Quando hai tante riunioni online con i tuoi clienti, colleghi e altri contatti, spesso ti ritrovi a caricare gli stessi documenti. Sarebbe molto utile preparare un modello per le sale riunioni che puoi usare ogni volta che hai una riunione online. In questo articolo, ti spieghiamo come farlo. Solo gli amministratori dei team possono creare questi modelli.

  • Creare un modello per sale riunioni
  • Modificare, copiare o eliminare un modello
  • Creare un modello basato su una sala riunioni già esistente
  • Creare una nuova sala riunioni basata su un modello
    • Creare una sala riunioni sulla dashboard o sulla pagina sala riunioni
    • Aggiungere il modello a un tipo di appuntamento (pianificazione)


1. Creare un modello per sale riunioni

Per creare un nuovo modello per sale riunioni vai su Sale Riunioni -> Modelli per sale riunioni oppure apri https://meeting.teamleader.eu/room-templates/ e clicca su Crea un nuovo modello sala.



Il modello sala riunioni ha lo stesso aspetto delle sale riunioni senza le opzioni di whitelabeling. Nel modello puoi:

  • aggiungere lavagne con appunti,

  • caricare file e immagini,

  • preparare note private,

  • cambiare le impostazioni di default per le sale riunioni e per la condivisione.


Non puoi organizzare una riunione nella finestra stessa del modello. Ecco perché tutte le altre opzioni (es. videocamera, condivisione schermo, registrazioni, ecc.) non sono utilizzabili e i non-amministratori non possono entrare nella sala.


Le modifiche ai modelli verranno salvate automaticamente. Per ritornare alla panoramica dei modelli, puoi cliccare sul tasto 'Torna alla panoramica dei modelli di riunione' nell'angolo in alto a destra della sala.



2. Modificare, duplicare o eliminare un modello

Nella pagina dei modelli per sale riunioni, puoi trovare una panoramica di tutti i modelli creati. Ci sono diverse opzioni nella panoramica. Puoi:

  • Modificare il modello cliccando sul nome dello stesso.

  • Modificare il nome del modello cliccando sull'icona a destra del nome. Dovrai passare con il cursore sopra la riga del modello per vedere l'icona.


Cliccando sui tre punti a destra (accanto a mostra dimensioni), avrai ulteriori opzioni. Puoi infatti:

  • Copiare l'ID del modello. Questo è solo per gli utenti API e richiede un abbonamento particolare. 

  • Duplicare il modello cliccando su Duplica.

  • Eliminare il modello cliccando su Elimina e confermando l'eliminazione dello stesso.



3. Creare un modello basato su una sala riunioni già esistente

Se hai una sala riunioni con dei documenti, note private e impostazioni che vorresti usare per le sessioni future, puoi salvarla come modello.


Segui questi passi per salvare la tua sala come modello:

  1. Apri le impostazioni della sala riunione

  2. Clicca su 'Salva come modello'

  3. Inserisci un nome per il modello

  4. Clicca su 'Salva come modello'


Il nuovo modello sarà visibile nella panoramica dei tuoi modelli per sale riunioni.

 


4. Creare una nuova sala riunioni basata su un modello

Ci sono 3 modi per creare una sala riunioni con un modello. Puoi crearne una a partire dalla dashboard, dalla pagina delle sale riunioni o aggiungere un modello a un tipo di appuntamento della tua pagina prenotazioni.


4.1 Creare una sala riunioni sulla dashboard o sulla pagina sala riunioni

Se hai creato uno, o più, modelli, potrai creare una sala dalla dashboard o dalla pagina sale riunioni e scegliere il modello su cui basarla.

  1. Clicca sul tasto azzurro 'Crea o unisciti a una sala riunioni' per aprire un pop-up. 

  2. Inserisci il nome della sala riunioni che vuoi creare, per esempio John-Doe.

  3. Clicca su 'Crea da modello' e seleziona un modello. Verrai così reindirizzato alla stanza.


4.2 Aggiungere il modello a un tipo di appuntamento (pianificazione)

Se i clienti prenotano una sessione con te dove viene auto-generata una sala riunioni online, non potrai aggiungere modelli nel modo mostrato sopra. Tuttavia, è possibile aggiungere un modello sala riunioni per tipo di appuntamento. Ogni appuntamento prenotato con quel tipo di appuntamento avrà i documenti e le impostazioni di quel modello.

  • Vai su Pianificazione > Tipi di appuntamento per creare o modificare un tipo di appuntamento.

  • Nelle impostazioni avanzate, puoi selezionare il modello per questo tipo di appuntamento.

  • Clicca su Salva

  • Se hai altre domande sui modelli per sale riunioni, contatta support.focus@teamleader.eu.