Met Teamleader Focus kan je allerlei soorten e-mails versturen: gewone e-mails, facturen, offertes, werkbonnen, antwoorden op tickets enzovoort. Het is echter mogelijk dat een van die e-mails niet afgeleverd wordt. In dit artikel lees je meer over de meest voorkomende oorzaken en hoe je ze kan verhelpen of voorkomen.
Omdat we niet willen dat je de status van je e-mails uit het oog verliest, houden we die status bij in je E-maillogboek. Hier kan je de uitgaande e-mails van de afgelopen twee weken zien met hun respectievelijke statussen. Als admin zie je hier alle uitgaande e-mails. Als niet-admin zie je alleen de e-mails die je zelf hebt verzonden.
Hoewel de meeste e-mails zonder problemen bij je correspondent aankomen, is het altijd mogelijk dat een e-mail niet wordt afgeleverd, of - om een technische term te gebruiken - 'bouncet'. Je vindt die gebouncete e-mails terug in de e-maillog en krijgt er ook een melding van (in-app en/of via e-mail, naargelang je voorkeur). Op die manier kan je het probleem verhelpen.
Oorzaken
Een bounce kan veel verschillende oorzaken hebben, waarvan de meeste al zijn aangegeven in de notificatie en de e-maillog. Om je een idee te geven, volgt hier een (onvolledige) lijst van mogelijke redenen waarom een e-mail niet kan worden afgeleverd:
- De inbox van de ontvanger is vol
- Er staat een typefout in het e-mailadres van de ontvanger
- Het e-mailadres bestond (nog) niet op het moment van verzending
- Je e-mail is tegengehouden door de spamfilter van de ontvanger
- ....
Hoe kan ik voorkomen dat mijn e-mail in de spamfilter van mijn klant terechtkomt?
Zoals je ziet, kan je niet altijd voorkomen dat een e-mail bouncet,omdat de oorzaak van de bounce ook bij de ontvanger kan liggen.
De vierde oorzaak echter (e-mail tegengehouden door de spamfilter) is iets waartegen je wel preventief kan optreden. Om dit scenario te vermijden, adviseren we je om:
- Je eigen domein in Teamleader Focus in te stellen. Als je je e-mails vanuit je eigen domein verstuurt, verklein je de kans dat de e-mailprovider van de eindklant ze als 'spam' beschouwt.
- Op te letten op de manier waarop je je e-mail 'body' en onderwerp opstelt (vooral in je e-mail templates). Deze blogpost bevat enkele goede tips.
Tip: vermijd het gebruik van verkorte URL's in je e-mails, e-mailtemplates en handtekeningen. Verkorte URL's (bv. bit.ly links) worden vaak geblokkeerd door e-mailproviders zoals Gmail.
Wij willen ook een vlekkeloze afzenderreputatie garanderen: alle e-mails die vanuit Teamleader Focus worden verzonden, bevatten ook een platte tekstversie; dat is praktisch voor mobiele klanten en handig voor spamfilters. Alle e-mails worden ook verstuurd vanaf IP-adressen met een goede reputatie die dagelijks worden gemonitord.
Het belang van DMARC
Zelfs als je je domeinverificatie in Teamleader Focus met succes hebt ingesteld, kan je nog steeds problemen ondervinden bij het verzenden van e-mails naar sommige klanten. Dit komt omdat bepaalde e-mailproviders (Gmail, Yahoo, enz.) sinds februari 2024 strenger zijn bij het controleren van je DMARC-record.
Een DMARC record is als een "aantekening" bij je e-mails, die duidelijke instructies geeft aan e-mailproviders over wat ze moeten doen als er iets mis is met de authenticatie van de e-mail. Zonder dit DMARC-record kunnen sommige e-mailproviders wat voorzichtiger worden of zelfs je e-mails in het algemeen weigeren.
Om dit te voorkomen, raden we je aan om een DMARC record/policy toe te voegen aan de instellingen van je domein. Merk op dat dit niet strikt gerelateerd is aan Teamleader Focus, maar de reputatie van je domein in het algemeen zal verbeteren.
Als je nog geen DMARC-record hebt toegevoegd aan je domein, kan je de volgende eenvoudige stappen volgen:
1. Ga naar de DNS-instellingen van je domein (waar je de CNAME-records hebt toegevoegd).
2. Maak een nieuw DNS-record aan.
3. Kies "TXT" als het recordtype.
4. Voer als naam "_dmarc.jouwdomein.com" in (vervang "jouwdomein.com" door je werkelijke domein).
5. Voer als waarde "v=DMARC1; p=none;" in en sla op.
Hoe verwijder ik een bounce?
Nadat een e-mail meerdere keren niet werd afgeleverd, is het mogelijk dat het systeem geen nieuwe e-mails meer probeert af te leveren op dat e-mail adres. Waarom? Om onze eigen afzenderreputatie te beschermen (zie hierboven). Veelvuldige pogingen om gebouncete e-mailadressen te bereiken worden gezien als spam. In dat geval moet het e-mailadres handmatig worden 'unbouncet'. In de meeste gevallen kan dit worden gedaan door op de e-mail in je E-maillog door te klikken:
Als dit niet mogelijk is, kan ons supporttteam dit voor jou in de achtergrond doen. Neem gerust contact op met ons supportteam en vermeld het gebouncete e-mailadres. Nadat het e-mailadres is 'ge-unbouncet', kan een nieuwe e-mail naar het e-mailadres worden gestuurd om te controleren of het probleem is opgelost.