Die Verwaltung von Geschäftsausgaben muss in Teamleader Focus nicht mehr zeitraubend sein. Fügen Sie Ihre Ausgaben hinzu, genehmigen Sie sie und senden Sie schließlich die genehmigten Ausgaben automatisch oder mit nur einem Klick an Ihre Buchhaltung. Lesen Sie hier alles über das Einrichten einer E-Mail-Adresse für die Buchhaltung und das (automatische) Versenden Ihrer Ausgaben.

Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):

Warum

Einige der größten Vorteile der Einrichtung einer E-Mail-Adresse für die Buchhaltung, mit der Sie Ihre Ausgaben synchronisieren können, sind die folgenden:

• Sie müssen nicht mehr mit losen Belegen herumhantieren und Ihre E-Mail öffnen, um manuell E-Mails an Ihren Buchhalter zu senden.
• Indem Sie Ihre Ausgaben zuerst überprüfen und genehmigen, behalten Sie die Kontrolle und entscheiden, was tatsächlich in Ihre Buchhaltung gehört.
• Senden Sie Ihre Ausgaben automatisch oder mit nur einem Klick an Ihren Buchhalter oder Ihre Buchhaltung, Sie müssen nichts mehr manuell tun
   

How To

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Ausgaben an Ihren Buchhalter zu senden:

1. Fügen Sie Ihre Ausgaben zu Teamleader Focus hinzu und stellen Sie sicher, dass Sie sie zuerst genehmigen.
2. Klicken Sie in Ihrer Ausgabe auf Senden an Buchhaltungstool aktivieren.
   
   
3. Sie werden dann zu Einstellungen > Ausgaben weitergeleitet, wo Sie eine Buchhaltungstool-E-Mail-Adresse für die Synchronisierung Ihrer Ausgaben einrichten können.
4. Klicken Sie auf das +-Symbol.
   
   • Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Firmeneinheit aus. Beachten Sie, dass Sie mehrere Firmeneinheiten für dieselbe E-Mail-Adresse auswählen können.
   • „Automatische Synchronisierung mit Buchhaltungstool“: Sie können diese Option auf „Bei Genehmigung“ einstellen. In diesem Fall werden Ihre Ausgaben nach einer Stunde automatisch an die E-Mail-Adresse Ihres Buchhaltungstools gesendet, sofern sie genehmigt wurden und zuvor noch nicht gesendet wurden. Beachten Sie, dass dies nur für neue Ausgaben gilt, die diese Bedingung erfüllen, und dass keine historischen Daten gesendet werden.
   •  Bestätigen Sie, dass dies Ihre E-Mail-Adresse für Ihr Buchhaltungstool ist.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Nachdem Sie eine E-Mail-Adresse hinzugefügt haben, erhalten Sie die folgende Nachricht, die besagt, dass Ihre Ausgaben von dieser Absender-E-Mail-Adresse gesendet werden. Fügen Sie diese Adresse als zulässigen Absender in Ihr Buchhaltungstool hinzu, denn viele Buchhaltungen blockieren externe E-Mail-Adressen.
   
7. Wenn Sie Ihre Ausgaben nicht automatisch mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert haben, kehren Sie zu der Ausgabe zurück, die Sie senden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche An Buchhaltung senden.
   
   Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Senden.
8. Die E-Mail selbst hat keinen Inhalt (Body), außer der Datei im Anhang. Handelt es sich um eine Ausgabenrechnung über Peppol, ist der Anhang eine UBL-Datei. Bei Ausgabenrechnungen, die nicht über Peppol übermittelt werden, handelt es sich um eine PDF-Datei.
   Hinweis: Bei einer Ausgabenrechnung über Peppol gilt Folgendes: Wenn der Lieferant innerhalb der UBL-/XML-Datei einen Code für die PDF-Erstellung und/oder zusätzliche Anhänge angegeben hat, bleibt dieser Code ebenfalls erhalten.
9. Im Nachhinein können Sie das Dokument erneut senden, aber Sie erhalten eine Warnung, dass Sie es bereits gesendet haben.
10. Der 'Buchhaltungsstatus' in der Kopfzeile Ihrer Ausgabe hat sich in 'Gesendet' geändert.
    Anmerkungen:
    1. Wenn der Versand fehlgeschlagen ist, ändert sich der Status in „Fehlgeschlagen“ und Sie erhalten eine In-App-Benachrichtigung sowie eine E-Mail, die Sie darüber informiert.
    2. Wenn Sie die Ausgabe an mehrere E-Mail-Adressen gesendet haben, aber nur eine erfolgreich ankam, wird der Status trotzdem als 'Gesendet' markiert.
11. Auf der Registerkarte 'Details' Ihrer Ausgabe sehen Sie, dass der Aktivitäts-Feed am unteren Rand ebenfalls aktualisiert wurde.
12. Wenn die automatische Synchronisierung genehmigter Ausgaben deaktiviert ist, können Sie Ihre Ausgaben auch gesammelt an Ihre Buchhaltung senden, indem Sie sie auswählen. Hier erfahren Sie alles darüber.

Mehrere Firmeneinheiten

Wenn Sie mehrere Firmeneinheiten in Teamleader Focus haben, müssen Sie für jede Einheit eine E-Mail-Adresse für das Buchhaltungstool einrichten. Wenn eine E-Mail-Adresse für Ihre Firmeneinheit A konfiguriert ist, aber nicht für Ihre Firmeneinheit B, bleibt die Schaltfläche „Senden an Buchhaltungstool aktivieren” für Ausgaben der Einheit B sichtbar, was darauf hinweist, dass noch eine E-Mail-Adresse eingerichtet werden muss.