• Designa un ‘coach para la migración’ que recoja y responda a las preguntas.
• Esa persona también será responsable de establecer/revisar el flujo de trabajo.
• ¿Cómo utilizas actualmente los proyectos? ¿Cuáles son los procesos internos actuales?
• Prueba tu nuevo flujo de trabajo por adelantado creando una cuenta de prueba. Para activar esta cuenta necesitarás una dirección de correo electrónico distinta de la que utiliza actualmente para acceder a Teamleader.
• Crea un proyecto de muestra en el módulo de proyectos antiguo.
• Visualízalo en los nuevos proyectos activando el control deslizante. Si activas el control deslizante, aún no estás migrando a los nuevos proyectos. Tras la migración, este "proyecto ideal" será un proyecto de muestra fácil de modificar y utilizar como "ficticio".
• Asegúrate de que tus proyectos activos estén actualizados, de esta manera tendrás más tiempo para aplicar tu nuevo flujo de trabajo después de la migración.
• Documenta el nuevo proceso:
• Utiliza este documento como guía para tu flujo de trabajo actualizado. En cada sección trataremos las innovaciones más importantes.
• ¿Eres un administrador?
  • Asegúrate entonces de ver este vídeo.
• Ofrece formación a tus compañeros para que puedan empezar a trabajar con el nuevo modulo de proyectos sin tropiezos.
  • Lee todo al respecto en nuestro Centro de Soporte:
    • Versión anterior módulo de proyectos vs. nueva funcionalidad de proyectos
    • Cómo: Crear un proyecto en Teamleader Focus
    • Video: Proyectos en Teamleader Focus
    • FAQ proyectos
    • Vídeos de formación
  • Comunica internamente cuando se implementará el nuevo flujo de trabajo

• Define las preferencias: ¿Necesitas los campos relativos a la fijación de tu propia cifra objetivo para el presupuesto de costes y para el presupuesto de tiempo?
• Preferencias del método de facturación: Establece el método de facturación predeterminado para toda la cuenta y qué métodos de facturación son elegibles.

• Duplica líneas de proyecto, grupos o el proyecto entero.
• Asigna un estado (pendiente/en espera/ en progreso/ finalizado) a cada línea del proyecto.
• Filtra la vista en función del tipo de línea de proyecto (tarea, material, reunión), estado y/o usuario
• Asigna varios usuarios a una misma tarea del proyecto
• Las fases ahora se denominan grupos
• Las tareas, materiales y reuniones (marcadores de posición) pueden añadirse por separado de los grupos.
• Determina qué información es importante para ti en esta vista general seleccionando las columnas que consideras relevantes (mediante la rueda dentada situada en la parte superior derecha de las líneas del proyecto)

Cómo: Crear un proyecto en Teamleader Focus

Cómo: Métodos de facturación en proyectos

• Define qué campos deseas visualizar en la cabecera del proyecto, incluyendo los campos personalizados
• Establece el método de facturación del proyecto a través de la cabecera
  • Puedes variar esto en cada línea del proyecto (tareas, reuniones, materiales, grupos).

TIP:  El seguimiento temporal siempre está siempre vinculado a una tarea o a una reunión.

TIP2: Desde la planificación, también puedes introducir inmediatamente hojas de horas precumplimentadas para cada semana. Más detalles en este enlace: Cómo: Convertir tu planificación en hojas de tiempo en Teamleader Focus

Cómo: Convertir una oportunidad o un presupuesto en un proyecto

TIP: Convertir uno o más presupuestos existentes en un nuevo proyecto. 

• Usa los filtros inteligentes: estado/vencido/excede el presupuesto/facturable
• TIP: Factura los proyectos facturables en bloque (filtro facturable + selección en bloque)

• Antes de la migración, añade "Plantilla" al título de los proyectos que actualmente son plantillas, para poder encontrarlos fácilmente después.
• Tras la migración, puedes marcar manualmente estos proyectos como plantillas.

En la vista de general de lista de los proyectos, los filtros anteriores se han sustituido con nuevos filtros.
 

¿Tenías filtros que utilizabas regularmente? Verifica en tu cuenta de prueba cómo obtener el mismo resultado, posiblemente en combinación con las nuevas columnas (usa la rueda dentada situada en la parte inferior derecha de la lista).
 

Asegúrate también de echarle un vistazo al nuevo módulo de Estadísticas; pues es muy probable que allí puedas obtener el informe con los datos que deseas.

Para mayores detalles consulta estos enlaces:

Cómo: La vista general de proyectos en Teamleader Focus

Cómo: Estadísticas en Teamleader Focus

¿Has añadido seguimiento temporal a una fase en el viejo módulo de proyectos? 

Después de la migración esto se convertirá en: 

• Por fase con tiempo registrado: una tarea separada que agrupe el tiempo registrado con el mismo tipo de trabajo y cliente.
• Nombre de la tarea: registro de tiempo - fase - tipo de trabajo: xxx'.
• Así que si tenías múltiples registros de tiempo en una fase, con múltiples tipos de trabajo o clientes, tendrás varias tareas después de la migración para esos registros de tiempo. Se agruparán por tipo de trabajo y cliente.
• En las hojas de tiempo, el seguimiento temporal "suelto", sigue siendo consultable. Así que no ha desaparecido, simplemente están agrupados por fase en el proyecto.

Para registrar el tiempo en un proyecto, ahora se necesita una tarea. Las tareas se pueden preparar de antemano en el proyecto, con asignación de los usuarios responsables. Cada usuario puede añadir sus propias tareas al proyecto. 

Si a esas tareas también se les asigna un tiempo estimado, será ventajoso utilizar también la planificación de capacidad. 

Si no es necesario preparar las tareas de antemano en un proyecto, cada usuarios puede añadir las tareas al proyecto por si mismo.

Además, ahora también es posible crear tareas cuando se registra seguimiento temporal. Esto puede hacer a través de:

• El signo + < Seguimiento temporal
• Hojas de tiempo < Seguimiento temporal semanal

Proyectos con precio fijo:

• Al crear una factura basada en líneas de proyecto, puedes facturar aunque el trabajo aún no se haya realizado.
• Si quieres facturar grupos o líneas de proyecto con un precio fijo, puedes optar por cobrar un porcentaje del importe total. 

Proyectos con tiempo y material:

• Contáctanos y te explicaremos cómo puedes manejar este tipo de casos en función de tu flujo de trabajo.

Cómo: Facturar un proyecto en Teamleader Focus

Video: Facturar un proyecto en Teamleader Focus

¿Acostumbrabas a facturar proyectos con seguimiento temporal de forma masiva desde la vista general de facturas?

A partir de ahora, puedes hacerlo en bloque (bulk) desde la página de vista general de los proyectos (filtro facturable + selección masiva).

Para mayores detalles, consulta este enlace:

Cómo: Facturar un proyecto en Teamleader Focus

Cuando se registra tiempo en una tarea de un proyecto, este no podrá ser visualizado en Facturas > Facturar tiempo no facturado, como ocurría antes. Para asegurarte de que las tareas de un proyecto se incluyan en la factura global, puedes:

1. Acceder al proyecto y abrir la pestaña Facturas. Haz clic en Añadir factura y selecciona "Crear factura a partir de las líneas del proyecto". Puedes segmentar por fecha y luego facturar en bloque todas las líneas de proyecto que desees, incluidas las tareas con seguimiento temporal.
2. La segunda forma de asegurarte de que estás facturando las tareas de un proyecto con seguimiento temporal, es a través de la vista general del proyecto. Selecciona los proyectos que deseas facturar en bloque y haz clic en "Facturar X proyectos". Por último, haz clic en "Crear X facturas".
    

Utiliza los filtros para tener una mejor visión del proyecto que quieres facturar. Activa el filtro 'Facturable' para ver todos los proyectos que se pueden facturar. Combínalo con otros filtros, como el de estado. Además, introduce el nombre del cliente en la barra de búsqueda para visualizar sólo los resultados de ese cliente.

• La tarea se añadirá como una línea del proyecto en el proyecto.
• De esta manera, la tarea se podrá facturar desde el proyecto.
• El vínculo con la incidencia es visible en los detalles de la tarea. Si quieres hacerlo visible también en el proyecto, la mejor forma de hacerlo en incluir la referencia de la incidencia en el título de la tarea.