Vous travaillez en tant que conseiller juridique ou financier ? Voici comment Teamleader Focus peut vous aider. Cet article vous offre des conseils, des liens utiles et un flux de travail type. Vous n'avez pas pu trouver les réponses dont vous aviez besoin ? Vous pouvez chercher dans notre centre d'aide ou contacter notre équipe de support.

Jetons un œil aux modules pertinents :

• Entreprises et contacts
• Le Booster Capture de Leads
• Agenda et suivi du temps
• Projets
• Planification
• Factures

Entreprises et contacts

Sur la page d'une entreprise ou d'un contact, vous trouvez toutes les informations liées au client :

• Infos du contact

• Des infos supplémentaires comme, par exemple, des champs personnalisés concernant des besoins particuliers, la taille de l'entreprise, etc.

• Activités enregistrées
• Les mails entrants et sortants
• Infos sur les opportunités 

Truc de pro: impliquez vos collègues

Si vous désirez envoyer une notification à un collègue, ou lui poser une question, vous pouvez insérer un '@' dans les notes en bas de la page. Il vous sera ensuite possible de sélectionner le nom d'un de vos collègues, qui recevra une notification de votre message. 

Documents

Des documents (ex. un contrat, des infos juridiques, un DPA, etc.) peuvent être ajoutés à la page d'un contact ou d'une entreprise. En bas à droite, vous accédez aux 'Fichiers'. L'intégration Dropbox vous permet de synchroniser les fichiers entre Teamleader Focus et votre compte d'équipe Dropbox dans les deux sens. 

Le Booster Capture de Leads

À notre époque actuelle, il est difficile d'imaginer la gestion d'une entreprise sans réunions en ligne. C'est pourquoi Teamleader Focus a développé le Booster Capture de Leads. Planifiez, rencontrez et interagissez avec vos clients en ligne, en plus de toutes les autres fonctionnalités déjà offertes par notre outil. Découvrez tout sur le Booster et comment l'activer.

Agenda et suivi du temps

Votre agenda donne la possibilité d'ajouter des tâches, des appels et des réunions, et vous montre les réunions et tâches déjà planifiées.

Intégration calendrier

Pour une planification impeccable, on vous offre la possibilité d'associer votre calendrier existant (dans Google Calendar, Outlook ou iCloud) à l'agenda de Teamleader Focus. L'intégration assure que la synchronisation se fait toujours dans les deux sens. Il vous sera quasi impossible de rater un rendez-vous.

Export suivi du temps

(fonctionnalité non disponible dans notre ancien forfait GO)

Dans Teamleader Focus, vous pouvez aussi suivre le temps. Après avoir finalisé votre emploi du temps et terminé un item, vous pouvez simplement cliquer dessus depuis le calendrier et le marquer comme "terminé". 

Si vous le souhaitez, vous savez aussi faire un export de tout le temps suivi dans le module du suivi du temps pour voir un aperçu des heures travaillées par vos collègues ou par vous-même. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Plus loin, vous découvrez comment ces tâches et réunions sont liées aux projets dans Teamleader Focus. 

Projets  

Répartition du projet

Le module de projet est celui que vous utiliserez le plus, car vous fournissez probablement un service à long terme à vos clients. Un projet peut être créé lorsque vous vous engagez dans une relation à long terme avec un client qui nécessite une organisation en plusieurs niveaux des tâches que vous effectuez pour lui et qui implique plusieurs collègues. En planifiant des groupes, vous aideront à diviser le projet en différentes parties. Dans ces groupes, vous pouvez ajouter des tâches, des documents et des réunions et les assigner à des collègues. De cette manière, vous saurez toujours clairement ce sur quoi travaille qui et quand. Lorsque toutes les tâches et réunions sont terminées, veillez à clôturer le projet.  

Conseil de pro : dupliquer un projet

Si vos projets ont une structure récurrente, vous pouvez utiliser la duplication de projet pour éviter de devoir créer les mêmes groupes et les mêmes tâches à plusieurs reprises.

Infos sur le projet

Dans un projet, l'information sur le projet vous donne : 

• Une vue d'ensemble du budget dépensé (le nombre d'heures facturables et les matériaux). La gestion budgétaire des projets est un moyen de suivre le budget prédéterminé dont vous et votre client avez convenu. En allouant des ressources et en estimant le temps consacré aux tâches facturables, aux matériaux et aux rendez-vous, vous saurez si vous dépassez votre budget.
• Marge : Gardez la trace de vos coûts et de vos revenus potentiels grâce à la fonction Marge dans chaque projet. Examinez vos coûts afin d'apporter les ajustements nécessaires.

La ligne de temps dans les projets

À partir de la liste des projets, vous pouvez facilement passer à la ligne de temps des projets. Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble de la ligne du temps de tous vos projets. Il vous permet d'évaluer en permanence le degré d'occupation de votre entreprise et vous indique les projets qui requièrent votre attention.

Accès de l'utilisateur aux projets

Il est possible que tous les utilisateurs Teamleader Focus de votre compte ne doivent pas avoir les mêmes droits d'accès aux projets. Vous pouvez choisir le type d'accès que vous voulez donner à chaque utilisateur aux projets.

Planification

Une fois que vous avez créé le projet avec toutes les tâches à accomplir, il est temps de commencer à les planifier. Teamleader Focus propose un module séparé qui vous permet d'attribuer facilement des tâches aux membres de votre équipe dans une vue d'ensemble pratique. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Factures:

(non disponible dans notre forfait SMART)

Après avoir porté le projet à terme, vous procédez à la facture. Vous disposez de deux options:

• facturer le budget initial que vous avez renseigné lors de la création du projet
• facturer le temps que vous avez passé sur le projet (il s'agit de l'heure à laquelle vous avez terminé les tâches et les rendez-vous) ainsi que les matériaux.

Une fois que c'est fait, une facture provisoire est créée afin que vous puissiez encore vérifier tous les détails. Il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer et à l'envoyer au client !

Astuce : les prévisions financières 

Les utilisateurs de notre forfait BOOST et FLOW peuvent également utiliser les prévisions financières pour gérer leurs factures. Les prévisions financières vous permettent de voir pour le mois en cours et les deux mois à venir combien d'argent rentrera. Lisez-en plus ici.

Quel est votre meilleur conseil pour travailler avec Teamleader Focus ? N'hésitez pas à nous le faire savoir.