd. Met e-invoicing factureer je door middel van een factuur in UBL-formaat. Deze factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. 
 

Is e-invoicing verplicht?
Op dit moment is e-invoicing verplicht voor b2g-transacties. Vanaf 2026 komen in België hier ook alle b2b-transacties bij. De rest van de EU zal snel volgen, want in 2030 moet e-factureren de norm zijn in de EU.

Hoe maak ik een UBL-factuur?
Dat doet specifieke facturatiesoftware voor jou. Die software zet wat jij op je factuur hebt staan om naar het juiste formaat dat kan gelezen worden door onder andere Peppol en andere facturatiesoftware die e-facturen kan ontvangen.
 

Moet ik als Belgisch bedrijf facturen naar andere landen verzenden via Peppol?

Nee, alleen naar andere Belgische bedrijven. Je kan nog steeds reguliere e-mail gebruiken om je facturen naar andere landen te verzenden. 
 

Moet ik als niet-Belgisch bedrijf facturen via Peppol naar mijn Belgische klanten verzenden? 

Nee voor B2B: Je kan facturen naar je Belgische klant via e-mail verzenden.  
 

Ja voor B2G: Als je facturen naar de Belgische/Nederlandse overheid verzendt, moet je Peppol gebruiken. 

• Als je een factuur naar de Belgische overheid moet sturen, kan je je factuur handmatig aanmaken in het Mercurius-platform. 
• Als je een factuur naar de Nederlandse overheid moet sturen, kan je je facturen handmatig uploaden via het portaal van de ‘Rijksoverheid’. 
   

Als Belgisch bedrijf factureer ik alleen naar klanten (B2C), niet naar bedrijven. Is de Belgische regelgeving rond e-invoicing op mij van toepassing?

Ja, omdat de regel ook van toepassing is op het ontvangen van facturen. Je zal ook e-invoices via Peppol van je Belgische leveranciers moeten ontvangen. Dus zelfs als je alleen facturen naar particulieren stuurt, heb je ook een manier nodig om je B2B-facturen via Peppol te ontvangen. 
 

Je facturen aan niet-B2B-klanten hoeven echter niet via Peppol te worden verzonden. Deze moeten nog steeds reguliere pdf's of op papier zijn. 
 

Voor welke Teamleader Focus-pakketten is het verzenden en ontvangen van e-invoices beschikbaar?

Het verzenden en ontvangen van e-invoices via Peppol is beschikbaar voor alle pakketten die facturatie hebben. 
 

De enige uitzondering zijn gebruikers van het SMART-pakket. 
 

Zijn er extra kosten verbonden aan e-invoicing?

Nee. Het is een regelgeving waar onze klanten aan moeten voldoen. We willen dat al onze (potentiële) klanten de beste ervaring hebben bij het voldoen aan de wet. Daarom proberen we het zo eenvoudig mogelijk voor hen te maken. Laat ons het zware werk doen. 
 

Is Teamleader Focus ook compliant voor Peppol in andere landen, bijvoorbeeld Italië? 

Nee, Italië gebruikt Peppol niet voor hun e-invoices. En zelfs als andere landen Peppol gebruiken, zijn er subtiele verschillen per land. We zullen eerst e-invoicing voor Duitsland ontwikkelen, omdat Duitsland Peppol al in 2025 zal invoeren. Daarna houden we je op de hoogte van welke landen er als volgende komen. 
 

Registreren op Peppol

Wat betekent registratie op Peppol en is het hetzelfde als verbinden met Peppol?

Nee - Je kan facturen verzenden via verschillende softwaretools door verbinding te maken met Peppol. 
Je kan echter slechts met één softwaretool registreren. Wanneer je registreert, geef je aan dat je je facturen in die tool wil ontvangen. 
 

Hoe kunnen mijn leveranciers weten dat ik geregistreerd ben op Peppol en hoe kunnen ze me vinden? 

Ze kunnen je vinden op basis van je KBO-nummer (BCE in Wallonië). Je KBO-nummer in België is je btw-nummer zonder de “BE” (dus alleen de cijfers).  
 

Hoe weet ik of mijn klant geregistreerd is op Peppol?

Teamleader Focus weet dit. We zullen je klant in de Peppol-database opzoeken. Als je klant geregistreerd is op Peppol, geeft Teamleader Focus je de mogelijkheid om je e-invoice via het Peppol-netwerk te verzenden.

Als ze (nog) niet geregistreerd zijn op Peppol, kan je je factuur nog steeds via de reguliere kanalen (post, e-mail…) verzenden.

Wat als het bedrijf dat ik wil factureren niet geregistreerd is op Peppol? Kan ik ze vanaf 01/01/2026 nog steeds factureren? 

De bestaande opties, zoals het verzenden van een factuur via de post, blijven voorlopig beschikbaar, zelfs na 1 januari 2026. We vermoeden dat de overheid een overgangsperiode zal introduceren, maar dit is momenteel nog niet gecommuniceerd.

Kan ik meerdere entiteiten registreren met hetzelfde btw-nummer?

Nee, slechts één btw-nummer kan worden gebruikt voor registratie en verzending per entiteit. Je kan registreren en verzenden met meerdere entiteiten zolang ze verschillende btw-nummers hebben.

E-facturen verzenden

Kan ik Peppol-facturen via Teamleader Focus verzenden maar Peppol-facturen ergens anders ontvangen?

Ja, dat is mogelijk. Je kan vanuit meerdere instanties verzenden als je dat wil, maar slechts op één plek ontvangen (vergelijkbaar met je thuisadres). Het is echter altijd beter om alles op één plek te hebben, nietwaar? 
 

Ik heb een fout gemaakt na het verzenden van mijn factuur via Peppol (vergeten PO-nummer, verkeerd adres, enz.). Kan ik deze bewerken en opnieuw verzenden via Peppol?

Peppol staat niet toe dat dezelfde factuur met hetzelfde nummer twee keer wordt verzonden, aangezien de factuur al door de software van het andere bedrijf is verwerkt. Je moet een creditnota maken, de originele factuur kopiëren, deze bijwerken om de fouten te corrigeren en de nieuwe via Peppol verzenden.  
 

Wat als ik een factuurherinnering moet verzenden?

Je kan geen factuurherinnering via Peppol verzenden. Als je klant niet heeft betaald, kan je een e-mailherinnering sturen waarin je herhaalt dat de originele factuur via Peppol is verzonden, en je kan de originele factuur als pdf bijvoegen. 
 

Kan ik ook Peppol-facturen naar de overheid verzenden via Teamleader Focus (B2G)?

Ja! Facturen naar de Belgische en Nederlandse overheid (B2G) moeten ook via Peppol worden verzonden. Weet dat dit voor België ook mogelijk is in Teamleader Focus, aangezien we deze overheidsinstanties ook kunnen identificeren. Dit betekent dat je voor België je facturen niet meer handmatig naar Mercurius hoeft te uploaden zoals voorheen. 
 

Kan ik bijlagen aan een Peppol-factuur toevoegen?

Op dit moment niet. We onderzoeken de mogelijkheid om dit te doen, omdat sommige klanten gewend zijn om tijdregistraties of werkbonnen samen met hun factuur te verzenden. Voor nu kan je deze bijlagen nog steeds via e-mail verzenden. 
 

Wat voor facturen die automatisch via abonnementen worden verzonden?

Facturen die automatisch via abonnementen worden verzonden, worden via e-mail en niet via Peppol verzonden.  
 

Wat als ik een foutmelding krijg na het verzenden?
Het kan zijn dat je na het verzenden van een Peppol-factuur een melding krijgt dat je factuur is geweigerd om de volgende reden: 'IO (97) moet minstens 8 getallen bevatten'. Dit komt omdat je geen inkoopordernummer of PO-nummer hebt ingevoerd.

1. Eerst moet je deze instelling inschakelen (Ga naar Instellingen > Facturen > Voorkeuren > 'Gebruik PO-nummers op je facturen'). Vanaf nu kan je een PO-nummer invoeren bij het maken van een factuur.
2. Vervolgens is het zo dat je een factuur niet kan bewerken en opnieuw verzenden via Peppol. Daarom moet je een creditnota maken van de reeds verzonden factuur, de originele factuur kopiëren, deze bijwerken om het PO-nummer in te voeren en de nieuwe factuur verzenden via Peppol.
    

E-facturen ontvangen

Kan ik Peppol-facturen via Teamleader Focus verzenden maar Peppol-facturen ergens anders ontvangen?

Ja, dat is mogelijk. Je kan vanuit meerdere instanties verzenden als je dat wil, maar slechts op één plek ontvangen (vergelijkbaar met je thuisadres). Het is echter altijd beter om alles op één plek te hebben, nietwaar? 
 

Kan ik inkomende facturen linken aan bijvoorbeeld projecten of bestelbonnen? 

Dat kan nog niet, maar dit is iets waar we aan zullen werken als we verder gaan met kosten & inkomende facturen in het algemeen.
 

Kan ik een inkomende factuur verwijderen?

Het verwijderen van een inkomende factuur is niet mogelijk, aangezien dit een officieel document is. 
 

Kan ik inkomende facturen via Teamleader Focus betalen?

Op dit moment is dat niet mogelijk, maar ook dit zullen we in de toekomst bekijken. In tussentijd kan je met Ponto werken om je facturen in Teamleader Focus als betaald te markeren.

Boekhouding

Kan ik mijn uitgaande facturen nog steeds naar mijn boekhoudsoftware verzenden via Teamleader Focus?

Je kan nog steeds uitgaande facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware via Teamleader Focus (als je een integratie hebt), zelfs als ze via Peppol zijn verzonden.  

Kan ik inkomende facturen naar mijn boekhoudsoftware sturen?

Op dit moment is er geen optie om inkomende facturen automatisch te synchroniseren met je boekhoudsoftware zoals mogelijk is met uitgaande facturen. We zullen hier in de toekomst aan werken. Voor nu kan je je factuur via UBL/pdf downloaden en handmatig in je boekhoudsoftware uploaden. 
 

Bedrijfsentiteit archiveren/verwijderen of abonnement downgraden/stopzetten

Wat gebeurt er als ik mijn bedrijfsentiteit archiveer/verwijder?

Als je een of meerdere bedrijfsentiteiten archiveert of verwijdert, word je gederegistreerd van Peppol voor de btw- en KBO-nummers die aan die entiteit zijn gelinkt. 
 

Wat gebeurt er als ik downgrade naar het SMART-pakket en de facturatiemodule verlies? 

Aangezien je geen facturen meer hebt, kan je dan ook geen facturen via Peppol meer ontvangen of verzenden. We zullen je deregistreren van Peppol, wat betekent dat je je opnieuw moet registreren in een andere software. 
 

Wat gebeurt er als ik stop met het gebruik van Teamleader Focus?

Als je besluit te stoppen met het gebruik van Teamleader Focus, deregistreren we je van Peppol. Je ontvangt geen facturen meer via Peppol, dus je moet je opnieuw registreren in een andere software.