Sie arbeiten in einer juristischen oder finanziellen Beratungsagentur? Dann lesen Sie sich den folgenden Artikel am Besten durch falls Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Teamleader Focus Ihnen hierbei helfen kann. Dieser Artikel enthält Tipps, Links und einen möglichen Arbeitsablauf. Dies sind aber natürlich lediglich Vorschläge und sollten Sie hier nicht das finden, wonach Sie suchen, dann schauen Sie doch am Besten bei unserem Support Center vorbei oder kontaktieren Sie unser Supportteam.

Dies sind die Module, mit denen wir uns beschäftigen werden:

• Kontakte und Firmen
• Lead-Erfassungsbooster
• Kalender und Zeiterfassung
• Projekte
• Planung
• Rechnungen

Kontakte und Firmen

Auf der Seite eines jeden Kontakts oder einer jeden Firma haben Sie Zugang zu allen Informationen zu Ihrem Kunden:

• Allgemeine Kontaktinformationen (Name, Adresse, etc.)
• Zusätzliche Informationen, die Ihre Kollegen möglicherweise eingetragen haben (z.B. benutzerdefinierte Felder bezüglich bestimmter Anfragen, Größe des Kunden etc.)
• Gespeicherten Aktivitäten
• Versandte und eingegangene Emails
• Informationen rund um die Deals

Hinweis: Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein

Wenn Sie einen Kollegen gerne benachrichtigen möchten und eine Frage stellen möchten, dann ist dies möglich indem Sie ein @-Symbol in den Aktivitäten am unteren der Ende der Seite. Sie können dann den Namen eines Nutzers auswählen, der dann eine Benachrichtigung mit Ihrer Nachricht erhält.

Dokumente

Sie können Dokumente (Verträge, rechtliche Informationen, DPA's etc...) auf die Seiten all Ihrer Kontakte oder Firmen hochladen. Hierzu gehen Sie zu dem Knopf "Dokumente" an der unteren rechten Ecke auf der jeweiligen Seite. Synchronisieren Sie diese Dokumente via einem Dropbox Team Account, um diese mit Ihren Kollegen zu teilen.

Lead-Erfassungsbooster

Ein Unternehmen ohne Online-Besprechungen zu führen, ist heutzutage kaum noch vorstellbar. Aus diesem Grund haben wir unseren Lead-Erfassungsbooster in Teamleader Focus. Planen, treffen und interagieren Sie online mit Kunden, zusätzlich zu all den anderen Funktionen, die unser Tool bereits bietet. Lesen Sie alles darüber, was es ist und wie Sie es aktivieren.

Kalender und Zeiterfassungen

Ihr Kalender ermöglicht es Ihnen natürlich, Aufgaben, Anrufe und Besprechungen hinzuzufügen und Sie wissen zu lassen, welche Besprechungen und Aufgaben Sie bereits geplant haben.

Kalenderintegration

Wenn Sie bereits einen bestehenden externen Kalender wie etwa Google Kalender, Outlook oder ICloud verwenden, dann raten wir Ihnen an, diesen mit Ihrem Teamleader Focus-Konto zu verbinden. Eingeplante Einträge in Teamleader Focus werden mit Ihrer externen Agenda synchronisiert und vice versa, so dass Sie sicher kein Meeting mehr verpassen.

Zeiterfassungen exportieren

(Funktion nicht verfügbar in unserem alten GO-Paket)

In Teamleader Focus können Sie auch die Zeit erfassen. Nachdem Sie Ihren Zeitplan geplant und einen Punkt abgeschlossen haben, können Sie sich einfach über die Agenda durchklicken und ihn als erledigt markieren.

Bei Bedarf können Sie auch alle nachverfolgten Zeiten über das Zeiterfassungs-Modul exportieren, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, woran Sie oder Ihre Kollegen wann gearbeitet haben. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren.

Als nächstes erfahren Sie, wie diese Aufgaben und Besprechungen mit den Projekten in Teamleader Focus zusammenhängen.

Projekte

Strukturplan

Das Projektmodul wird wahrscheinlich das meist genutzte Modul Ihrer Firma werden, da Sie wahrscheinlich einen langfristigen Service anbieten. Ein Projekt können Sie dann erstellen, wenn Sie eine langfristige Partnerschaft mit einem Kunden eingehen, die vielschichtige Aufgaben von Ihnen und Ihren Kollegen beinhaltet. Wenn Sie mit Gruppen arbeiten, dann können Sie Ihr Projekt unterteilen. Darunter können Sie Aufgaben, Materialien und Besprechungen hinzufügen und diese Ihren Kollegen zuweisen. Auf diese Weise sollte immer klar sein, was von wem und wann bearbeitet wird. Wenn alle Aufgaben und Besprechungen erledigt sind, sollten Sie das Projekt unbedingt abschließen.  

Hinweis: ein Projekt duplizieren 

Wenn Ihre Projekte eine wiederkehrende Struktur haben, können Sie mit der Projektduplizierung arbeiten, um zu vermeiden, dass Sie dieselben Gruppen und Aufgaben immer wieder neu erstellen müssen. 

Projektinfo

In einem Projekt bietet Ihnen die Projektinfo:

• Eine Übersicht über das ausgegebene Budget (der Betrag der abrechenbaren Stunden und Materialien). Die Budgetverwaltung bei Projekten ist eine Möglichkeit, das vorgegebene Budget, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben, im Auge zu behalten. Indem Sie Ressourcen zuweisen und die Zeit für abrechenbare Aufgaben, Materialien und Besprechungen schätzen, wissen Sie, ob Sie Ihr Budget überschreiten.
• Marge: Mit der Funktionalität Marge behalten Sie in jedem Projekt den Überblick über Ihre Kosten und potenziellen Umsätze. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Kosten, damit Sie bei Bedarf nachbessern können.

Projektzeitliste

Über die Projektlistenübersicht können Sie problemlos zur Projektzeitleiste wechseln. Die Projektzeitleiste bietet Ihnen eine visuelle Zeitleistenübersicht aller Ihrer Projekte. Sie können ständig bewerten, wie beschäftigt Ihr Unternehmen ist, und Ihnen zeigen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Nutzerzugang zu Projekten

Es kann seinEs ist möglich, dass nicht alle Teamleader Focus Benutzer in Ihrem Konto dieselben Zugangsrechte zu Projekten haben müssen. Sie können wählen, welche Zugangsrechte Sie jedem Benutzer für Projekte geben möchten.

Planung

Sobald Sie das Projekt mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellt haben, ist es an der Zeit, mit der Planung zu beginnen. Teamleader Focus bietet ein separates Modul, mit dem Sie Ihren Teammitgliedern in einer praktischen Übersicht ganz einfach Aufgaben zuweisen können. Erfahren Sie hier alles darüber.

Rechnungen

(nicht verfügbar in unserem SMART-Paket)

Im Idealfall kommt nach dem Ende eine Projekts die Rechnung für den Kunden. Hierbei haben Sie zwei Optionen:

• Stellen Sie das ursprüngliche Budget in Rechnung, das Sie bei der Projekterstellung eingetragen haben.
• Berechnen Sie die Zeit, die Sie für das Projekt aufgewendet haben (dies ist die erfasste Zeit, zu der Sie die Aufgaben und Besprechungen abgeschlossen haben), zusammen mit den Materialien

Sobald das erledigt ist wird ein Rechnungsentwurf erstellt, so dass Sie noch stets die Details überprüfen können. Anschließend buchen Sie die Rechnung und schicken diese an Ihren Kunden!

Pro-Tipp: Die Finanzprognose

Benutzer unseres BOOST- oder FLOW-Pakets können sich auch die Finanzprognose ansehen, um ihre Rechnungen zu verwalten. Anhand der Finanzprognose können Sie für den aktuellen Monat und die kommenden zwei Monate sehen, wie viel Geld eingehen wird. Lesen Sie hier alles darüber.

Haben Sie Tipps zum Gebrauch von Teamleader Focus? Dann kontaktieren Sie doch einfach unser Supportteam!