Ontdek de Planningmodule - jouw sleutel tot efficiënt management. Lees in dit artikel hoe deze module planning optimaliseert, het gebruik van resources maximaliseert en je helpt plannen voor de toekomst. Met de handige planningmodule van Teamleader Focus wordt je coördinatie heel eenvoudig en zorg je ervoor dat de tijd van je team efficiënt wordt gebruikt en dat je taken goed georganiseerd en flexibel zijn. Laten we het planningsproces ontdekken!



Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:


Voordelen

De Teamleader Focus-Planning kan je helpen om je manier van werken te verbeteren:

  • Controleer capaciteit:
    • Identificeer efficiënt beschikbaar personeel en middelen om je waardevolle tijd optimaal te gebruiken.
    • Het toewijzen van het juiste teamlid aan elke taak wordt een fluitje van een cent omdat je in real-time inzicht krijgt in de beschikbaarheid en capaciteit van je medewerkers.
  • Planning: plan taken nauwkeurig in de nabije toekomst maar ook in de verre toekomst.
    Opmerking: Onze planningmodule verschilt van onze agendamodule, omdat de planning alleen een overzicht biedt waarin je taken kan plannen en verplaatsen. Je kan niet zien op welk tijdstip een bepaalde taak gepland is.
  • Flexibiliteit: pas je planning altijd aan als er onverwachte veranderingen optreden. Dit helpt om je werk op schema te houden zonder je team over te belasten.


Wat

Je vindt Planning in de navigatie aan de linkerkant.

  • Hier vind je een weekoverzicht van al je collega's/werknemers.
  • Als je linksboven op Medewerkers klikt, kan je filteren op personen, maar ook op teams.
  • Als je op het tandwiel bovenaan klikt, kan je je planningsvoorkeuren instellen.
    • Je kan ervoor kiezen om weekends wel of niet weer te geven door de slider 'Weekends weergeven' aan of uit te zetten.
    • Je kan ervoor kiezen om de werktypekleur van je taken weer te geven in je planning (cf. Instellingen > Agenda > Werktypes)
    • Je kan ook selecteren welke info je wil zien op het planningskaartje. De titel van de taak zal altijd de titel van het planningskaartje zijn, maar wanneer je een taak bekijkt in de planning kan je bepalen welke informatie je ziet onder de naam van de taak. Er zijn drie opties, maar hou er rekening mee dat deze metagegevens alleen worden weergegeven als de geplande tijd 2 uur of langer is: 
      • Naam klant
      • Projecttitel
      • Werktype

  • Als je door de planning aan het klikken/scrollen bent, kan je altijd terugkeren naar de huidige datum door op Vandaag te klikken.

  • Daarnaast kan je de zichtbare tijdsperiode van de planning aanpassen door in en uit te zoomen op de plus en min bovenaan de pagina. Je kan uitzoomen tot maximaal 4 weken.


Nadat je de weergave hebt aangepast aan je voorkeur, is het tijd om taken te plannen.

  • Klik op Plan taken in de rechterbovenhoek.
  • Ten eerste kan je filteren op welke taken hier worden weergegeven:
    • Zoek ernaar in de zoekbalk;
    • Definieer het bereik van de opleverdatum van de taak;
    • Filteren op projecten, medewerkers of werktypes.

      Opmerking: Je kan geen taken toevoegen aan de planningmodule. Je moet de taak toevoegen via de agenda of door bovenaan op het plusje en dan op "taak" te klikken.

  • Nadat je de juiste taak hebt gevonden, sleep je die naar de planning van de juiste persoon op de juiste dag.
    • Als je bij het toevoegen van de taak 6 uur hebt ingevuld, wordt de taak meteen voor 6 uur ingepland.
      Opmerking: Dit zal enkel gebeuren als er genoeg beschikbaarheid is op die dag voor die gebruiker, anders zal er zoveel gepland worden als er beschikbaar is.
    • Als je de duur van de taak niet hebt bepaald, wordt deze automatisch gepland voor 1 uur.
    • Taken die al volledig gepland zijn, worden niet weergegeven in de zijbalk voor het plannen van taken. Ze worden weergegeven met het label 'Volledig gepland' als je ernaar zoekt.


Nadat je taken hebt gepland, heeft dit invloed op je capaciteit.

  • Linksboven in de planning zie je de totalenbalk. Hier kan je zien hoeveel geplande vs. ongeplande tijd je in totaal hebt voor al je collega's/werknemers voor de duur van de zichtbare tijdsperiode op je scherm.
  • Naast de totalenbalk heb je de visualisatie van de geplande en ongeplande tijd voor elke afzonderlijke dag.
  • Onder de totalenbalk zie je de geplande en ongeplande tijd voor elke individuele collega/werknemer.


Opmerkingen:

  • Als je iemand hebt volgepland, wordt hun totalenbalk voor die dag rood.
  • De planningopties zijn anders als je ook een weekschema voor iemand hebt ingesteld. 
    • Hier kan je aangeven of er dagen zijn waarop iemand niet beschikbaar is en die dag wordt dan gearceerd in de planning.
    •  Als je een taak plant voor die persoon op een dag dat hij/zij niet beschikbaar is, krijg je de volgende waarschuwing:
    • Als je op Toch plannen klikt, wordt de capaciteitsbalk rood.
  • Als je een BOOST- of FLOW-licentie hebt, kan je ook je vrije dagen bepalen. Die dag wordt grijs weergegeven. Als je die dag een taak probeert te plannen, wordt de capaciteitsbalk ook rood.  


Als je op een taak klikt, kan je zien op welke datum en hoe lang de taak is ingepland, de naam van de klant, de projecttitel en het werktype. 

  • Als je op het potloodje klikt, kan je de geplande tijd aanpassen.
    • Er is ook de optie 'Tijd voorstellen'. Als je daarop klikt, wordt automatisch de volledige duur van de taak ingepland (als er die dag nog genoeg tijd beschikbaar is voor die gebruiker natuurlijk), of de resterende duur.
    • Als je al tijd hebt gepland voor dezelfde taak op een andere dag, dan zal die hoeveelheid tijd zichtbaar zijn tussen haakjes. In het volgende voorbeeld is de totale duur van de taak 10 uur, maar je hebt al twee uur gepland op een andere dag (+02u00):
      Opmerking: De planningmodule is geen agenda, dus je kan niet zien op welk tijdstip een taak precies gepland is, alleen de duur. Bekijk de paragraaf hieronder voor meer informatie over de koppeling met de agendamodule.
  • Als je op de drie puntjes klikt, heb je drie opties:
    • Geplande tijd bewerken: zie hierboven
    • Details taak bekijken: Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina van de taak waar je de details van de taak kan bewerken.
    • Geplande tijd verwijderen: Door hierop te klikken verwijder je de geplande tijd in de planning, maar niet de taak zelf.
      Opmerking: Je kan deze drie opties ook bekijken door met de rechtermuisknop op een taak in de planning te klikken.


Om een taak te verplaatsen naar een andere collega of naar een andere dag, kan je de taak altijd naar iemand anders/een andere dag slepen.


Taken, afspraken en calls krijgen een lichtere tint als ze al voorbij zijn.


Voltooide taken worden visueel aangegeven met een vinkje in de Planning, zowel voor taken uit het verleden als voor toekomstige taken:


De planningmodule is nauw verbonden met de agendamodule omdat de acties die je uitvoert in je planning een impact hebben op je agenda en vice versa: 

  • Nadat je alle taken naar wens hebt ingepland in je planning, is het aan je collega's om de taken in te plannen in hun agenda. De taken worden niet gepland in de agenda's voor een specifiek tijdstip, maar wanneer je collega's naar hun agenda gaan, zien ze bovenaan het aantal geplande taken per dag. De capaciteitsbalken onder een bepaalde dag worden gevuld omdat ze rekening houden met alle geplande taken, afspraken en calls uit de planning. Lees hier meer over de capaciteitsbalken.

    Door op 'x taak' te klikken, wordt een gebruiker doorgestuurd naar het dagoverzicht in de agenda, waarin elke individuele medewerker de mogelijkheid heeft om taken meteen af te vinken of om ze aan te klikken en naar de dagplanning te slepen voor een specifiek tijdstip.

  • Als je een taak in je eigen agenda of die van je collega plant, verschijnt die automatisch ook in de planning. En als je de geplande tijd van een taak verlengt in je agenda, wordt de geplande tijd van de taak ook verlengd in de planning.

  • Als je naar de detailpagina van de taak gaat, kan je kiezen om de taak te plannen in je planning via Inplannen in planning of in je agenda via Inplannen in agenda.

    Opmerking: Zoals eerder vermeld, wordt een taak die je in je agenda plant ook meteen in je planning weergegeven. Als je een taak in je planning plant, wordt deze echter niet voor een specifieke tijd in je agenda ingepland.
  • Als je werkt met een externe integratie voor je agenda, zoals Google Calendar of iCloud, worden items ook gekopieerd naar de planning. Net als in je agenda worden de vakjes grijs weergegeven in je planning met het label 'bezet'. De geplande tijd van deze activiteit wordt ook opgenomen in de capaciteitsbalk, zodat dit invloed heeft op je beschikbaarheid.


Toegang tot planning

Je kan ook de toegang tot de planning voor iedereen wijzigen:

  • Ga naar Instellingen > Gebruikers > drie puntjes naast elke gebruiker in je account.
  • Je ziet Planning en Toegang. Naast het uitschakelen van de volledige module, kan je ook de toegang beperken. Je hebt 3 opties:


Opmerkingen

  • Calls die via de agenda zijn gepland, zijn zichtbaar in de planning. De duur van een call is standaard 30 minuten.
  • Afspraken die via de agenda zijn gepland, zijn ook zichtbaar in de planning. De duur van de afspraak wordt overgenomen en wordt ook opgenomen in de totalenbalk.
  • Als je een call of afspraak wil verplaatsen, moet je dat via de agenda doen omdat je een call of afspraak niet kan verplaatsen in de planningmodule.
  • Geregistreerde tijd wordt niet weergegeven op je planningskaartje en het is ook niet mogelijk om tijd op een taak te registreren via de planning.