Ben je actief als consultant in de legale of financiële sector? Blijf lezen als je wilt weten hoe Teamleader Focus je kan helpen. Dit artikel bevat tips, links en een mogelijke workflow. Dit zijn uiteraard slechts suggesties. Vind je niet meteen wat je zoekt? Bekijk dan zeker eens ons Supportcentrum of contacteer ons supportteam.

Dit zijn de modules die we overlopen:

• Bedrijven en contacten
• Lead capture-Booster
• Agenda en Timesheets
• Projecten
• Planning 
• Facturen

Bedrijven en contacten

Op elke bedrijfs- en contactpagina in je CRM vind je alle informatie terug over klanten, leads en andere contacten:

• Contactinformatie
• Aanvullende informatie (custom fields voor speciale behoeften, omvang klant, etc.)
• Geregistreerde activiteit
• Getrackte mails
• Informatie over deals
  
  

Pro-tip: collega's betrekken

Als je vragen hebt voor een collega over een klant, kan je deze op de contactpagina aanspreken door het @-teken te gebruiken. Je kan de naam van één van je collega's selecteren, die een melding met je bericht zal ontvangen.

Documenten

Je kan bestanden (contracten, juridische informatie, DPA's enz...) uploaden naar de pagina's van al je contacten of bedrijven. Doe dit via de 'Bestanden' widget rechtsonder op de pagina. Synchroniseer documenten met je Dropbox-teamaccount om bestanden te delen met je collega's.

Lead capture-Booster

Een bedrijf runnen zonder online vergaderingen is in deze tijd moeilijk voor te stellen. Daarom hebben we onze Lead capture-Booster in Teamleader Focus. Ontmoet en praat met je klanten online, en laat ze afspraken met jou inboeken. En dit allemaal bovenop alle andere functionaliteiten die onze tool al biedt! Lees hier alles over wat de Lead capture-Booster is en hoe je deze activeert.

Agenda en Timesheets

Je agenda zorgt er natuurlijk voor dat je afspraken, calls & taken kan toevoegen, en laat je weten welke afspraken en taken je al hebt ingepland. 

Agenda-integratie

Voor je met Teamleader Focus begon, gebruikte je waarschijnlijk al een externe agenda als Google Calendar, Outlook of iCloud. Integreer deze zeker met Teamleader Focus! Items die je plant in zowel Teamleader Focus als de externe agenda, zullen onderling gesynchroniseerd worden zodat je nooit meer een afspraak hoeft te missen.

Timesheets exporteren

(functionaliteit niet beschikbaar in ons oud GO-pakket)

In Teamleader Focus kan je ook tijd registreren. Nadat je planning ingevuld is, de taken volbracht en de afspraken achter de rug, kan je doorklikken op het item en dit voltooien met de gespendeerde tijd. Dit item zal vervolgens in je Timesheetsmodule terechtkomen, het overzicht van alle tijdregistratie.

Indien nodig kan je de timesheets van jezelf of van je collega's exporteren naar Excel om zo een totaalbeeld te krijgen van waaraan ze werken en hoe lang. Lees dit artikel om hierover meer te weten te komen.

Vervolgens zal je te weten komen hoe deze taken en afspraken gerelateerd zijn aan de projecten in Teamleader Focus.

Projecten

Werkoverzicht

De projectmodule is de module die je uiteindelijk het meest zal gebruiken, aangezien je waarschijnlijk een langdurige dienst levert aan je klanten. Een project kan worden gecreëerd wanneer je een langdurige samenwerking aangaat met een klant, die bv. een gelaagde opzet vereist van de taken die je voor hen uitvoert en waarbij meerdere collega's betrokken zijn. Groepen plannen helpt je om het project op te delen in verschillende onderdelen. Daaronder kan je taken, materialen en afspraken toevoegen en toewijzen aan collega's. Op deze manier moet het altijd duidelijk zijn waar door wie op welk moment aan gewerkt wordt. Als alle taken en afspraken zijn afgerond, zorg er dan voor dat je het project afsluit.  

Pro-tip: een project dupliceren

Als je projecten een herhalende structuur hebben, kan je werken met projectduplicatie om te vermijden dat je steeds opnieuw dezelfde groepen en taken moet aanmaken.

Projectinfo

In een project voorziet de projectinfo je van: 

• Een overzicht van het verbruikte budget (de hoeveelheid factureerbare uren en materialen). Budgetbeheer op projecten is een manier om het vooraf bepaalde budget bij te houden dat jij en je klant zijn overeengekomen. Door resources toe te wijzen en tijd in te schatten voor factureerbare taken, materialen en afspraken, weet je of je het budget overschrijdt.
• Marge: Hou je kosten en potentiële inkomsten bij via de margefunctie in elk project. Bekijk je kosten, zodat je kan bijsturen waar nodig.

Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben.

Gebruikerstoegang tot projecten

Het is mogelijk dat niet alle gebruikers van Teamleader Focus in jouw account dezelfde toegangsrechten tot projecten nodig hebben. Je kan kiezen welk type toegang je elke gebruiker wil geven tot projecten.

Planning

Zodra je het project hebt gemaakt met alle taken die moeten worden uitgevoerd, is het tijd om ze te gaan plannen.

Teamleader Focus biedt een aparte module waarin je makkelijk taken kan toewijzen aan je teamleden in een handig overzicht. Ontdek er hier alles over.

Facturatie

(niet beschikbaar in ons SMART-pakket)

Idealiter wil je een project na afloop factureren aan je klant. Hier heb je twee opties:

• factureer het oorspronkelijke budget dat je hebt opgegeven bij het aanmaken van het project
• factureer de tijd die je aan het project hebt besteed (dit is de geregistreerde tijd waarin je die taken en afspraken hebt voltooid) samen met de materialen

Zodra het project klaar is, kan je een voorlopige factuur aanmaken zodat je alle details nog eens kan bekijken. Daarna hoef je hem alleen nog maar te boeken en naar de klant te sturen!

Pro-tip: De financiële forecast
Gebruikers van onze BOOST- of FLOW-pakketten kunnen ook een kijkje nemen in de financiële forecast om hun facturen te beheren. De financiële forecast laat je voor de huidige maand en de komende 2 maanden zien hoeveel geld er zal binnenkomen. Lees er hier alles over.

Heb jij nog tips die je zou willen delen met ons? Stuur ze gerust door naar ons support team!