Sobald Ausgaben zu Teamleader Focus hinzugefügt worden sind, können Sie diese entweder genehmigen oder ablehnen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick darüber, welche Ausgaben zur Zahlung bereit sind, welche Ausgaben Sie noch überprüfen müssen oder welche Ausgaben nicht korrekt sind oder mit denen Sie nicht einverstanden sind. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Überprüfungsprozess, damit Sie die Kontrolle behalten und die Dinge vorantreiben können.
Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):
Es gibt 3 Überprüfungsstatus für Ausgaben:
- Genehmigt
- Ausstehend
- Abgelehnt
Alle Ausgaben, die zu Ihrem Konto hinzugefügt werden, erhalten den Überprüfungsstatus 'Ausstehend'. Dieser Status ist besonders praktisch für den internen Gebrauch, als Erinnerung an Sie selbst, dass Sie noch überprüfen müssen, ob die Informationen in der Ausgabe korrekt sind, z.B. eine Rechnung, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.
Ändern Sie den Status einer Ausgabe, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zu der Ausgabe und öffnen Sie sie
- Klicken Sie auf Als genehmigt markieren (oder auf den Pfeil neben der Schaltfläche, um sie als abgelehnt zu markieren)
- Wenn Sie zu den Ausgabendetails gehen, finden Sie unten die 'Aktivitäten', die auch den Überprüfungsverlauf anzeigen:
- Als nächstes können Sie genehmigte Ausgaben an Ihren Buchhalter senden. Lesen Sie alles darüber hier.
! Wenn Sie eine belgische Firma als Einheit haben und Peppol für den Empfang von elektronischen Rechnungen in Ihrem Konto aktiviert haben, dann;
- Zunächst wird Ihr Lieferant wissen, dass Sie die Rechnung erhalten haben;
- Außerdem erfährt Ihr Lieferant, ob Sie die Rechnung genehmigt oder abgelehnt haben, da der Überprüfungsstatus über Peppol an Ihren Lieferanten zurückgesendet wird;
- In den 'Aktivitäten' Ihrer Eingangsrechnung finden Sie auch alle Peppol-bezogenen Aktivitäten:
Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ich eine Rechnung erhalten habe, die bereits per Lastschrift bezahlt wurde? Warum muss ich sie trotzdem genehmigen?
Wenn Sie eine Rechnung erhalten haben, die bereits per Lastschrift bezahlt wurde, ist es dennoch sinnvoll, die Rechnung zu prüfen und zu genehmigen, um festzustellen, ob die Ihnen in Rechnung gestellten Beträge korrekt sind. Falls nicht, können Sie Ihren Lieferanten kontaktieren, um eine Gutschrift zu erstellen und die Rechnung entsprechend anzupassen.
Was ist, wenn ich einen Fehler gemacht und meine Ausgabe genehmigt habe, anstatt sie abzulehnen?
- Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, die keine Eingangsrechnung über Peppol ist: kein Problem! Kehren Sie einfach zu Ihrer Ausgabe zurück und passen Sie den Überprüfungsstatus entsprechend an.
- Wenn es sich um eine Eingangsrechnung über Peppol handelt: wird der Überprüfungsstatus nur einmal an Ihren Lieferanten gesendet. Wenn Sie die Rechnung nach der Genehmigung ablehnen, wird sie nicht an Ihren Lieferanten gesendet. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Lieferanten, um die Rechnung gutzuschreiben und eine neue Rechnung zu erstellen.
Anmerkungen
- Überprüfungsstatus ≠ Zahlungsstatus: Denken Sie daran, dass die Genehmigung einer Ausgabe nicht dasselbe ist wie die tatsächliche Zahlung oder die Markierung als bezahlt. Wir arbeiten derzeit an dieser Funktion.
- Eingehende Rechnungen über Peppol: Wenn Sie eine Rechnung über Peppol ablehnen, ist es nicht möglich, den Ablehnungsgrund auch an Ihren Lieferanten weiterzugeben. Kontaktieren Sie ihn, wenn Sie zusätzliches Feedback benötigen.
- Alle, die Zugriff auf Ausgaben haben, haben auch das Recht zur Genehmigung/Ablehnung.