Teamleader Focus vous permet d'envoyer toutes sortes d'e-mails : e-mails ordinaires, factures, devis, bons d'intervention, réponses aux tickets, etc. Cependant, il est possible que l'un de ces e-mails ne soit pas délivré. Cet article vous en dira plus sur les causes courantes et sur la façon de les résoudre ou de les prévenir.
Comme nous ne voulons pas que vous perdiez la trace de l'état de ces e-mails, nous en gardons la trace dans votre historique des e-mails. Vous pouvez y voir les e-mails sortants envoyés au cours des deux dernières semaines et leurs statuts respectifs. En tant qu'utilisateur administrateur, vous verrez tous les emails sortants ici. En tant qu'utilisateur non-administrateur, vous ne verrez que les e-mails que vous avez envoyés vous-même.
Même si la plupart des e-mails parviennent à votre correspondant sans problème, il est toujours possible qu'un e-mail ne soit pas remis ou soit rejeté. Vous pouvez trouver ces messages rejetés dans l'historique des e-mails et vous recevrez également une notification (dans l'application et/ou pare-mail, selon vos préférences) à ce sujet. Ainsi, vous serez en mesure de résoudre le problème, quel qu'il soit.
Causes
Un e-mail rejeté peut avoir de nombreuses causes différentes, dont la plupart sont déjà spécifiées dans l'historique des e-mails. Pour vous donner une idée, voici une liste (non exhaustive) des raisons pour lesquelles un e-mail peut ne pas être reçu :
- La boîte de réception du destinataire est pleine
- Il y a une faute de frappe dans l'adresse e-mail du destinataire
- L'adresse électronique n'existait pas (encore) au moment de l'envoi.
- Votre e-mail a été refusé par le filtre anti-spam du destinataire.
- ...
Comment éviter de finir dans le filtre anti-spam de mon client ?
Comme vous pouvez le constater, il n'est pas toujours possible d'empêcher une-mail d'être rejeté, car la cause du rejet peut également se situer au niveau du destinataire.
Toutefois, vous pouvez prendre des mesures préventives contre la quatrième cause (refus par le filtre anti-spam). Pour éviter ce scénario, nous vous conseillons de :
- Créez votre propre domaine dans Teamleader Focus. En nous permettant d'envoyer vos e-mails au nom de votre propre domaine, vous réduisez le risque d'être considéré comme un "spam" par le fournisseur d'e-mail du client final.
- Faites attention à la façon dont vous construisez le corps et l'objet de votre e-mail (surtout dans vos modèles d'e-mail). Cet article de blog est un bon point de départ.
Conseil : évitez d'utiliser des URL raccourcies dans vos e-mails, modèles d'e-mails et signatures. Les URL raccourcies (par exemple les liens bit.ly) sont souvent bloquées par les fournisseurs d'e-mails tels que Gmail.
Teamleader Focus fait également sa part pour garantir une réputation d'expéditeur irréprochable : tous les e-mails envoyés par Teamleader Focus contiennent également une version texte simple ; ce qui est pratique pour les clients mobiles et apprécié par les filtres anti-spam. Tous les e-mails sont également envoyés à partir d'adresses IP de bonne réputation qui sont contrôlées quotidiennement.
L'importance de DMARC
Même si vous avez configuré avec succès la vérification de votre domaine Teamleader, il se peut que vous ayez encore des difficultés à envoyer des e-mails à certains clients. En effet, depuis février 2024, certains fournisseurs de services de messagerie (Gmail, Yahoo, etc.) sont plus stricts en ce qui concerne la vérification de votre enregistrement DMARC.
Un enregistrement DMARC est comme une "note" jointe à vos e-mails, fournissant des instructions claires aux fournisseurs d'e-mails sur ce qu'il faut faire si quelque chose ne va pas dans l'authentification de l'e-mail. Sans cet enregistrement DMARC, certains fournisseurs de services de messagerie pourraient se montrer un peu plus prudents et même rejeter vos e-mails en général.
Pour éviter cela, nous vous conseillons d'ajouter un enregistrement/une politique DMARC aux paramètres de votre domaine. Notez que ceci n'est pas strictement lié à Teamleader Focus, mais améliorera la livraison de vos e-mails en général.
Si vous n'avez pas encore ajouté d'enregistrement DMARC à votre domaine, vous pouvez suivre ces étapes simples :
1. Allez dans les paramètres DNS de votre domaine (où vous avez ajouté les enregistrements CNAME).
2. Créez un nouvel enregistrement DNS.
3. Choisissez "TXT" comme type d'enregistrement.
4. Dans le champ du nom, entrez "_dmarc.yourdomain.com" (remplacez "yourdomain.com" par votre propre domaine).
5. Dans le champ valeur, entrez "v=DMARC1; p=none;".
Comment annuler un rejet ?
Après que l'envoi d'un e-mail ait échoué à plusieurs reprises, il est possible que le système n'essaie plus d'envoyer de nouveaux e-mails à cette adresse. Pourquoi ? Pour protéger notre propre réputation d'expéditeur (voir ci-dessus). Les tentatives fréquentes d'atteindre les adresses électroniques qui rejettent sont considérées comme du spam. Dans ce cas, l'adresse électronique doit être manuellement "dérejetée". Dans la plupart des cas, cela peut se faire en cliquant sur l'e-mail dans votre historique des e-mails :
Si vous n'êtes pas en mesure de le faire, notre équipe support peut le faire pour vous. N'hésitez pas à contacter notre équipe support et veillez à mentionner l'adresse électronique rejetée. Après le déblocage de l'adresse e-mail, un nouvel e-mail peut être envoyé à l'adresse e-mail afin de vérifier si le problème a été résolu.