Bei Online-Besprechungen mit Kunden, Kollegen und anderen Teilnehmern laden Sie oft dieselben Dokumente hoch. Daher ist es sehr nützlich, eine Vorlage für Besprechungsräume zu erstellen, die Sie für neue Besprechungsräume verwenden können. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie Vorlagen für Ihr Team erstellen können. Nur Teamadministratoren können Vorlagen erstellen.

1. Besprechungsraumvorlage erstellen

Um eine neue Besprechungsraumvorlage zu erstellen, gehen Sie zu Besprechungsräume -> Raumvorlagen oder öffnen Sie https://meeting.teamleader.eu/room-templates/ und klicken Sie Erstellen Sie eine neue Raumvorlage.

 

Die Vorlage für Besprechungsräume sieht genauso aus wie normale Besprechungsräume ohne die White-Label-Optionen. In der Vorlage können Sie:

  • Whiteboards mit Anmerkungen hinzufügen,
  • Dateien und Bilder hochladen,
  • private Notizen erstellen,
  • die Standardeinstellungen für Besprechungsräume und die Freigabeeinstellungen ändern.


Sie können eine Besprechung nicht im Vorlagenfenster selbst organisieren. Deshalb könne alle anderen Optionen (z. B. Kamera, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen usw.) nicht ausgewählt werden und Nicht-Admins können den Besprechungsraum nicht betreten.

 

Änderungen an den Vorlagen werden automatisch gespeichert. Um zur Übersicht der Vorlagen zurückzukehren, klicken Sie oben rechts auf "Zurück zur Übersicht der Besprechungsvorlagen".



2. Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen

Auf der Seite der Besprechungsraumvorlagen finden Sie eine Übersicht aller erstellten Vorlagen. In der Übersicht gibt es mehrere Optionen. Sie können die:

  • Vorlage bearbeiten, indem Sie auf den Namen der Vorlage klicken.
  • Namen der Vorlage bearbeiten, indem Sie auf das Symbol rechts vom Namen klicken. Sie müssen den Mauszeiger über die Vorlagenzeile bewegen, um das Symbol zu sehen.

 

Wenn Sie auf die drei Punkte rechts (neben der angezeigten Größe) klicken, haben Sie einige zusätzliche Optionen. Sie können die:

  • Vorlagen-ID kopieren.
  • Vorlage duplizieren, indem Sie auf Duplizieren klicken.
  • Vorlage löschen, indem Sie auf Löschen klicken und bestätigen.

     

3. Eine Vorlage von einem bestehenden Besprechungsraum erstellen

Wenn Sie einen Besprechungsraum mit einigen Dokumenten, privaten Notizen und Einstellungen haben, die Sie auch für andere Sitzungen verwenden möchten, können Sie ihn als Vorlage speichern.

 

Folgen Sie diese Schritte, um Ihren Besprechungsraum als Vorlage zu speichern:

  1. Öffnen Sie die Einstellungen des Besprechungsraums
  2. Klicken Sie 'Als Vorlage speichern'.
  3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein
  4. Klicken Sie 'Als Vorlage speichern'

 

Die neue Vorlage finden Sie nun in der Übersicht Ihrer Besprechungsraumvorlagen. 


4. Einen neuen Besprechungsraum von einer Vorlage erstellen

Es gibt 3 Möglichkeiten, einen Besprechungsraum mit einer Vorlage zu erstellen. Sie können einen Besprechungsraum im Dashboard oder auf der Seite für Besprechungsräume erstellen oder eine Vorlage zu einem Termintyp auf Ihrer Buchungsseite hinzufügen.

 

4.1 Besprechungsraum via Dashboard oder die Seite für Besprechungsräume erstellen

Wenn Sie eine oder mehrere Vorlagen erstellt haben, können Sie nun auf dem Dashboard oder der Seite für Besprechungsräume einen Besprechungsraum erstellen und die Vorlage auswählen, auf der dieser basieren soll. 

  1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Besprechungsraum erstellen oder Beitreten", dann wird eine Benachrichtigung angezeigt.
  2. Geben Sie den Namen des Besprechungsraums ein, den Sie erstellen möchten, z. B. John-Doe.
  3. Klicken Sie "<Name> aus Vorlage erstellen..." und wählen Sie eine Vorlage aus, nun werden Sie zum Besprechungsraum weitergeleitet.


4.2 Vorlage zu Termintypen hinzufügen (Terminplanung)

Wenn Kunden eine Sitzung bei Ihnen buchen, die automatisch ein Onlinebesprechungsraum generiert, können Sie keine Vorlagen auf dieselbe Weise wie oben beschrieben hinzufügen. Es ist jedoch möglich, eine Besprechungsraumvorlage pro Termintyp hinzuzufügen. Jede gebuchte Sitzung dieses Termintyps enthält dann die Dokumente und Einstellungen der Vorlage.

  • Gehen Sie zu Planung > Termintypen und erstellen oder bearbeiten Sie einen Termintyp.
  • Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen in den Details zum Termintyp 
  • Wählen Sie eine Vorlage für diesen Termintyp aus.
  • Klicken Sie Speichern Sie den Termintyp


Wenn Sie Fragen zu den Vorlagen für Besprechungsräume haben, zögern Sie nicht um support.focus@teamleader.eu zu kontaktieren.