Sie möchten Ihren Hausstil in Teamleader Focus integrieren? Das geht ganz einfach. Mit Word können Sie Rechnungen, Angebote und sonstige Vorlagen augenblicklich personalisieren. Keine Zeit zu lesen? Schauen Sie sich unser Video an (EN):

 

Erläuterungen

Microsoft Word

Die Integration eines Hausstils in Teamleader Focus erfolgt, indem ein Microsoft Word-Dokument (.docx) mit bestimmten Shortcodes kombiniert wird. Da Sie für die Erstellung Ihres Dokuments Word verwenden, können alle Stilelemente von Word für die Gestaltung des Layouts verwendet werden. Teamleader Focus erkennt diese Elemente und überträgt sie auf Ihre Layouts für Rechnungen und Angebote.

! Als Alternative zu Microsoft Office können Sie auch FreeOffice verwenden. Die meisten Funktionen von Word sind darin verfügbar.

Shortcodes

Shortcodes sind kleine Textschnipsel, die Teamleader Focus erkennt und durch die entsprechenden Informationen aus dem Programm ersetzt. Setzen Sie sie in Ihrem Worddokument dort, wo die Informationen erscheinen sollen. Shortcodes beginnen und enden mit einem $-Zeichen und werden in Großbuchstaben geschrieben. 

Dies ist ein Beispiel für einen Shortcode:

$DEPARTMENT_INFO$

Die vollständige Liste der verfügbaren Shortcodes finden Sie unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen > Dokumenttyp auswählen > Shortcodes anzeigen. Fehlt ein bestimmter Shortcode in der Liste, ist er für diesen Dokumenttyp auch nicht verfügbar. Jeder Dokumenttyp (z. B. Rechnung oder Angebot) verfügt über eine eigene Liste mit Shortcodes. Wenn ein Shortcode nicht in dieser Liste enthalten ist, bedeutet dies, dass er für diesen bestimmten Dokumenttyp nicht verfügbar ist.

Ihren eigenen Hausstil entwickeln

Allgemein

1. Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf Dokumentenvorlagen
2. Klicken Sie auf das Layout, das Sie ändern möchten
3. Klicken Sie auf Beispielvorlage herunterladen
   ! Wichtiger Hinweis: Bevor Sie personalisieren möchten, vergewissern Sie sich, dass bereits ein Dokument für die jeweilige Vorlage erstellt wurde, die Sie personalisieren möchten. Z.B. Wenn Sie eine Rechnungsvorlage anpassen möchten, erstellen Sie zunächst einen Rechnungsentwurf in Ihrem Konto.
4. Jetzt können Sie im heruntergeladenen Worddokument Ihrer Kreativität freien Lauf lassen oder Sie können Ihr eigenes Design in einem komplett neuen Dokument schaffen.
   
   Hier einige Tipps, die wir mit Ihnen teilen möchten:
   • Verwenden Sie Tabellen: Tabellen verwenden eine feste Position in Ihrem Dokument, und daher werden die Elemente in der Tabelle sich nicht ungewollt verschieben. Dies ist ganz besonders empfehlenswert für den Inhalt von Rechnungen oder Angeboten.
   • In Microsoft Word können Tabellen automatisch abwechselnd weiße und graue Zeilen anzeigen. Dies geschieht, wenn die Option „Gestreifte Zeilen“ im Tabellenstil aktiviert ist. Wenn Sie diese abwechselnde Schattierung nicht wünschen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle, gehen Sie zu „Tabellendesign“ und deaktivieren Sie „Gestreifte Zeilen“.
   • Ihr Logo: Wissen Sie, dass Sie die Größe Ihres Logos auf Ihren Dokumenten ganz einfach anpassen können, indem Sie den richtigen Shortcode entsprechend der gewünschten Größe hinzufügen! Lesen Sie hier alles darüber. Sie können auch ein Bild direkt in Ihr Word-Dokument hinzufügen. Dadurch erscheint es auf Ihrer Rechnung/Ihrem Angebot. Sie können die Größe des Bildes außerdem wählen. Dies gilt auch für andere Bilder, die Sie hinzufügen möchten.
   • Die Tabelle: sie enthält die wertvollste Information für Ihren Kunden. Sorgen Sie dafür, sie klar bleibt und nicht vollgepackt wird, und verwenden Sie immer die Shortcodes aus der Liste, um die richtigen Daten abzurufen.
   • Seitenumbrüche: Um innerhalb Ihres Dokuments eine neue Seite einzufügen, setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Seitenumbruch erfolgen soll. Navigieren Sie in Word zu Einfügen (> Seiten) > Seitenumbruch.
   • Klartext: wenn Sie Text haben, der standardmäßig auf Ihren Rechnungen oder Angeboten erscheint, können Sie diesen einfach Ihrem Worddokument hinzufügen und bleibt er immer sichtbar.
   • Wenn Sie Übersetzungen für Klartext benötigen, können Sie zusätzliche Shortcodes erstellen.
   • Shortcodes zur Darstellung von Artikelinformationen müssen immer in einer Tabelle enthalten sein, beispielsweise $AMOUNT$, $PRICE_PER_UNIT$ und $LINE_TOTALS$
   • Benutzerdefinierte Felder: wenn Sie in Teamleader Focus einige benutzerdefinierte Felder erstellt haben, können Sie sie in Ihrer Vorlage verwenden. Sie finden Sie unten in der Liste der Shortcodes.
     
      
5. Fertig mit dem Layout? Speichern Sie Ihr Dokument als eine .docx-Datei
6. Gehen Sie zurück zu Teamleader Focus und klicken Sie auf „docx-Datei hochladen ”. Teamleader Focus erstellt sofort eine Vorschau, die auf Ihrem Dokument basiert (wenn Sie vorher eine Rechnung oder ein Angebot entworfen haben).

Eine benutzerdefinierte Schriftart verwenden

In diesem Artikel über die Einbindung Ihrer eigenen Schriftart in Ihr Dokument finden Sie alle erforderlichen Informationen.

Eigene CSS

Ist CSS (Cascading Style Sheets) Ihnen ein Begriff? Unter ‘Weitere Optionen‘ können Sie CSS verwenden, um Ihr Layout noch mehr zu verfeinern. Dieser Artikel über die Bearbeitung der CSS Ihrer Vorlagen hilft Ihnen auf den Weg.

Einige Bemerkungen

• Laden Sie für Angebote und Rechnungen nicht dasselbe Worddokument hoch. Beide haben unterschiedliche Shortcodes, die nicht dieselben Informationen abrufen.
• Die Dateigröße Ihres Dokuments ist begrenzt auf 4Mb, also passen Sie auf beim Hinzufügen von großen Bildern. 
• Benötigen Sie Hilfe beim Einrichten Ihrer Dokumentvorlagen? Dann können Sie über Ihre Lizenzseite eine einstündige Session mit einem Onboarding-Manager buchen. Lesen Sie hier alles darüber!

Vorlagen vorlagen vorlagen vorlagen vorlagen vorlage vorlage vorlage vorlage vorlage vorlage vorlage vorlage