¿Trabajas en una consultoría legal o financiera? Sigue leyendo si quieres saber cómo Teamleader Focus puede ayudarte. Este artículo contiene consejos, enlaces y un flujo de trabajo potencial. Estas son, por supuesto, solamente sugerencias. Si no puedes encontrar lo que estabas buscando, consulta nuestro Centro de Soporte o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

Estos son los módulos que vamos a tratar:

• Empresas y Contactos

• Complemento Reuniones Clientes

• Agenda y Hojas de tiempo 

• Proyectos

• Facturas

Empresas y Contactos

En cada ficha de empresa y de contacto tienes acceso a toda la información de tus clientes:

• Información de tus contactos

• Información adicional que tú o tus compañeros pueden haber registrado en Teamleader Focus (por ejemplo, campos personalizados sobre necesidades especiales, el tamaño de la empresa, etc.)

• Actividades registradas

• Seguimiento de los emails entrantes y salientes de Teamleader Focus

• Información sobre las oportunidades

Truco: Involucrar a los compañeros

Si deseas notificar a un compañero y hacerle una pregunta, puedes introducir el símbolo @ en el cuadro de notificaciones en la parte inferior de la página. Podrás seleccionar el nombre de uno de los usuarios de la cuenta, que recibirá una notificación con tu mensaje.

Archivos

Puedes cargar archivos (contratos, información legal, DPA's etc.) en las páginas de todos tus contactos, empresas o proyectos. Hazlo a través del botón 'Archivos' en la esquina inferior derecha de los perfiles de contactos y empresas. Sincroniza documentos con tu cuenta de Dropbox para compartir archivos con tus compañeros.

Booster para la captación de leads

En estos tiempos, la gestión del día a día de un negocio sin reuniones en línea es difícil de imaginar. Por eso, ponemos a tu disposición el Booster captura leads en Teamleader Focus. Planifica, reúnete y colabora con tus clientes actuales o potenciales en línea, además de todas las demás funciones que ya te ofrece nuestra herramienta. Descubre todos los detalles y como activarlo, leyendo este artículo.

Agenda y Hojas de tiempo

Tu agenda es una herramienta de trabajo importante, pues no solo te permite añadir tareas, reuniones y llamadas; dándote la posibilidad de visualizar las actividades que has planificado. 

Integraciones con la agenda

Si ya utilizas una agenda externa como Google Calendar, Outlook o iCloud, asegúrate de integrarla con tu cuenta de Teamleader Focus. Los elementos planificados en Teamleader Focus y en la agenda externa se sincronizarán para que no tengas que faltar a ninguna reunión.

Exportación de las hojas de tiempo

(No disponible en el paquete GO)

En Teamleader Focus también puedes registrar el tiempo que inviertes en la ejecución de tus actividades. Después que has planificado en tu agenda una actividad, puedes hacer clic sobre ella y marcarla cono finalizada. 

Si es necesario, también puedes exportar todo el tiempo registrado a través de las Hojas de tiempo para obtener una vista general del trabajo que habéis realizado tus compañeros y tú. Consulta este artículo para obtener más información.

En el siguiente apartado te explicamos cómo estas tareas y reuniones están relacionadas con los proyectos en Teamleader Focus.

Proyectos

División de trabajo

El módulo de proyectos es la funcionalidad que más utilizarás en el tiempo ya que probablemente ofreces a tus clientes servicios a largo plazo. Se puede crear un proyecto cuando se entabla una relación de este tipo con un cliente que requiere una configuración por capas de las tareas que se realizan para él y en la que participan varios compañeros. Los grupos de planificación te ayudarán a dividir el proyecto en diferentes partes. En ellos, puedes añadir tareas, materiales y reuniones y asignarlos a los compañeros. De este modo, siempre estará claro en qué se está trabajando, con quién y cuándo. Cuando todas las tareas y reuniones estén terminadas, asegúrate de cerrar el proyecto.

Truco: Duplicar proyectos

Si tus proyectos tienen una estructura recurrente, tienes la posibilidad de duplicarlos para evitar tener que crear los mismos grupos y tareas una y otra vez.

Información del proyecto

La pestaña información del proyecto te muestra:

• Una visión general del presupuesto gastado (la cantidad de horas facturables y materiales). La gestión del presupuesto en los proyectos es una forma de hacerle seguimiento al presupuesto predeterminado concordado con el cliente. Al asignar recursos y estimar el tiempo de las tareas facturables, los materiales y las reuniones, sabrás si estás excediendo el presupuesto acordado.
• Margen: Realiza el seguimiento de tus costes e ingresos potenciales a través de la función para el cálculo del Margen en cada proyecto. Échale un vistazo a tus costes para poder ajustarlos cuando sea necesario.

La línea temporal de proyectos

Desde la vista general de la lista de proyectos, puedes cambiar fácilmente a la línea temporal de los proyectos. La línea temporal de proyectos te proporciona una visión general de la línea temporal de todos los proyectos. Te permite evaluar continuamente el grado de ocupación de tu negocio y te muestra qué proyectos necesitan tu atención. 

Acceso de los usuarios a los proyectos

Es posible que no todos los usuarios de Teamleader Focus en tu cuenta necesiten tener los mismos derechos de acceso a los proyectos. Puedes elegir el tipo de acceso que deseas dar a cada usuario a los proyectos.

Planificación

Una vez que has creado el proyecto con todas las tareas que deben realizarse, es hora de empezar a planificarlas. Teamleader Focus ofrece un módulo independiente en el que puedes asignar fácilmente tareas a los miembros de tu equipo en una práctica vista general. Descúbrelo todo aquí.

Facturas

(No disponible en el paquete SMART)

Idealmente, después de terminar un proyecto, querrás facturarlo al cliente. Tiene dos opciones:

• facturar el presupuesto inicial que se asignó al crear el proyecto
• facturar el tiempo que has invertido en el proyecto (es decir, el tiempo registrado al finalizar tareas y reuniones) junto con los materiales

Una vez hecho esto, se creará una factura en borrador para que puedas revisar todos los detalles. Después de haber controlado los conceptos, ¡simplemente regístrala y envíasela al cliente!

Truco: a previsión financiera

Los usuarios de nuestros paquetes Boost y Flow también pueden echar un vistazo a la previsión financiera para gestionar sus facturas. La previsión financiera te permite ver para el mes actual y los próximos 2 meses cuánto dinero entrará. Lee más aquí.

¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.