Lista di controllo per l'ottimizzazione dei nuovi progetti
La migrazione ai nuovi progetti è molto più che un semplice clic su un pulsante. Assicurati di essere pronto per il passaggio. La lista di controllo che segue ti aiuterà a iniziare i nuovi progetti ben preparato.
Ci sono tre fasi da considerare:
Prima della migrazione
Dopo la migrazione
Casi d'uso specifici
1. Prima della migrazione
Oggetto
Spiegazione
Generali
Nomina un "migration coach" per raccogliere e rispondere alle domande. Questa persona è anche responsabile dell'impostazione/revisione del flusso di lavoro.
Come utilizzate attualmente i progetti? Quali sono gli attuali processi interni?
Testa in anticipo il nuovo flusso di lavoro creando un account di prova. Per attivare questo account è necessario un indirizzo e-mail diverso da quello attuale.
Crea un progetto campione nel vecchio modulo dei progetti. Visualizzalo nei nuovi progetti attivando il cursore. Se attivi il cursore, non stai ancora effettuando la migrazione ai nuovi progetti. Dopo la migrazione, questo "progetto ideale" sarà un progetto campione facile da modificare e da usare come "manichino".
Assicurati che i progetti attivi siano aggiornati: in questo modo avrai più tempo per applicare il nuovo flusso di lavoro dopo la migrazione.
Documenta il tuo nuovo processo: Usa questo documento come guida al tuo flusso di lavoro aggiornato. Per ogni sezione, discuteremo le innovazioni più importanti.
Comunicare quando entrerà in vigore il nuovo modo di lavorare
Impostazioni del progetto
Definisci le preferenze: Hai bisogno di campi che ti permettano di definire il tuo obiettivo per il budget costi? Per il budget delle ore?
Preferenze per il metodo di fatturazione: Determina un metodo di fatturazione predefinito per l'intero conto e quali metodi di fatturazione sono selezionabili.
Assegna uno stato (da fare/in attesa/in corso/completato) a ogni linea di progetto
Filtrare la vista in base al tipo di linea di progetto (task, materiale, incontro), allo stato e/o al dipendente
Assegnare più utenti a una singola task di un progetto.
Le fasi ora si chiamano gruppi
Task, materiali e incontri (segnaposto) possono essere aggiunti separatamente dai gruppi.
Determina quali informazioni sono importanti per te in questa panoramica selezionando le colonne che ti interessano (tramite la ruota dentata in alto a destra delle righe del progetto).
Se hai dei modelli di progetto nel tuo account, i progetti su cui si basano saranno migrati, ma perderanno il loro status di modelli.
Prima della migrazione, aggiungi “Modello” al titolo dei progetti che attualmente sono modelli, in modo da poterli ritrovare facilmente in seguito.
Dopo la migrazione, potrai segnare manualmente questi progetti come modelli.
Segmenti
Nella vista elenco della panoramica dei progetti, i segmenti sono stati sostituiti da filtri.
Hai dei segmenti che utilizzavi regolarmente? Controlla nel tuo account di prova come ottenere lo stesso risultato, eventualmente in combinazione con le nuove colonne (tramite la ruota dentata in basso a destra dell'elenco).
Assicurati anche di dare un'occhiata alle nuove Statistiche: è probabile che tu possa accedere al rapporto che desideri anche lì.
Aggiorna i tuoi progetti in base al progetto ideale che hai creato.
Rivedi i progetti attivi e aggiorna le novità:
Intestazione del progetto
Metodo di fatturazione del progetto
Metodo di fatturazione linee di progetto
Suddivisione del lavoro
Stato dei task aperti
Partecipanti
Visualizzazione delle colonne
Visualizzazione a elenco della panoramica del progetto: quali colonne vuoi visualizzare?
3. Casi d'uso specifici
Oggetto
Spiegazione
Aggiungi una gestione del tempo separata a progetti già esistenti, senza task esistenti
Hai aggiunto la gestione del tempo a una fase nei vecchi progetti?
Dopo la migrazione, questo verrà convertito in:
'Un task del progetto per fase che copre il tempo registrato'.
Nome del task: 'Registrazione del tempo: xxx'.
Nei segnatempo, le registrazioni del tempo separate sono ancora consultabili. Quindi non sono scomparse, ma nel progetto sono solo raggruppate per fase.
Per registrare il tempo su un progetto, ora hai bisogno di un task. I task possono essere preparati in anticipo nel progetto, con l'assegnazione dei dipendenti. Ogni dipendente può aggiungere i propri task al progetto.
Se a questi task viene assegnato anche un tempo stimato, sarà vantaggioso utilizzare anche la pianificazione della capacità.
Se non è necessario preparare i task in anticipo in un progetto, ogni dipendente può anche aggiungerli da solo.
Inoltre, ora puoi creare task per il progetto anche durante la gestione del tempo. Questo può essere fatto tramite:
il segno + < Gestione del tempo
segnatempo < Aggiungi segnatempo multipli
Fattura d'acconto in un progetto
Progetti a prezzo fisso:
Quando crei una fattura basata su linee di progetto, puoi fatturare anche se il lavoro non è ancora stato eseguito.
Se vuoi fatturare gruppi o linee di progetto con un prezzo fisso, puoi scegliere di addebitare una percentuale dell'importo totale.
Progetti con tempo e materiali:
Contattaci e saremo lieti di aiutarti a capire come gestire questo aspetto nel tuo specifico flusso di lavoro.
Quando si aggiunge un segnatempo su un task di un progetto, esso non apparirà più nel Modulo Fatture > Fattura tempo non fatturato, come accadeva in passato. Per assicurarti che i task di un progetto siano inclusi nella fattura cumulativa, puoi:
Accedi al progetto e apri la scheda Fatture. Fai clic su Aggiungi fattura e seleziona "Crea fattura dalle righe del progetto". È possibile segmentare per data e quindi fatturare in blocco tutte le linee di progetto desiderate, compresi i task con segnatempo vincolato.
Il secondo modo per assicurarti di fatturare i task di un progetto con dei segnatempo è la panoramica del progetto. Seleziona i progetti che vuoi fatturare in blocco e poi clicca su "Fattura X progetti". Infine, cliccate su "crea X fatture".
Utilizza i segmenti per avere una panoramica migliore del progetto che vuoi fatturare. Attiva il filtro "Fatturabile" per vedere tutti i progetti che possono essere fatturati e combina il filtro con altri segmenti, come quello dello Stato. Inoltre, inserisci il nome del cliente nella barra di ricerca per visualizzare soltanto i risultati relativi a quel cliente in particolare.
Collega un ticket a un progetto
Non è più possibile collegare un ticket a un progetto. Ora è possibile aggiungere un task di progetto al ticket:
Il task verrà aggiunto come linea di progetto nel progetto.
In questo modo, il task può anche essere fatturato dal progetto.
Il link al ticket è visibile nei dettagli del task. Se vuoi che questo collegamento sia visibile anche a livello di progetto, è meglio fare riferimento a "ticket" nel titolo del task.