In questo articolo ti mostreremo come usare Teamleader Focus nel miglior modo possibile come manager. Analizzeremo alcuni utili strumenti e suggerimenti che ti aiuteranno a rimanere al passo con i risultati del tuo team.

I moduli di cui avrai principalmente bisogno sono:

• Calendario e Segnatempo
• Opportunità
• Progetti
• Pianificazione
• Fatture
• Casella di posta condivisa
• Statistiche

Nota: supponiamo che tu sia un amministratore del tuo account Teamleader Focus, poiché è necessario per alcune funzionalità di cui parleremo.

Calendario e Segnatempo:

Calendario

Navigando in Calendario, avrai accesso ai calendari di tutto il tuo team. Basta selezionare un nome nell'elenco a discesa sul lato destro.

Visione generale del team

Se fai clic su "Team", verrà visualizzata una vista settimanale delle agende dei membri del team. Cliccando sul cestino vicino al loro nome è possibile eliminare i colleghi dalla vista e tramite il segno più è possibile aggiungerne di nuovi. Ora, hai la vista di tutte le agende che ti servono per vedere chi è disponibile quando. Pratico se hai bisogno di pianificare task o incontri nelle loro agende!

A proposito, questa vista rimane per l'intera sessione d'accesso a Teamleader Focus, quindi non è necessario scegliere gli stessi colleghi più e più volte. Le impostazioni predefinite vengono ripristinate solo quando si disconnette e si accede nuovamente.

Segnatempo

Tutti i task, gli incontri e le chiamate per i quali hai registrato un segnatempo, riappariranno nel modulo Segnatempo. Puoi controllare i tuoi tempi di lavorazione, o quelli dei tuoi colleghi, cambiando i nomi sul menu a tendina sul lato destro.

L'obiettivo di dare un'occhiata a questi segnatempo è quello di essere in grado di sapere quello che ognuno dei tuoi dipendenti e te stesso ha fatto giorno dopo giorno.

È inoltre possibile esportare queste informazioni in Excel per ulteriori ricerche. Ad esempio, se si desidera scoprire quanto tempo è stato impiegato lavorando su un tipo di lavoro specifico. Nel file di esportazione, puoi semplicemente ordinare le righe in base alla colonna "Tipo".

Opportunità: 

Un'opportunità dovrebbe essere creata non appena si presenta l'occasione di vendere i tuoi prodotti o servizi a un cliente.

Segmenti

Se i tuoi preventivi sono rifiutati, accettati o ancora in corso, li troverai tutti nel modulo Opportunità. Puoi filtrare i risultati in base alla Pipeline, oppure puoi lavorare con dei segmenti per restringere le informazioni che vuoi ottenere. Per impostazione predefinita, avrai già un filtro per fase dell'opportunità, ma nella vista dell'elenco puoi anche creare dei segmenti personalizzati basati su un utente specifico, un periodo di tempo o qualsiasi altro campo a livello di affare.
Una volta selezionato un segmento, vedrai il numero di opportunità all'interno di quel segmento e il suo valore monetario in basso alla selezione. Questo è un ottimo modo per per controllare la situazione ogni mattina o poco prima di tornare a casa la sera. Così avrai più tempo per altre cose! Hai mai pensato di espandere i tuoi hobby? Ora potresti avere molto più tempo a disposizione.

Colonne

Nella panoramica delle opportunità, puoi anche selezionare le colonne che desideri visualizzare, in modo che le informazioni pertinenti per la tua azienda catturino l'attenzione al primo sguardo. Per farlo, clicca sulla rotellina in basso a destra. È possibile selezionare fino a 10 colonne.

Progetti: 

Creare un progetto in Teamleader Focus ti aiuta a definire una struttura di gruppi, task, materiali e incontri. Come per le opportunità, puoi selezionare le tue colonne preferite per la pagina di panoramica dei progetti.

Suddivisione del lavoro

La suddivisione del lavoro dei progetti permette di fare stime chiare del lavoro necessario e permette di tenere i progetti perfettamente sotto controllo. Leggi qui tutte le informazioni sull'aggiunta di un progetto e sulla suddivisione del lavoro.

Esportazione del segnatempo

Hai anche la possibilità di esportare un segnatempo del tuo progetto, ad esempio se vuoi inviare ai tuoi clienti un aggiornamento sulla gestione del tempo di un progetto senza creare prima una fattura. Oppure seleziona questa opzione per avere una panoramica interna del tempo già impiegato.

Per esportare il report:

1. Clicca sul tuo progetto 
2. Clicca sui tre punti nell'intestazione del progetto > Esporta segnatempo.
3. Hai la possibilità di selezionare la lingua e di scegliere se esportare in Excel o PDF.

La vista Kanban

La vista Kanban di un progetto si concentra sullo stato dei task e dei materiali del progetto, consentendoti di vedere lo stato di questi elementi a colpo d'occhio e di determinare quali task devono essere presi in considerazione per primi.

Dettagli progetto

In un progetto le informazioni sul progetto ti offrono:

• Una panoramica del budget speso (la quantità di ore e materiali fatturabili). La gestione del budget ti consente di monitorare il budget predeterminato che hai concordato con il tuo cliente. Allocando le risorse e stimando i tempi delle task fatturabili, dei materiali e degli incontri, saprai se stai sforando il budget.
• Margine: Tieni traccia dei costi e dei potenziali ricavi grazie alla funzione Margine di ogni progetto. Dai un'occhiata ai tuoi costi, in modo da poterli modificare dove necessario.

La Timeline dei progetti

Dalla panoramica dell'elenco dei progetti, puoi facilmente passare alla timeline dei progetti. La timeline dei progetti ti fornisce una panoramica visiva di tutti i tuoi progetti. Ti permette di valutare continuamente quanto è occupato il tuo business e ti mostra quali progetti hanno bisogno della tua attenzione.

Pianificazione

L'utilizzo del modulo Pianificazione è la chiave per una gestione ottimizzata. Leggi in questo articolo come questo modulo ottimizza la pianificazione, massimizza l'uso delle risorse e ti aiuta a pianificare il futuro. Con la Pianificazione, il coordinamento diventa molto semplice, assicurando che il tempo del tuo team sia utilizzato in modo efficiente e che i task siano ben organizzati e adattabili.

Fatture: 

(Questa funzionalità non è disponibile nel nostro pacchetto SMART)

Vediamo come tenere traccia del tuo flusso di cassa.

Come probabilmente hai già capito, la creazione di segmenti e disposizione personalizzata delle colonne è disponibile anche in questo modulo. Inoltre, se vai alla panoramica delle fatture, vedrai un piccolo widget chiamato "Mini stats" nell'angolo in basso a destra. Questo widget ti offre alcune informazioni rapide e se fai clic su quel cartello PDF, puoi persino scaricare un rapporto sulle fatture.

Tornando alla panoramica delle fatture, è anche possibile esportare le fatture in un foglio Excel.

Un altro modo per tener traccia del flusso di cassa è la nostra previsione finanziaria che ti permette di visualizzare per il mese in corso ed i prossimi due mesi quanti soldi arriveranno. Clicca qui per saperne di più.

Il nostro consiglio: calcola la merce venduta

Se hai bisogno di una panoramica di quanti prodotti o servizi sono stati venduti, puoi esportare le fatture (o solo un segmento, se vuoi calcolare per un certo periodo di tempo) e scegliere "Crea nuovo modello". Avrai la possibilità di aggiungere colonne relative al contenuto delle tue fatture. I più importanti qui sono "Nome elemento" e "Quantità elementi". Ordina le tue righe in Excel con la colonna "Nome oggetto" e poi calcola il numero totale in base a "Quantità di articoli". Questo ti farà sapere quanto è stato venduto di un prodotto.

Casella di posta condivisa:

(Funzionalità disponibile nel nostro pacchetto Boost e nel Booster Casella di Posta condivisa)

La Casella di posta condivisa funziona in modo simile agli altri moduli. Puoi creare segmenti sui ticket per vedere rapidamente quali sono i ticket arrivati oggi, ad esempio, e scoprire quanto velocemente il tuo team di supporto aiuta i tuoi clienti.

È inoltre possibile aggiungere le colonne "Data creata" e "Ultimo messaggio" alla panoramica in modo che sia possibile vedere rispettivamente quando sono stati creati i ticket e per quanto tempo il cliente è stato in attesa di una risposta.

Come ultima raccomandazione, puoi anche aggiungere stati aggiuntivi a quelli di default come nuovo, aperto, chiuso, in modo da poter sintonizzare questo modulo al tuo flusso di lavoro.

Statistiche:

Il modulo Statistiche ti dà molte informazioni su tutti i tuoi moduli. Ti mostreremo le statistiche più importanti da tenere d'occhio:

Pipeline

Andando su Statistiche > Pipeline ti offre una visione generale del tuo flusso di cassa per le prossime settimane. Questo mostra il valore totale delle fatture che si prevede di pagare nelle prossime settimane sulla base dei preventivi accettati e delle fatture non pagate.

Statistiche delle Opportunità

Se vai su Statistiche > Opportunità, puoi trovare molte informazioni su tutte le tue opportunità: rapporto funnel, distribuzione per fase, durata dello stato ecc. Puoi applicare segmenti a ciascuna di queste statistiche e filtrare anche per pipeline. Clicca sul link qui sopra per una spiegazione più dettagliata.

Statistiche delle Fatture

Andando su Statistiche > Fatture, trovi una visione generale sulla tua fatturazione. Puoi vedere, la tua fatturazione per sezione, l'importo delle fatture pagate, d quelle non ancora pagate e di quelle in ritardo. Puoi anche filtrare per data e per cliente.

Statistiche sul segnatempo

Questa parte del modulo Statistiche fornisce informazioni su quanto tempo viene speso dagli utenti, in relazione a diversi clienti, team e tipi di task. Inoltre, ottieni una vista delle chiamate che sono state effettuate dai tuoi collaboratori. È possibile controllare i risultati delle chiamate e ottenere un elenco di tutte le chiamate effettuate in un intervallo di tempo specifico.

Se desideri ottenere un rapporto più completo su questo argomento, puoi sempre combinarlo con l'esportazione del segnatempo come menzionato in precedenza in questo articolo.

Statistiche sui Tickets

Le statistiche sul modulo Tickets ti consentiranno di sapere quanti ticket vengono aperti e chiusi in un determinato intervallo di tempo, il tempo medio di risposta, quando sono le ore di punta o le performance migliori dei tuoi collaboratori.

Obiettivi

All'interno delle Statistiche hai anche la possibilità di aggiungere degli obiettivi. Questi possono essere creati per diversi moduli (Opportunità, Fatture, Segnatempo, ecc ...).

Queste impostazioni sono uno strumento molto utile per definire gli obiettivi per i dipendenti e per seguirli facilmente. Questi obiettivi possono costituire una base per i colloqui di feedback e possono anche fungere da incentivo per le proprie prestazioni e quelle dei dipendenti. Come utente amministratore, puoi scegliere se gli utenti non amministratori possono vedere gli obiettivi o meno.


Hai qualche consiglio che vorresti condividere con noi? Sentiti libero di contattare il nostro team di supporto.