Este artículo describe las funcionalidades de nuestro nuevo módulo de proyectos, que se implementará gradualmente durante los próximos meses, por lo que es posible que aún no tengas acceso a las funciones aquí descritas. Si ese es el caso, encontrarás documentación sobre el módulo anterior de proyectos aquí.
En Teamleader Focus, tienes la opción de convertir una oportunidad o un presupuesto en un proyecto ya existente o en uno nuevo. Lee este artículo para descubrir cómo puedes hacerlo.
Convertir en proyecto
Como mencionado las posibilidades son dos: puedes convertir una oportunidad o un presupuesto en un proyecto.
A través de la página de detalles del presupuesto
Para convertir el presupuesto en proyecto, dirígete a la página de detalles del presupuesto y haz clic en la flecha situada junto a "Convertir en factura" y selecciona Convertir en proyecto:
Serás redirigido a la siguiente pantalla, en la que puedes seleccionar las líneas de producto del presupuesto que deseas convertir en proyecto:
- Por defecto todas las líneas están seleccionadas, pero puedes desmarcar los artículos haciendo clic en la casilla junto a ellos.
- Por defecto, todos los artículos del presupuesto se convertirán en tareas en el proyecto, pero puedes cambiarlos en bloque a materiales aquí o haciendo clic en la flecha situada junto al artículo. Nota: si seleccionaste un producto de la base de datos de tu cuenta o seleccionaste una unidad de precio de producto personalizada, se sugerirá automáticamente convertir el artículo en un material del proyecto.
A continuación, debes decidir en la esquina superior derecha si deseas:
- Convertir las líneas en un Nuevo proyecto: ("Crear un nuevo proyecto" - opción seleccionada por defecto)
- Añadir las líneas a un proyecto existente: (hacer clic sobre la flecha > "Añadir a proyecto existente")
- O añadir la líneas a una plantilla de proyecto: ("Crear a partir de plantilla")
Crear un nuevo proyecto
Si has optado por crear un nuevo proyecto, puedes pasar al siguiente apartado "Después de la conversión".
Añadir a proyecto existente
Elige la segunda opción si ya estás trabajando en un proyecto pero necesitas añadir trabajo adicional. Las nuevas líneas se añaden al final del desglose del trabajo.
- Primero, selecciona el proyecto
-
Segundo, serás redirigido a la siguiente pantalla en la que deberás decidir qué ocurre con el presupuesto del proyecto:
- Basado en:
- Líneas del presupuesto: añadir/sustituir únicamente las líneas de presupuesto seleccionadas al presupuesto del proyecto
- Total del presupuesto: añadir/sustituir el importe total del presupuesto al presupuesto del proyecto
- Impacto:
- Añadir al presupuesto del proyecto: añadir los importes al presupuesto existente del proyecto
- Sustituir el presupuesto del proyecto:
- No modificar el presupuesto del proyecto:
- Dependiendo de tu elección, tienes la opción (casilla de verificación) de actualizar proporcionalmente los presupuestos de las líneas de proyecto subyacentes basándote en el nuevo presupuesto del proyecto.
Crear a partir de plantilla
Si seleccionas "Crear a partir de plantilla", añadirás todo el contenido o parte del presupuesto a tu proyecto.
- Elige una plantilla de proyecto
- En la siguiente pantalla, podrás decidir qué debe ocurrir con el presupuesto del proyecto. (ver más arriba)
Las líneas de presupuesto que hayas seleccionado se añadirán al proyecto junto a los elementos ya presentes de la plantilla del proyecto (grupos, tareas, materiales, marcadores de posición de reuniones,...). Lee más sobre las plantillas de proyecto aquí.
Después de la conversión
Después de la conversión, los elementos contenidos en tu presupuesto sufrirán estos cambios:
- Los subtítulos del presupuesto se convierten en 'grupos' en el proyecto
- Los artículos del presupuesto (productos) se convierten en tareas/materiales (en función de la opción seleccionada en el punto anterior).
- Materiales: si se definen en las líneas de presupuesto, también se asumen las unidades de precio personalizadas de los productos.
- El proyecto y la oportunidad/presupuesto estarán vinculados, lo que significa que el proyecto se mostrará dentro de la oportunidad y el presupuesto, y la oportunidad y el presupuesto se mostrarán dentro del proyecto.
Nota: Al convertir una oportunidad/presupuesto en un proyecto existente, la oportunidad y el presupuesto se añadirán también a la información del proyecto. - El cliente de la oportunidad se rellena automáticamente como cliente del proyecto recién creado, o en el caso de un proyecto ya existente, se añade como cliente adicional al proyecto.
- El "Precio" del proyecto es el importe total de los materiales del presupuesto (o al menos de los materiales que se hayan seleccionado). Los precios unitarios serán asumidos.
Nota: para un proyecto existente/proyecto fuera de plantilla, el precio se actualizará con los materiales que haya seleccionado en el presupuesto.
Si has añadido un nuevo proyecto, ocurrirán también estos cambios:
- El título del presupuesto se rellena automáticamente como el título del proyecto recién creado (pero, por supuesto, puedes cambiarlo).
- El método de facturación del proyecto, así como los grupos subyacentes, será 'Tiempo y materiales' por defecto.
- El "Presupuesto" del su proyecto se rellenará previamente con los precios del presupuesto. Al cambiar el método de facturación a precio "Fijo", el Precio se rellenará previamente con el presupuesto correspondiente. De esta forma, no se perderán los precios del presupuesto.
Luego, encontrarás el proyecto vinculado en la pestaña de seguimiento de la página del presupuesto:
A través de la página de la oportunidad
Para convertir la oportunidad en un proyecto, dirígete a la página de la oportunidad y junto a 'Seguimiento de tu oportunidad', haz clic en el + > Proyecto.
Si tienes varios presupuestos vinculados a la misma oportunidad, tendrás que elegir primero a partir de cuál presupuesto deseas crear el proyecto.
Sucesivamente, encontrarás el proyecto vinculado a la oportunidad en la pestaña 'Proyectos' de la oportunidad.
Vincular la oportunidad al proyecto posteriormente
Como se ha indicado anteriormente, la oportunidad y el proyecto estarán vinculados cuando hayas creado un proyecto a partir de la oportunidad. Sin embargo, existe una forma de vincular el proyecto a una oportunidad, si primero creaste el proyecto y luego en segunda instancia, la oportunidad.
- Dirígete al proyecto
- Añade al encabezado el campo 'Oportunidades' si aún no lo has hecho
- Haz clic en + Oportunidad
- Selecciona la oportunidad