|
Die elektronische Rechnung wird bis 2030 in allen europäischen Ländern verpflichtend sein. Informieren Sie sich hier über die X-Rechnung. |
In Teamleader Focus können Sie ganz einfach Bestellnummern zu Deals, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Abonnements und Projekten hinzufügen und sicherstellen, dass sie automatisch dorthin übertragen werden, wo sie gebraucht werden. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die Bestellnummern-Funktionalität aktivieren und in Ihrem gesamten Arbeitsablauf nutzen können.
Die Funktionalität für Bestellnummer aktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Einnahmen
In Präferenzen, aktivieren Sie den Schalter “Bestellnummer auf Rechnung verwenden”.
Deals
- Wenn Sie in den Einstellungen die Option „Bestellnummer“ aktiviert haben, wird das Feld „Bestellnummer“ beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Deals angezeigt.
- Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Shortcode $QUOTATION_PO_NR$ in die Vorlage Ihres Angebots einfügen, wenn Sie möchten, dass die Bestellnummer auf Ihren Angeboten angezeigt wird.
- Beachten Sie, dass die Bestellnummer, die Sie in einem Deal hinzufügen, auch in das Feld „Bestellnummer“ der Rechnung übernommen wird, wenn Sie einen Deal in eine Rechnung umsetzen.
- Die Bestellnummer eines Deals wird auch in das Feld „Bestellnummer“ eines Projekts übertragen, wenn Sie Ihren Deal in ein Projekt umsetzen.
Auftragsbestätigungen & Lieferscheine
Wenn Sie eine Auftragsbestätigung für einen Deal erstellen, für den bereits eine Bestellnummer vorhanden ist, wird diese Nummer automatisch in die Auftragsbestätigung kopiert. Sollte noch keine Bestellnummer verfügbar sein, können Sie diese bei der Erstellung der Auftragsbestätigung manuell in das Feld „Bestellnummer” eingeben:
Um die Bestellnummer auf Ihrer Auftragsbestätigung anzuzeigen, verwenden Sie bitte den Shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ in Ihrer Auftragsbestätigungsvorlage.
Bei Lieferscheinen ist es nicht möglich, während der Erstellung eine Bestellnummer einzugeben. Stellen Sie stattdessen sicher, dass die Bestellnummer in der Auftragsbestätigung angegeben ist, und fügen Sie den Shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ in die Lieferscheinvorlage hinzu.
Hinweis: Es ist nicht möglich, einem Auftrag eine Bestellnummer hinzuzufügen.
Rechnungen
Um Ihrer Rechnung eine Bestellnummer hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Erstellen Sie eine neue Rechnung oder öffnen Sie eine bereits erstellte Rechnung.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen oder bearbeiten*, dann werden Sie das für die Bestellnummer bestimmte Feld sehen ODER Sie können auf die drei Punkte oben auf der Rechnung-Seite neben "Info" klicken, um Bestellnummer eingeben zu wählen und es hinzuzufügen.
*Hinweis: Wenn Sie die Bearbeitung gebuchter Rechnungen deaktiviert haben, ist es nicht mehr möglich, eine Bestellnummer hinzuzufügen. Lesen Sie hier mehr.Um die Bestellnummer Ihren Rechnungen hinzuzufügen, gehen Sie zu Einstellungen > Dokumentenvorlagen > Rechnungen und fügen Sie den Shortcode $INVOICE_PO_NR$ an Ihr Worddokument hinzu.
Notiz: Sie können auch die Spalte der Bestellnummer auf der Rechnungs-Übersicht zeigen, indem Sie auf das kleine Zahnrad in der unteren rechten Ecke klicken.
Die Bestellnummer ist auch für den Export nach Excel oder CSV verfügbar. Darüber hinaus übernehmen Rechnungen aus einem Deal oder Projekt automatisch die für dieses Deal oder Projekt ausgefüllte Bestellnummer.
X-Rechnung: In der UBL deiner Rechnung passt die Bestellnummer zum Feld „OrderReference”.
Abonnements
Sie können Ihren Abonnements auch eine Bestellnummer hinzufügen, damit diese Nummer automatisch in die generierten Rechnungen eingetragen wird.
Das ist besonders wichtig für den Versand mit X-Rechnungen, weil bei den generierten Rechnungen die Bestellnummer schon im Feld „OrderReference” in der UBL steht. Das heißt, Sie müssen die Bestellnummer nach dem Erstellen der Rechnung nicht mehr manuell hinzufügen.
Wenn für einen Deal eine Bestellnummer angegeben wurde, wird diese außerdem bei der Umwandlung des Deals in ein Abonnement übernommen.
Projekte
Fügen Sie deinem Projekt eine Bestellnummer hinzu, indem Sie das Feld in die Projektkopfzeile einfügen und ausfüllen.
Die PO-Nummer eines Deals wird auch in das Feld „PO-Nummer” eines Projekts übertragen, wenn Sie sich entscheiden, einen Deal in ein Projekt umzusetzen.