Möchten Sie Ihre Ausgaben besser im Griff haben? Mit der Zahlungsnachverfolgung in Teamleader Focus wissen Sie immer, welche Ausgaben bezahlt, teilweise bezahlt oder noch offen sind. Filtern Sie einfach nach Zahlungsstatus und bezahlen Sie eingehende Rechnungen sogar schnell per QR-Code. Lesen Sie weiter, um genau zu erfahren, wie Sie Ihre Ausgabenzahlungen verwalten und verfolgen können.

Eine Ausgabe als bezahlt markieren

Alle Benutzer (Admins und Nicht-Admins) können Zahlungen zu jeder Art von Ausgabe hinzufügen: eingehende Rechnungen, Gutschriften oder Belege. Folgen Sie diesen Schritten, um eine Zahlung zu einer Ausgabe hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie zu Ihrer Ausgabe
2. Klicken Sie oben rechts auf Zahlung hinzufügen oder gehen Sie zum Zahlungen-Tab > Verknüpfte Zahlungen > Zahlung hinzufügen.
   
   
   
   
   Hinweise:
   • Wenn Ihre Ausgabe noch nicht genehmigt ist, finden Sie die Option zum Hinzufügen einer Zahlung, wenn Sie auf den Pfeil neben „Als genehmigt markieren“ klicken.
     
   • Sie können bei Bedarf auch Zahlungen zu Ausgaben hinzufügen, die abgelehnt oder ausstehend sind.
   • Sie können keine Zahlung zu Ausgaben hinzufügen, die keinen Gesamtbetrag inklusive USt. haben. Bearbeiten Sie die Ausgabe und füllen Sie zuerst den Gesamtbetrag aus.
     
      
3. Ein Popup öffnet sich, in dem Sie die Details Ihrer Zahlung eingeben können.
   
    
   • Geben Sie ein Zahlungsdatum ein. Dies kann auch ein Datum in der Zukunft sein.
   • Wählen Sie eine Zahlungsmethode oder fügen Sie eine neue hinzu. Neue Zahlungsmethoden werden auch der Liste der verfügbaren Zahlungsmethoden für ausgehende Rechnungen hinzugefügt. Weitere Informationen zu Zahlungsmethoden finden Sie hier.
   • Vollzahlung: Standardmäßig ist der Schalter neben „Vollzahlung“ aktiviert und dies ist auch die einzige Option beim Hinzufügen einer Zahlung zu einem Beleg oder einer eingehenden Gutschrift. Für eingehende Rechnungen können Sie auch Teilzahlungen hinzufügen:
     • Deaktivieren Sie den Schalter neben „Vollzahlung“ und geben Sie den „Bezahlten Betrag“ ein.
       
     • Wenn die Summe der Zahlungen den Gesamtbetrag der Ausgabe erreicht oder übersteigt, ist es nicht mehr möglich, eine weitere Zahlung hinzuzufügen.
     • Ausgaben sind vollständig bezahlt, wenn die Summe aller hinzugefügten Zahlungen dem Gesamtbetrag inklusive USt. der Ausgabe entspricht. Beachten Sie, dass Sie den Gesamtbetrag inkl. USt. einer Ausgabe nicht mehr bearbeiten können, nachdem sie vollständig bezahlt wurde.
        
   • Für interne Zwecke können Sie eine Bemerkung zu dieser Zahlung ausfüllen.
   • Bezahlung per QR-Code [NUR FÜR EINGEHENDE RECHNUNGEN]: Für schnelle und sichere Zahlungen Ihrer eingehenden Rechnungen können Sie immer per Scan des hier angezeigten QR-Codes bezahlen. (Beachten Sie, dass für Belgien Payconiq by Bancontact nicht unterstützt wird). Nach dem Scannen des Codes überprüfen Sie bitte immer, ob die Zahlungsdetails in Ihrer Banking-App korrekt sind, bevor Sie bezahlen.
     • Ein QR-Code wird nur generiert, wenn Pflichtfelder wie die IBAN des Lieferanten und der Betrag ausgefüllt sind. Falls nicht, wird ein fehlerhafter QR-Code angezeigt.
     • Wenn Sie den „Bezahlten Betrag“ der Zahlung ändern, wird sofort ein neuer QR-Code generiert.
        
4. Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
5. Auf der Detailseite Ihrer Ausgabe wird ein neuer Status wie „Bezahlt“ oder „Teilweise bezahlt“ neben dem Titel der Ausgabe hinzugefügt.
6. Im Tab „Zahlungen“ werden Ihre Zahlung(en) verknüpft.
   
    
7. Aktivitätsprotokoll: Im Detail-Tab Ihrer Ausgabe > „Aktivitäten“ können Sie sehen, wann Zahlungen zu einer Ausgabe hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt wurden und von wem. 
   
    

Eine Zahlung bearbeiten

Es ist jederzeit möglich, eine Zahlung zu einer Ausgabe zu bearbeiten oder zu entfernen.

• Um eine Zahlung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Stift neben der Zahlung.
• Klicken Sie auf das Link-Symbol, um eine Zahlung zu entlinken. Beachten Sie, dass dies die Zahlung selbst nicht rückgängig macht.
   

Übersicht der Ausgaben

In der Ausgabenübersicht können Sie Spalten hinzufügen, die mehr Einblick in den Zahlungsstatus Ihrer Ausgaben geben. Fügen Sie diese Spalten zu Ihrer Ausgabenübersicht hinzu, indem Sie auf das Zahnrad unten rechts klicken.

 

• Zahlungsstatus
  • Bezahlt: Eine Ausgabe ist vollständig bezahlt, wenn die Summe aller hinzugefügten Zahlungen (= der „bezahlte Betrag“) dem Gesamtbetrag inkl. USt. der Ausgabe entspricht.
  • Teilweise bezahlt (nur für eingehende Rechnungen): Die Zahlung ist verknüpft, aber es ist noch ein offener Teil zu bezahlen.
  • Nicht bezahlt: Keine Zahlungen verknüpft.
  • Unbekannt: Der Zahlungsstatus wird als „Unbekannt“ angezeigt, wenn der Gesamtbetrag inklusive USt. fehlt (auch wenn der Betrag ohne USt. ausgefüllt ist).
• Bezahlter Betrag: Gesamtbetrag der verknüpften Zahlungen
• Bezahlt am: Datum, an dem die Ausgabe vollständig bezahlt wurde
   

Filtern Sie einfach nach Zahlungsstatus oder Bezahlt am Datum, indem Sie in Ihrer Ausgabenübersicht auf Filter klicken:

Sie können mehrere Ausgaben auch auf einmal als bezahlt markieren, indem Sie auf die Kontrollkästchen neben den Ausgaben klicken > Als bezahlt markieren. Beachten Sie, dass diese Ausgaben dann vollständig bezahlt sind, da es nicht möglich ist, Teilzahlungen auf diese Weise hinzuzufügen.

Weitere Informationen zu Ausgaben im Allgemeinen finden Sie in diesem Ordner.