How To: Ausgaben in Teamleader Focus hinzufügen & scannen

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Mit der neuen Funktionalität des Ausgabenmanagements in Teamleader Focus war es noch nie so einfach, Ihre Finanzen im Griff zu behalten. Vom Hochladen von Belegen bis zur Freigabe eingehender Rechnungen geschieht alles an einem Ort - schnell, intelligent und nahtlos. Genießen Sie Statistiken in Echtzeit, Automatisierung und eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in Teamleader Focus Ausgaben hinzufügen und scannen können.
 

 

Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN): 

 

Was

Wenn Sie Teamleader Focus bereits für Ihre Ausgangsrechnungen, Abonnements und Gutschriften verwenden, möchten Sie wahrscheinlich auch einen Überblick über die eingehenden Dokumente haben.


Das Ausgabenmanagement bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

  • Hochladen und Verfolgen von Eingangsrechnungen, Gutschriften und Belegen
  • Scannen Sie Ausgaben direkt in Teamleader Focus über OCR (optische Zeichenerkennung)
    • Überspringen Sie die manuelle Arbeit: Wir extrahieren die Daten für Sie und füllen sie automatisch in die entsprechenden Felder ein
    • Überprüfen und bestätigen Sie Ihre Ausgaben nach dem Hochladen oder Scannen
  • Markieren Sie Ihre Ausgaben als genehmigt, ausstehend oder abgelehnt: Behalten Sie den Überblick, welche Ausgaben zur Zahlung bereit sind, welche Ausgaben Sie noch prüfen müssen oder welche Ausgaben nicht korrekt sind. Lesen Sie alles darüber in diesem Artikel.
  • Senden Sie genehmigte Ausgaben an Ihren Buchhalter und behalten Sie so den Überblick darüber, welche Ausgaben bereits gesendet wurden. Lesen Sie alles darüber hier.
  • Suchen und filtern: Suchen Sie ganz einfach die Informationen, die Sie brauchen, oder erstellen Sie Filter, um die Ausgaben genau dann zu finden, wenn Sie sie brauchen. Lesen Sie hier alles darüber.
  • Aktivitäten-Feed: Für jede Ausgabe finden Sie eine Registerkarte 'Aktivitäten', auf der alle Änderungen angezeigt werden, z.B. das Genehmigen/Ablehnen der Ausgabe oder das Senden an Ihren Buchhalter.
  • Peppol (für belgische Firmeneinheiten): Wenn Sie Peppol bereits in Ihrem Konto aktiviert haben, erhalten Sie Ihre elektronischen Rechnungen direkt in Teamleader Focus. Genehmigen Sie diese oder lehnen Sie sie ab, und dieser Überprüfungsstatus wird ebenfalls über Peppol zurückgeschickt.
     

Wer

  • Alle, die Zugriff auf Rechnungen haben, haben standardmäßig auch Zugriff auf Ausgaben.
  • Sie können den Zugriff auf die Ausgaben ganz einfach deaktivieren über Einstellungen > Benutzer > drei Punkte neben dem Namen des Benutzers > Bearbeiten > den Schieberegler neben 'Ausgaben' deaktivieren :


     
  • Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, den Zugriff auf Rechnungen für einen bestimmten Benutzer zu deaktivieren und nur die Ausgaben zu aktivieren, da die Ausgaben ein integraler Bestandteil der Rechnungen sind.
     

Wie

Es gibt drei Möglichkeiten, Ausgaben zu Ihrem Teamleader Focus Konto hinzuzufügen:

Ihre Ausgaben automatisch hochladen & scannen

! Es ist wichtig zu wissen, dass in allen Teamleader Focus-Konten die Ausgaben standardmäßig automatisch gescannt* werden. Deshalb erklären wir Ihnen diese Option zuerst.


*Das Scannen Ihrer Ausgaben erfolgt über OCR. OCR ist die Abkürzung für 'Optische Zeichenerkennung', was im Wesentlichen bedeutet, dass alle Informationen aus Ihrer Datei ausgelesen und automatisch in Teamleader Focus ausgefüllt werden.

 

 

Sie können diese Einstellung über Einstellungen > Ausgaben > Präferenzen > Deaktivieren des Schiebereglers neben 'Alle Ausgaben automatisch scannen' deaktivieren.

Folgen Sie diesen Schritten, um mit dem Hinzufügen von Ausgaben zu beginnen:

  1. Navigieren Sie über das Navigationsmenü zu Ausgaben .

  2. Um eine Datei oder mehrere Dateien hochzuladen, klicken Sie oben rechts auf Hochladen oder ziehen Sie Ihre Datei(en) hierher:


    Anmerkungen:

    • Sie können nur 10 Dateien auf einmal hochladen.
    • Die maximale Größe einer Datei beträgt 20 MB
    • Das Format muss PDF, PNG, JPG, JPEG, HEIC oder GIF sein.

     

    • Es gibt maximal 30 kostenlose Scans pro Monat. Zu Beginn eines jeden Monats wird der Zähler in der oberen rechten Ecke Ihrer Ausgabenübersicht auf 30 zurückgesetzt. Scans, die Sie nicht genutzt haben, gehen verloren.
       

    • Sobald das Limit für kostenlose Scans erreicht ist, kann ein Administrator das Guthaben von Teamleader Focus aktivieren, um Dokumente weiter zu scannen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Präferenzen > 'Das Teamleader-Guthaben verwenden, wenn kostenlose Scans aufgebraucht sind'.

       

      Jeder Scan kostet €0,20 und wird von Ihrem Geldbeutel abgezogen. Laden Sie Ihr Guthaben hier auf oder lesen Sie alles darüber in diesem Artikel.

  3. Nachdem Sie Ihre Datei(en) ausgewählt haben, wird das Scannen des Dokuments gestartet:

     
  4. Die Datei ist nun gescannt und kann von Ihnen überprüft werden. Klicken Sie auf Überprüfen:

     

  5. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie links eine visuelle Darstellung Ihrer Datei und rechts die Details des Dokuments.


    Dank OCR werden alle Felder automatisch ausgefüllt (wie Betrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz oder Dokumenttyp - Rechnung, Gutschrift oder Beleg), aber Sie können die Daten hier natürlich jederzeit manuell ändern.


    Hinweis: Das Feld 'Lieferant' wird auch automatisch ausgewählt, wenn ein Lieferant bereits ein bekannter Kunde in Ihrem Konto ist. Sie sollten wissen, dass wir nicht zwischen regulären Kontakten/Firmen oder Lieferanten in Ihrem Konto unterscheiden, aber wenn Sie nach Ausgaben pro Lieferant suchen möchten, können Sie das jederzeit über Ihre Ausgabenübersicht tun. Weitere Informationen zur Suche und Filterung in Ausgaben finden Sie hier.

  6. Wenn Sie alles überprüft haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern. Sie werden dann auf die Detailseite der Ausgabe weitergeleitet, wo Sie Folgendes finden:
    • Eine Kopfzeile mit allen Informationen zu der Ausgabe. Hier können Sie die Ausgabe noch mit dem Bleistift bearbeiten, die PDF-Datei Ihrer Ausgabe herunterladen, die Kopfzeile anpassen oder die Ausgabe löschen.

       
    • Markieren Sie die Ausgabe als genehmigt, ausstehend oder abgelehnt: Über diese Schaltfläche können Sie verfolgen, welche Ausgaben zur Zahlung bereit sind, welche Ausgaben Sie noch überprüfen müssen oder welche Ausgaben nicht korrekt sind. Lesen Sie alles darüber in diesem Artikel.

       
    • Buchhaltungs-E-Mail konfigurieren/An Buchhaltung senden: Nur genehmigte Dokumente können an Ihren Buchhalter gesendet werden. Lesen Sie hier alles über das Einrichten einer Buchhaltungs-E-Mail-Adresse und das Senden Ihrer Ausgaben an Ihren Buchhalter.
    • Auf der Registerkarte Details finden Sie einen Aktivitäts-Feed zu Ihrer Ausgabe, der es Ihnen ermöglicht, jede Aktion im Zusammenhang mit Ihrer Ausgabe zu verfolgen (z.B. Änderung des Überprüfungsstatus, Senden an Ihren Buchhalter usw.).
       

Was ist, wenn mein Scan fehlgeschlagen ist?

Wenn während des Scannens ein technischer Fehler auftritt, geht Ihnen kein kostenloser Scan verloren, oder - falls Sie Ihre kostenlosen Scans bereits aufgebraucht haben - wir stellen Ihnen den Scan nicht in Rechnung.


Es gibt zwei Ausnahmen, in denen ein kostenloser Scan trotzdem abgezogen wird. Achten Sie also auf die folgenden Dinge, bevor Sie eine Datei hochladen:

  • Wenn die Datei passwortgeschützt ist
  • Wenn die Datei eine leere Seite ist
     

Ihre Ausgaben hochladen und die Informationen manuell ausfüllen

Wenn Sie das automatische Scannen Ihrer Ausgaben in Ihren Einstellungen > Ausgaben deaktiviert haben, können Sie Ihre Ausgaben natürlich trotzdem hochladen und manuell auf Scannen klicken (oder, wenn Ihre kostenlosen Scans aufgebraucht sind, einfach alle Informationen manuell ausfüllen).
 

 

  1. Navigieren Sie zu Rechnungen > Ausgaben und klicken Sie auf Hochladen, um eine oder mehrere Dateien hochzuladen.
  2. Die Datei wird dem Bereich 'Zur Überprüfung' hinzugefügt und mit dem Hinweis 'Neu' versehen:

     

  3. Klicken Sie auf Überprüfen , um das Dokument zu überprüfen und die restlichen Felder auszufüllen.


    Sie können diese Datei immer noch scannen, indem Sie das Kästchen neben der Ausgabe in der Ausgabenübersicht markieren und 'Scannen' wählen, oder indem Sie in den Dokumentendetails auf Scannen klicken.


     

  4. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, speichern Sie die Datei, um die Ausgabe zu Ihrer Übersicht hinzuzufügen.
     

Peppol-Integration (nur e-Rechnungen)

! Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie eine belgische Firma haben.
 

Eine dritte Möglichkeit, Ausgaben und insbesondere eingehende Rechnungen zu Ihrem Teamleader Focus-Konto hinzuzufügen, besteht darin, sie automatisch über Peppol hinzufügen zu lassen.
 

Klicken Sie hier, um Peppol einzurichten oder folgen Sie den Schritten in diesem Artikel, um Peppol in Ihrem Konto zu aktivieren. Sie können dann nicht nur Ihre Ausgangsrechnungen über Peppol versenden, sondern auch Ihre Eingangsrechnungen werden in Ihrer Übersicht der Ausgaben angezeigt.
 


Wenn der Lieferant der Rechnung noch nicht bekannt ist, wird automatisch eine neue Firma in Ihrem CRM angelegt.

 

Jetzt, wo Sie alles über das Hinzufügen von Ausgaben wissen, ist es Zeit für die nächsten Schritte. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu finden:

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