Une fois que vous avez créé des types de réunions et que vous les avez intégrés à votre site web ou que vous avez envoyé un lien de réservation à vos clients, ces derniers peuvent planifier une réunion avec vous ou avec les membres de votre équipe. Vous pouvez consulter les 5 premières réunions à venir sur votre tableau de bord ou obtenir une vue d'ensemble complète sur la page d'aperçu des réunions. Cet article se focalise sur la page d'aperçu des réunions.
Général
- Tout d'abord, vous trouverez un filtre sur les réunions personnelles ou d'équipe en haut de la page.
- Ensuite, vous pouvez trouver votre page de réservation en cliquant sur Planifier une réunion dans le coin supérieur droit de la page.
Réunions passées et à venir
La page est divisée en deux catégories : les réunions à venir et les réunions passées.
Chaque ligne de réunion comprend :
- Les participants à la réunion
- La date et l'heure
- Le nom du type de réunion
- Le type de lieu
- La durée
- Le lieu
- Lien de la salle de réunion en ligne
- Adresse hors ligne
- Le numéro de téléphone cliquable
- Menu avec options supplémentaires
- Changer de salle de réunion
- Annuler la réunion
Lieu
Réunions en ligne
Pour changer la salle de réunion d'une réunion en ligne, cliquez sur le menu (trois points) et cliquez sur Changer de salle de réunion.
Une liste sera affichée, semblable à la fenêtre "Créer ou rejoindre une salle de réunion". Saisissez le nom de la salle de réunion souhaitée, par exemple John :
Vous pouvez choisir une salle de réunion existante dans la liste ou taper le nom de la salle de réunion. La saisie d'un nom vous offre deux options :
- Sélectionnez une salle existant avec ce nom
- Créer une nouvelle salle de réunion, ce qui ouvrira une nouvelle fenêtre
- Créer une salle de réunion à partir de zéro
- Créer une salle de réunion à partir d'un modèle
Cliquez sur l'option préférée pour modifier la salle de réunion. La salle de réunion liée au type de réunion sera remplacée par la nouvelle salle sélectionnée/créée.
Lorsque vous ou vos invités utilisez le lien de la réunion à partir de l'e-mail de confirmation ou de l'invitation de calendrier, vous êtes redirigé vers la salle de réunion nouvellement sélectionnée.
Réunions sur place
Si l'invité a réservé une réunion sur place, vous verrez toutes les informations nécessaires sur la réunion. Cette carte ne comporte pas d'options cliquables.
Réunions téléphoniques
Si l'invité a réservé une réunion téléphonique, vous verrez les informations nécessaires pour appeler l'invité au moment prévu. En cliquant sur la carte, vous ouvrirez votre application d'appel.
Annuler une réunion
Après avoir cliqué sur l'icône de la corbeille, une fenêtre contextuelle apparaît et vous donne la possibilité d'envoyer ou non un e-mail d'annulation. Cliquez sur l'une des options pour annuler la réunion ou cliquez sur "Ne pas envoyer" si vous ne souhaitez pas annuler la réunion.