Bei wichtigen E-Mails kann es interessant sein, diese in Ihrem CRM-System bei der richtigen Person zu speichern. Kopieren ist aber heute nicht mehr modern, deshalb hat Teamleader Focus 5 Möglichkeiten bereitgestellt, mit denen Sie Ihre eingehenden und ausgehenden E-Mails direkt bei Ihrem gewünschten Kontakt, Unternehmen, Deal oder Projekt speichern können.
Es gibt vier Möglichkeiten, um Ihre E-Mails in Teamleader Focus zu speichern:
- Google Chrome-Erweiterung (Gmail)
- Outlook Add-In (Office 365 Outlook)
- IMAP/Teamleader Focus Postfach
- E-Mails in BCC versenden
Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):
Google Chrome-Erweiterung (Gmail)
Für eingehende E-Mails können Sie:
- den Kontakt zu Teamleader Focus hinzufügen
- die E-Mail zu einem Kontakt oder verfolgen
- sie in eine Aufgabe konvertieren
- sie in ein Ticket umwandeln
Für ausgehende E-Mails können Sie:
- den Kontakt zu Teamleader Focus hinzufügen
- die E-Mail an den Kontakt verfolgen
Weitere Information finden Sie in diesem Artikel. Hier finden Sie alles für den erfolgreichen Einsatz de in Kombination mit Teamleader Focus.
Outlook Add-In
Für eingehende E-Mails können Sie:
- den Kontakt zu Teamleader Focus hinzufügen
- die E-Mail zu einem Kontakt/Deal/Projekt oder einer Firma verfolgen
- die E-Mail in eine Aufgabe konvertieren
- die E-Mail in ein Ticket umwandeln
Für ausgehende E-Mails können Sie:
- die E-Mail an den Kontakt verfolgen
Bitte werfen Sie einen Blick auf diesen speziellen Artikel. Hier finden Sie all notwendigen Informationen, um das Add-In erfolgreich zu nutzen. Sie können diese Integration nur verwenden, wenn Sie über ein Office 365-Konto verfügen.
Falls Sie kein Outlook, Office 365 oder Gmail, können Sie IMAP verwenden:
IMAP/Teamleader Focus-Inbox
Wer nicht mit Gmail oder Outlook arbeitet, aber trotzdem gerne E-Mails in Teamleader Focus speichern möchte, kann unsere IMAP-Verknüpfung nutzen. Dabei werden Ihre E-Mails sozusagen von Ihrem E-Mail Posteingang in die Teamleader Focus-Inbox kopiert. Durch diese Verbindung sehen Sie in Teamleader Focus die E-Mails der vergangenen zwei Wochen aus Ihrer Mailbox. Jedoch werden die E-Mails nicht automatisch beim entsprechenden Kontakt oder der entsprechenden Firma gespeichert, sondern werden gesammelt abgespeichert und Sie können dann entscheiden, ob Sie diese beim entsprechenden Ansprechpartner oder Unternehmen speichern möchten.
- Gehen Sie zu Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke, navigieren Sie zu Integrationen/Marktplatz.
- Suchen Sie nach "IMAP" in Ihrem Suchbalken.
- Wählen Sie "IMAP" und klicken Sie "Hinzufügen".
- Erlauben Sie den Zugriff zu den benötigten Diensten, wie Ihre Agenda, E-Mail-Adresse und Kontakte.
- Geben Sie IMAP Server, Nutzername, Sicherheitsprotokoll und Ihr Passwort ein. Wenn Sie über diese Daten nicht verfügen, dann wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Manager.
Hinweis: Die meisten E-Mail-Anbieter verwenden Standard SSL Encryption. Geben Sie Ihr Passwort als Test für die Verbindung ein.
Verwenden Sie outlook.office365.com als Server und erhalten die Fehlermeldung „AUTHENTICATE FAILED“? Lesen Sie diesen Artikel.
- Klicken Sie "Speichern".
Nun, dass die Verbindung gelegt ist, kann es losgehen mit dem Speichern von E-Mails:
- Navigieren Sie zu "Kontakte" oder "Firmen".
- Wählen Sie den Kontakt oder die Firma, bei welcher eine E-Mail gespeichert werden soll.
- Klicken Sie neben "Aktivitäten" auf E-Mail-Tracking.
- Klicken Sie auf den "IMAP" Knopf in der rechten oberen Ecke.
- Wählen Sie die richtige E-Mail, und klicken Sie auf "Speichern".
- Nun wird diese E-Mail bei diesem Kontakt/bei dieser Firma gespeichert. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie von der Seite des richtigen Kontakts/der richtigen Firma starten, bei der die E-Mail gespeichert werden soll.
E-Mails in BCC versenden
Jedes Teamleader Focus Konto hat eine eigene Weiterleitungsadresse, die für das Speichern von E-Mails verwendet werden kann.
- Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Firmen"
- Scrollen Sie nach unten zu "Aktivitäten" und klicken Sie daneben auf E-Mail-Tracking.
- Sie finden den Link zum persönlichen Teamleader Focus Postfach in dem schwarzen Balken.
- Verwenden Sie diese E-Mail-Adresse als blind carbon copy (BCC), dann wird eine Kopie Ihrer E-Mail direkt an den Posteingang von Teamleader Focus geschickt.
Anhand der nächsten Schritte können Sie dann die weitergeleitete E-Mail in Teamleader Focus beim richtigen Kontakt/bei der richtigen Firma speichern:
- Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Firmen"
- Wählen Sie den Kontakt oder die Firma aus, an welche Sie die E-Mail gesandt haben.
- Klicken Sie neben "Aktivitäten" auf E-Mail-Tracking.
- Jetzt werden Sie sehen, dass die E-Mail, die Sie verschickt haben, auch in Ihrem Posteingang von Teamleader Focus zu finden ist. Sie haben nun die Möglichkeit, die E-Mail bei der korrekten Person zu speichern oder Sie löschen diese. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf Ihr eigentliches E-Mailpostfach.
Hinweis: Bei den meisten E-Mail-Anbiedern kann man eine Standard-Bcc-Adresse einstellen. Wenn Sie dort Ihre Trackingadresse von Teamleader Focus eintragen, dann landen all Ihre ausgehenden E-Mails in Ihrem Teamleader Focus Postfach. Anschließend haben Sie noch stets die freie Wahl, welche E-Mail Sie speichern und welche E-Mails Sie löschen möchten. Die E-Mails in Ihrem Teamleader Focus Postfach sind immer für zwei Wochen verfügbar.