Cómo: Guardar emails en Teamleader Focus

 

En un mundo abarrotado de emails, bandejas de entrada y correos no deseados, lo más seguro es que quieras quedarte únicamente con los emails más importantes que tus clientes y proveedores te envían. Para ayudarte a esta misión, Teamleader Focus ha desarrollado cinco maneras de guardar los emails que recibes y envías, directamente en la ficha del contacto, empresa, oportunidad o proyecto en Teamleader Focus. 

 

Las cinco maneras de guardar tus emails son:

  • Extensión de Google Chrome (Gmail)
  • Complemento de Outlook (Office 365 Outlook)
  • Plugin de Outlook (Outlook 2013 o superior)
  • IMAP/Bandeja de entrada de Teamleader Focus
  • Envío de correo electrónico en bcc

 

¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):

 

Extensión de Google Chrome (Gmail)

Para correos electrónicos entrantes, puedes: 

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar el email en el perfil del contacto/proyecto
  • Convertir el email en una tarea 
  • Convertir el email en una incidencia

Para correos electrónicos salientes, puedes: 

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar el email en el perfil del contacto

 

Para mayores detalles, échale un vistazo a este artículo. Encontrarás toda la información necesaria para el uso exitoso de la extensión en combinación con Teamleader Focus. 

 

Complemento de Outlook y plugin de Outlook

Puedes descargar el plugin de Outlook directamente en tu ordenador (Windows) o puedes instalar el complemento (add-in)  de Outlook.

 

Complemento de Office 365

Para correos electrónicos entrantes, puedes: 

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar en el email en el perfil del contacto/empresa/oportunidad/proyecto
  • Convertir el email en una tarea 
  • Convertir el email en una incidencia

Para correos electrónicos salientes, puedes: 

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar el email en el perfil del contacto

 

Para mayores detalles, échale un vistazo a este artículo. Encontrarás toda la información necesaria para el uso exitoso del complemento en combinación con Teamleader Focus. Solo puedes utilizar esta integración si tienes una cuenta de Office 365.

 

¿No tienes una cuenta de Office 365 pero usas Outlook? Entonces puedes usar esta integración:

 

Complemento de Outlook 2013 (y versiones superiores de Outlook) (* sólo versión de escritorio) 

Para correos electrónicos entrantes puedes:

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar en el email en el perfil del contacto/empresa/oportunidad/proyecto
  • Convertir el email en una tarea

Para correos electrónicos salientes puedes: 

  • Añadir el contacto en Teamleader Focus
  • Guardar el email en el contacto/empresa/proyecto

Para mayores detalles, échale un vistazo a este artículo. Encontrarás toda la información necesaria para el uso exitoso del plugin en combinación con Teamleader Focus. Este complemento no es compatible con Mac. 

 

En caso de que no tengas Outlook, Office 365 o Gmail, puedes utilizar IMAP:

 

IMAP/Bandeja de entrada de Teamleader Focus

 

Si no utilizas Gmail ni Outlook pero quieres guardar los emails en Teamleader Focus, puedes hacerlo a través de una conexión IMAP. Esta conexión copia tu bandeja de entrada en una bandeja de entrada en Teamleader Focus. Mediante esta conexión podrás ver todos los emails de las últimas dos semanas hasta un máximo de 100 emails, en tu bandeja de entrada de Teamleader Focus. Una vez localices esta bandeja de entrada en Teamleader Focus, puedes optar por guardarlos con la empresa o el contacto asociado. Este enlace no conecta automáticamente los correos electrónicos con el contacto o la empresa.

 

Para configurarlo:

  1. Haz clic en tu icono de usuario en la esquina superior derecha y entra en "Integraciones/Marketplace".
  2. Busca la palabra "IMAP" en el buscador 
  3. Selecciona "IMAP" y haz clic en "Añadir".
  4. Da permiso a Teamleader Focus para obtener información sobre tu agenda, dirección de email y contactos.
  5. Introduce tu servidor IMAP, nombre de usuario, protocolo de seguridad y contraseña.
    Nota: La mayoría de proveedores de email utilizan un protocolo de encriptación SSL. Al introducir tu contraseña junto con el resto de datos puedes hacer clic en 'Probar Conexión'.

    ¿Estás utilizando outlook.office365.com como servidor y recibes el error 'AUTHENTICATE FAILED'? Lee este artículo para mayores detalles.
  6. Haz clic en 'Guardar'.

 

Ahora que la integración con IMAP se ha configurado correctamente, puedes comenzar a guardar tus emails en Teamleader Focus:

  1. Dirígete a Contactos o Empresas.
  2. Elige un contacto o una empresa donde quieras guardar un email recibido o enviado.
  3. Al final de la ficha de ese contacto o empresa verás el apartado Notas, y debes hacer clic en el botón Seguimiento de email que verás justo al lado.
  4. Haz clic en IMAP en la esquina superior derecha de la ventana:

 

 

5. Busca el email que quieras guardar y haz clic en 'Guardar'.

6. Teamleader Focus guardará dicho contenido en la ficha del contacto o empresa donde estés situado/a en este mismo momento. Por lo tanto, es importante que empieces desde la página en la que quieres guardar el correo electrónico

 

Envío de correo electrónico en CCO (Bcc) 

Cada cuenta de Teamleader Focus tiene una dirección de reenvío y seguimiento de emails única.

  1. Ve a Contactos o Empresas.
  2. En la parte inferior de la ficha de ese contacto o empresa verás el apartado Notas, y debes hacer clic en Seguimiento de email que verás justo al lado. 
  3. Encontrarás la dirección de email única dentro de un cuadro de color negro
  4. Copia esta dirección de email y pégala en el apartado de copia oculta (CCO) a la hora de enviar un email, luego se envía una copia directamente a esta bandeja de entrada de Teamleader Focus.

 

 

 

 

Una vez hayas enviado un email y hayas añadido tu dirección de email única como copia oculta, puedes seguir estos pasos para localizar en Teamleader Focus este email enviado y poder registrarlo en el cliente correcto:

  1. Dirígete a Contactos o Empresas
  2. Selecciona el contacto o empresa al que hayas enviado el email
  3. Haz clic en Seguimiento de email al lado de Notas.
  4. En este apartado encontrarás el email que acabas de enviar, y por tanto ahora sí podrás registrarlo en Teamleader Focus. Haz clic en Guardar para registrarlo en la ficha del contacto o empresa en la que te encuentres en ese momento. Si no quieres guardarlo también puedes eliminarlo de la bandeja de entrada de Teamleader Focus. Esta acción no afectará en ningún caso a tu bandeja de entrada normal.

Nota: La mayoría de los programas de correo electrónico pueden establecer una dirección bcc estándar. Si introduces tu dirección de correo electrónico de seguimiento de Teamleader Focus, todos los correos electrónicos enviados deberían aparecer automáticamente en tu bandeja de entrada de Teamleader Focus.
Después de esto, todavía eres libre de elegir qué e-mails quieres guardar y cuáles quieres eliminar de nuevo. Los e-mails en tu bandeja de entrada del Teamleader Focus están disponibles durante dos semanas.

 

¿Fue útil este artículo?