Als je vaak online afspraken hebt met klanten, collega's en andere connecties, upload je vaak dezelfde documenten. Daarom is het heel erg handig als je op voorhand een sjabloon kan instellen met enkele documenten en instellingen voor nieuwe meeting rooms. In dit helpartikel lees je hoe je dit kan instellen voor je team. Enkel teamadmins kunnen templates aanmaken.


1. Maak een sjabloon aan

Om een nieuw sjabloon aan te maken, ga je naar Vergaderruimtes > Sjablonen. Dan klik je op Sjabloon aanmaken.


De vergaderruimtesjablonen lijken net op een gewone vergaderruimte zonder white label opties. In zo'n template kan je:

  • whiteboards met notities toevoegen,

  • documenten en afbeeldingen uploaden,

  • privénotities voorbereiden,

  • de algemene- en deelinstellingen wijzigen.

In het sjabloon zelf kan je geen afspraak houden. Dat is ook de reden waarom andere instellingen (vb. camera, scherm delen, opnames, ..) niet bruikbaar zijn en niet-admins de ruimte niet kunnen betreden.


Wijzigingen in het sjabloon worden automatisch opgeslagen. Om naar het overzicht te gaan met sjablonen, klik je op Keer terug naar het sjabloonoverzicht rechts bovenaan de template.


2. Wijzig, dupliceer of verwijder een sjabloon

Op de pagina van de vergaderruimtesjablonen vind je een overzicht met alle sjablonen. In dit overzicht heb je verschillende opties. Je kan:

  • Het sjabloon aanpassen door op de naam van het sjabloon te klikken.

  • De naam van het sjabloon aanpassen door op het icoon naast de naam te klikken. Om dit icoon te zien, ga je met de muis over de rij van het sjabloon.

Aan de rechterkant zie je nog andere opties als je op de 3 puntjes klikt, daar kan je:

  • Het ID van het sjabloon kopiëren. Deze optie is echter momenteel niet bruikbaar in de Lead capture-Booster.

  • Het sjabloon dupliceren door te klikken op Dupliceren.

  • Het sjabloon verwijderen door te klikken op Verwijderen en nog eens te bevestigen.

3. Maak een sjabloon aan op basis van een bestaande vergaderruimte

Als je een vergaderruimte hebt met documenten, privénotities en instellingen die je graag wil gebruiken voor andere sessies, dan kan je die opslaan als sjabloon.

Volg deze stappen om de vergaderruimte op te slaan als sjabloon:

  1. Open de Instellingen 

  2. Klik op Opslaan als sjabloon

  3. Vul een naam in voor het sjabloon

  4. Klik op Opslaan als sjabloon

Het nieuwe sjabloon is zichtbaar in het overzicht met je vergaderruimtesjablonen.



4. Maak een nieuwe vergaderruimte aan op basis van een sjabloon

Er zijn 3 manieren om een vergaderruimte op basis van een sjabloon aan te maken. Je kan een vergaderruimte aanmaken in het dashboard, op de vergaderruimtepagina of een sjabloon toevoegen in een afspraaktype op je boekingspagina.

4.1 Maak een vergaderruimte aan in het dashboard of op de vergaderruimtepagina

Als je een of meerdere sjablonen hebt aangemaakt, dan kan je een vergaderruimte aanmaken in het dashboard of op de vergaderruimtepagina en het sjabloon selecteren dat je ervoor wil gebruiken.

  1. Klik op de knop 'Maak of neem deel aan een vergaderruimte', een pop-up zal openen.

  2. Typ de naam van de vergaderruimte in die je wil aanmaken, vb. Chris-thomas.


  3. Klik op 'Maak <name> van sjabloon...' en selecteer een sjabloon, daarna word je doorgestuurd naar de vergaderruimte.

4.2 Voeg het sjabloon toe aan een afspraaktype (afspraakplanning)

Als klanten een afspraak bij je inplannen, dan wordt er automatisch een vergaderruimte aangemaakt. Het is dan echter niet mogelijk om een sjabloon toe te voegen zoals in bovenstaand voorbeeld. Het is wel mogelijk om een sjabloon toe te voegen aan een afspraaktype. Elke ingeplande afspraak van dit type zal de documenten en instellingen van het sjabloon bevatten.

  • Ga naar Afspraakplanning > Afspraaktypes en maak of wijzig een afspraaktype.

  • In de 'Geavanceerde instellingen' kan je een sjabloon selecteren voor dit afspraaktype.

  • Klik op Opslaan.


Als je nog vragen hebt over vergaderruimtesjablonen, neem dan zeker contact op met support.focus@teamleader.eu.