Descubre el Módulo de planificación, la clave para una gestión racional del tiempo y los recursos. Lee en este artículo cómo esta funcionalidad optimiza la planificación, maximiza el uso de los recursos y te ayuda a planificar de cara al futuro. Con el Módulo de Planificación de Teamleader Focus, la coordinación es fácil, asegurando que el tiempo de tu equipo se utiliza de manera eficiente y que las tareas están bien organizadas y son flexibles en el caso surjan cambios. ¡Sumerjámonos en el proceso de planificación!




¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo:


Ventajas

La funcionalidad de planificación de Teamleader Focus, puede ayudarte a mejorar tu forma de trabajar:


  • Verificar la capacidad: 
    • Identifica de forma eficiente el personal y los recursos disponibles para gestionar el tiempo de forma eficiente. 
    • Asignar el miembro adecuado del equipo a cada tarea es fácil porque tienes a la mano información en tiempo real sobre la disponibilidad y capacidad de tus empleados.
  • Planificación: programa con precisión las tareas en un futuro próximo, pero también en un futuro lejano.

Nota: Nuestro módulo de planificación difiere de nuestro módulo de agenda, ya que la planificación sólo ofrece una visión general en la que puedes planificar y reprogramar tareas; pero no puedes ver a qué hora está planificada una determinada tarea.

  • Flexibilidad: adapta tu planificación cada vez que sea necesario para lidiar exitosamente con los imprevistos o cambios inesperados. Esto te ayudará a mantener el ritmo de trabajo sin sobrecargar a tu equipo.


Qué

Puedes encontrar la Planificación en el panel de navegación lateral a la izquierda.

  • Aquí encontrarás la panorámica semanal de todos tus compañeros/empleados.
  • Si haces clic en Participantes, en la esquina superior izquierda, tendrás la opción de filtrar por usuarios y también por equipos.
  • Si haces clic en la rueda dentada de la parte superior, podrás establecer tus preferencias de planificación.
    • Puedes elegir mostrar o no los fines de semana activando o desactivando el control deslizante mostrar fines de semana.
    • Puedes elegir mostrar el color del tipo de trabajo de las tareas en la planificación (Parametrización > Calendario > Tipos de trabajo)
    • También puedes seleccionar que información deseas mostrar en la tarjeta o ficha de planificación. El título de la tarea será siempre el título de la ficha de planificación, pero cuando visualices una tarea en la planificación puedes definir qué información verás debajo del nombre de la tarea. Hay tres opciones, pero ten en cuenta que estos metadatos sólo se mostrarán si el tiempo planificado es de 2 horas o más: 
      • Nombre del cliente
      • Título del proyecto
      • Tipo de trabajo
  • Si haces clic o te desplazas por la planificación, siempre puedes volver a la fecha actual haciendo clic en Hoy.
  • Además, puedes ajustar el periodo de tiempo visible de la planificación acercando y alejando el zoom en los signos más y menos de la parte superior de la página. Puedes alejar el zoom hasta un máximo de 4 semanas.


Después de personalizar la vista de acuerdo a tus preferencias, es hora de planificar las tareas.

  • Haz clic en Programar tareas en la esquina superior derecha.
  • En primer lugar, puedes filtrar las tareas que se muestran aquí con una de estas opciones:
    • Buscando en la barra de búsqueda;
    • Definiendo el rango de la fecha de vencimiento de la tarea;
    • Filtrando por proyectos, participantes o tipos de trabajo.

Nota: No se pueden crear tareas a través del Módulo de Planificación. Tienes que crear la tarea a través de la agenda o haciendo clic en el signo "+" y luego en "Tarea" en la parte superior.

  • Una vez que hayas encontrado la tarea que buscas, arrástrala y suéltala en la planificación del usuario más adecuado en el día de tu preferencia.
    • Si has rellenado 6 horas al crear la tarea, ésta se programará inmediatamente para 6 horas. Nota: Esto sólo ocurrirá si hay suficiente disponibilidad ese día para ese usuario, de lo contrario se planificará lo que haya disponible.
    • Si no has definido la duración de la tarea, se planificará automáticamente para 1 hora. 
    • Las tareas que ya estén totalmente planificadas no aparecerán en la barra lateral de planificación de tareas. Aparecerán con la etiqueta "Totalmente planificadas" al buscarlas.


Notarás que la planificación de las tareas, repercute en la capacidad (disponibilidad).

  • En la parte superior izquierda de la planificación se encuentra la barra de totales. Aquí puedes ver cuánto tiempo planificado y cuánto tiempo no planificado tienes en total para todos tus compañeros/empleados durante el periodo de tiempo visible en tu pantalla. 
  • Junto a la barra de totales, tienes la visualización del tiempo planificado y no planificado para cada día por separado.
  • Debajo de la barra de totales, se visualiza el tiempo planificado y no planificado para cada compañero/empleado.


Notas:

  • Si has sobreplanificado (planificar más allá de tiempo disponible) a alguien, su barra de totales para ese día se volverá roja.
  • Las opciones de planificación semanal son diferentes si también has configurado un horario semanal para el usuario. 
    • Aquí, puedes indicar si hay días en los que alguien no está disponible y ese día aparecerá sombreado en la planificación. 
    • Si planificas una tarea para esa persona en un día en el que no está disponible, recibirás el siguiente aviso:
    • Si haces clic en Planificar de todas formas, la barra de capacidad de volverá roja.
  • Si tienes una licencia BOOST o FLOW, también puedes configurar los días libres. Ese día se mostrará en gris. Si intentas planificar una tarea ese día, la barra de capacidad también se volverá roja. 


Si Haces clic en una tarea, puedes ver en qué fecha y cuánto tiempo se ha programado para la tarea, el nombre del cliente, el título del proyecto y el tipo de trabajo. 


  • Si haces clic en el icono lápiz, podrás editar el tiempo programado, el nombre del cliente, el título del proyecto y el tipo de trabajo. 
    • También existe la opción "Sugerir tiempo". Al hacer clic en ella, se programará automáticamente la duración completa de la tarea (si todavía hay suficiente tiempo disponible para ese día para ese usuario, por supuesto), o la duración restante.
    • Si ya has planificado tiempo para la misma tarea en otro día, esa cantidad de tiempo aparecerá entre paréntesis. En el siguiente ejemplo, la duración total de la tarea es de 10 horas, pero ya ha planificado dos horas en otro día (+08h00):

Nota: El Módulo de Planificación no es una agenda, por lo que no es posible visualizar a que hora exacta está planificada una tarea y sólo puedes ver su duración. Consulta el siguiente párrafo para obtener más información sobre el vínculo con el Módulo Agenda.


  • Si haces clic en los 3 puntos, tendrás tres opciones:
    • Modificar el tempo planificado: Ver arriba.
    • Ver los detalles de la tarea: Serás redirigido a la página de detalles de la tarea donde podrás modificarlos.
    • Eliminar el tiempo planificado: Al hacer clic en esta opción, se elimina el tiempo programado en la planificación, pero no la tarea e sí.

Nota: también puedes visualizar estas tres opciones haciendo clic con el botón derecho del ratón en una tarea de la planificación.



Para reprogramar una tarea y moverla a otro compañero u otro día, siempre puedes arrastrar y soltar la tarea a otra persona/otro día.


Las tareas, reuniones y llamadas adquieren un tono más claro si pertenecen al pasado.


Las tareas finalizadas se indican visualmente con una marca de verificación en la Planificación, tanto para las tareas pasadas como para las futuras.


Enlace con el Módulo Agenda

El Módulo de Planificación está estrechamente vinculado al Módulo Agenda, ya que las acciones que realizas en tu planificación se repercuten en tu agenda y viceversa:

  • Una vez que hayas planificado todas las tareas a tu gusto en tu planificación, corresponde a los miembros de tu equipo programar las tareas en su propia agenda. Las tareas no se programan en las agendas para un periodo de tiempo concreto, pero cuando vayan a sus calendarios, verán la cantidad de tareas planificadas por día en la parte superior. Las barras de disponibilidad por debajo de un día determinado se irán llenando a medida que tengan en cuenta todas las tareas, reuniones y llamadas previstas en la planificación. Lee más sobre las barras de capacidad aquí.

Al hacer clic en "x tarea", el usuario será redirigido a la vista del día, donde cada colaborador tiene la posibilidad de marcarlas inmediatamente o de hacer clic y arrastrarlas a la programación diaria para un periodo de tiempo específico.


  • Si programas una tarea en tu agenda o en la de tu compañero, también aparecerá automáticamente en la planificación. Y cuando amplíes la hora programada de una tarea en tu agenda, la hora programada de la tarea también se ampliará en la planificación.


  • Al navegar a la página de detalles de la tarea, puedes elegir planificar la tarea en tu planificación a través de Planificar en planificación o Programarla en tu agenda a través de Programar en la agenda

Nota: Como mencionado anteriormente, la programación de una tarea en el calendario también se muestra inmediatamente en la planificación. Sin embargo, planificar una tarea en la planificación no la programará en el calendario para una hora concreta.


  • Si trabajas con una integración externa para tu agenda, como Google Calendar o iCloud, los elementos también pueden copiarse en la planificación. De forma similar a lo que ocurre en tu agenda, las casillas aparecerán en gris en tu planificación con la etiqueta "ocupado". La hora programada de esta actividad también se incluirá en la barra de capacidad, por lo que afectará tu disponibilidad.
    • Para activar esta opción, dirígete a Parametrización > Planificación > Preferencias > Los eventos de la agenda provenientes de las integraciones afectan la planificación. Recuerda que se trata de un ajuste de configuración general que aplica por lo tanto a toda la cuenta; lo que significa que cuando ha sido activado la planificación de todos los usuarios de la cuenta se verá afectada por los elementos de su agenda provenientes de la integración.


Acceso a la Planificación

También puedes cambiar el acceso a la planificación para todos los usuarios:

  • Dirígete a Parametrización > Usuarios > tres puntos junto a cada usuario de tu cuenta.
  • Verás Planificación y Acceso. Además de desactivar el módulo completo, también puede limitar el acceso. Tienes 3 opciones:


Notas

  • Las llamadas programadas a través de la agenda son visibles en la planificación. La duración de una llamada es de 30 minutos por defecto.
  • Las reuniones programadas a través de la agenda también son visibles en la planificación. La duración de la reunión se tiene en cuenta y también se incluye en la barra total.
  • Si deseas reprogramar una llamada o una reunión, debes hacerlo a través de la agenda, ya que no es posible mover una llamada o una reunión a un día u hora diferentes a través del Módulo de Planificación.
  • El tiempo registrado no aparece en la tarjeta de planificación, y tampoco es posible registrar el tiempo en una tarea a través de la planificación.