Eine Ausgabe mit einem Projekt verknüpfen


In Teamleader Focus können Sie ganz einfach eine Ausgabe mit einem Projekt verknüpfen. Dies hilft Ihnen, einen klaren Überblick über alle projektbezogenen Kosten zu behalten, egal ob sie von Eingangsrechnungen oder Belegen stammen. Indem Sie diese Kosten den richtigen Projekten zuordnen, behalten Sie genaue Budgets im Blick und erhalten bessere Einblicke in die Rentabilität Ihrer Projekte. Erfahren Sie unten alles darüber, wie es funktioniert.
 

Wie

Die Verknüpfung von Ausgaben mit Projekten sorgt für mehr Transparenz, Genauigkeit und Flexibilität in Ihren finanziellen Arbeitsabläufen und hält jedes Projektbudget organisiert und aktuell.

Außerdem erhalten Sie eine genauere Ansicht Ihrer tatsächlichen Projektprofitabilität, da alle Kosten sofort in der Marge des Projekts in den Projektdetails reflektiert werden.
 

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Ausgabe mit einem Projekt zu verknüpfen:

  1. Über das Modul Ausgaben
  2. Über die Projekt-Infoseite
  3. Über eine Materialzeile in einem Projekt


! Berechtigungen

Um ein Projekt zu Ihrer Ausgabe hinzufügen zu können, sollten Sie:

Über das Ausgabenmodul

Die erste Möglichkeit, ein Projekt mit einer Ausgabe zu verknüpfen, erfolgt über die Ausgabe selbst. 

  1. Gehen Sie zu Ausgaben und wählen Sie die Ausgabe aus, die Sie mit Ihrem Projekt verknüpfen möchten
    ! Ihre Ausgabe muss genehmigt sein, bevor Sie sie mit einem Projekt verknüpfen können.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Verbundene Einträge
  3. Klicken Sie auf Einträge mit Ausgaben verbinden oder auf das + oben rechts

     
  4. Wählen Sie zuerst, ob Sie den vollen Betrag, einen Teilbetrag oder nur das Dokument verknüpfen möchten.
    • Voller Betrag verlinken: Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als den verfügbaren Betrag einer Ausgabe zuordnen können.
    • Teilbetrag verlinken: Dies ist nützlich, wenn Sie gemeinsame Kosten wie Großeinkäufe usw. haben.
    • Nur Dokument verlinken: Diese Option fügt das Dokument nur als Referenz dem Projekt hinzu, ohne die Projektkosten zu beeinflussen.
       
  5. Im nächsten Schritt suchen Sie das richtige Projekt aus der Liste und wählen es aus.
    • Beim Verknüpfen können Sie eine bestehende Gruppe oder ein Material des ausgewählten Projekts auswählen oder neue direkt erstellen. Wenn Sie neue erstellen, werden diese automatisch zum Projekt hinzugefügt, sobald die Ausgabe verknüpft ist.

       
    • Wenn Sie einen Kunden auswählen, der noch nicht mit dem Projekt verknüpft ist, wird dieser ebenfalls automatisch zum Projekt hinzugefügt und Sie werden darüber informiert.
    • Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
  6. Klicken Sie auf Einträge mit Ausgaben verbinden und fertig! Das Projekt ist jetzt mit Ihrer Ausgabe verknüpft. Dies können Sie sowohl in der Ausgabe als auch im Projekt visuell sehen (vgl. „Nach der Verknüpfung“).
     

Über die Projekt-Infoseite

Sie können auch umgekehrt vorgehen und vom Projekt aus starten, anstatt von der Ausgabe:

  1. Navigieren Sie zu dem Projekt, das Sie mit Ihrer Ausgabe verknüpfen möchten
  2. Gehen Sie zum Reiter Projektinfo
  3. Gehen Sie zu „Verbundene Ausgaben“
  4. Klicken Sie auf Ausgaben mit Projekt verbinden oder auf die +-Schaltfläche oben rechts im Widget

  5. Wählen Sie im nächsten Bildschirm das Ausgabendokument aus, das Sie verknüpfen möchten, und entscheiden Sie, ob Sie den vollen Betrag, einen Teilbetrag oder nur das Dokument verknüpfen wollen.
  6. Klicken Sie auf Einträgen mit Ausgaben verbinden.
     

Über eine Materialzeile in einem Projekt

Eine weitere Möglichkeit, eine Ausgabe mit einem Projekt zu verknüpfen, ist direkt über eine Materialzeile in einem Projekt:

  1. Gehen Sie zum Projekt 
  2. Stellen Sie sicher, dass sich im Reiter Projektstrukturplan ein Material befindet

     
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Material, das Sie verknüpfen möchten
  4. Klicken Sie auf Ausgabe verbinden
  5. Wählen Sie im nächsten Bildschirm das Ausgabendokument aus, das Sie verknüpfen möchten, und entscheiden Sie, ob Sie den vollen Betrag oder einen Teilbetrag verknüpfen wollen.
    • Achten Sie darauf, ein Ausgabendokument auszuwählen, das noch einen verfügbaren Betrag zum Verknüpfen hat. Andernfalls erhalten Sie eine Warnung, dass der Betrag der ausgewählten Ausgabe bereits vollständig verknüpft ist.  
    • Das Projekt, die Gruppe und die Materialzeile werden im Hintergrund basierend auf dem ausgewählten Material vorausgefüllt.
    • Der Kunde ist sichtbar und mit dem Hauptkunden des Projekts vorausgefüllt. Wenn Sie hier einen neuen Kunden auswählen, wird dieser automatisch zum Projekt hinzugefügt.
       
  6. Klicken Sie auf Einträgen mit Ausgaben verbinden.
     

Nach der Verknüpfung

Nach der Verknüpfung Ihrer Ausgabe mit Ihrem Projekt können Sie diese Verknüpfung in der Ausgabe selbst, auf der CRM-Seite des verbundenen Kontakts/der Firma unter „Verknüpfte Ausgaben über Projekte“, in der Projektübersicht sowie im Seitenbereich des Projektmaterials einsehen.
 

Ausgabe - Widget verbundene Einträge

Sehen Sie auf einen Blick, welche Projekte mit Ihrer Ausgabe verknüpft sind, zusammen mit dem verknüpften Betrag und dem noch zu verknüpfenden Betrag im Widget „Verbundene Einträge“ in Ihrer Ausgabe:

Das Label neben dem Titel Ihrer Ausgabe zeigt ebenfalls deutlich an, ob eine Ausgabe vollständig verknüpft ist, was die Transparenz verbessert.

Beachten Sie, dass Sie eine Ausgabe, die mit einem Projekt verknüpft ist, nicht mehr löschen können. Sie können die Verknüpfung mit dem Projekt natürlich wieder aufheben (vgl. „Bearbeiten oder Verknüpfung aufheben“).

Bei Belegen kann der Gesamtbetrag inkl. USt. nach der Verknüpfung mit einem Projekt nicht mehr bearbeitet werden, und bei Rechnungen ist das Feld Gesamtbetrag exkl. USt. für die Bearbeitung gesperrt.

CRM - Mit Projekten verbundene Ausgaben

Über das Widget „Verknüpfte Ausgaben über Projekte“ gelangen Sie ganz einfach über die Seite des Kontakts oder der Firma direkt zu Ihrer Ausgabe.


Projekt - Reiter Projektinfo
Sehen Sie Ihre verknüpften Ausgaben sofort im Projekt im Reiter Projektinfo unter „Verknüpfte Ausgaben“.

Unter „Aktivitäten“ in Ihren Projektinfo wird auch angezeigt, welche Ausgaben mit einem Projekt verknüpft oder davon getrennt wurden und von wem.


Projekt - Materialzeile
Greifen Sie in einer Materialzeile auf Ihre verknüpfte Ausgabe zu, indem Sie darauf klicken. Das Seitenpanel öffnet sich und unter „Kosten“ sehen Sie „Verbundene Ausgaben ansehen“:


 

Sobald eine Ausgabe mit einem Projekt verknüpft ist, können Sie deren Einfluss auf Ihre Rentabilität unter „Projekt-Health“ > Marge überprüfen. Diese Ansicht zeigt genau, wie Ihre Ausgaben die Gesamtmarge des Projekts beeinflussen.

 

Bearbeiten oder Verknüpfung aufheben

Nachdem Sie eine Ausgabe mit Ihrem Projekt verknüpft haben, können Sie die Verknüpfung jederzeit bearbeiten oder entfernen, indem Sie auf den Stift oder die Schaltfläche zum Aufheben der Verknüpfung neben der Verknüpfung klicken.
 


Sie erhalten eine Warnung, wenn dies Auswirkungen auf die Projektkosten hat, insbesondere wenn die Ausgabe bereits abgerechnet wurde.

In einer Projektmaterialzeile können Sie eine Ausgabe aufheben, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Material klicken > Verknüpfung aufheben.
 

Hinweise

  • Ausgaben, die einem bestimmten Kunden zugeordnet sind, sind immer auf der Kundeninformationsseite im Reiter „Verbundene Ausgaben“ sichtbar, was die Nachverfolgung der Kosten pro Kunde erleichtert.
  • Beim Export eines Projektberichts als PDF können Sie wählen, ob verknüpfte Ausgaben eingeschlossen werden sollen:
  • Beim Verknüpfen einer Ausgabe mit einem Projekt wird auch eine Prüfung der Währung durchgeführt. Wenn die Währung der ausgewählten Projektzeile nicht mit der Währung der Ausgabe übereinstimmt, werden die Kosten in der Währung des Projekts angegeben.
  • Ebenso können Sie die Währung Ihrer Ausgabe nicht mehr ändern, wenn diese bereits mit einem Projekt verknüpft ist.

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