L'envoi d'un e-mail depuis Teamleader Focus est rapide et facile, même s'il s'agit seulement d'une facture ou d'une confirmation de rendez-vous. Il est possible d'envoyer ces e-mails depuis le serveur de messagerie de Teamleader Focus, aussi l'expéditeur sera « email@teamleader.be ». Lorsque vos clients répondront à un e-mail qui a été envoyé depuis Teamleader Focus, la réponse arrivera dans la bonne messagerie. Oui : Teamleader Focus est aussi intelligent que cela.
Mieux encore : il est possible d'utiliser votre propre nom de domaine pour envoyer des e-mails depuis Teamleader Focus. Pour installer cette fonctionnalité, vous devez
- Être un administrateur dans Teamleader Focus
- Avoir certaines dispositions en informatique : vous devez savoir comment apporter certaines modifications à votre domaine
- Possédez votre propre nom de domaine comme « @mycompany.com ». Par exemple, un nom de domaine comme « @gmail.com » ne fonctionnera pas. Veillez à également avoir accès aux paramètres DNS dans le panneau administrateur de votre domaine
- Assurez-vous que vos fournisseurs DNS prennent en charge les tirets bas (underscore) dans les entrées des fichiers de zone
- Activez « Marquage en blanc » dans votre compte Teamleader Focus (voir ci-dessous)
- Paramétrez un enregistrement CNAME pour votre nom de domaine (voir ci-dessous). Un enregistrement CNAME (enregistrement de nom canonique) est un type d'enregistrement DNS qui indique quels sont les serveurs de messagerie autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. De cette manière, vous éviterez que les e-mails soient considérés comme du spam.
Activer Marquage en blanc
- Accédez à votre photo dans le coin supérieur droit et cliquez sur Historique > E-mails et historique d'exportation
- Ce journal contient tous les e-mails qui ont été envoyés depuis Teamleader Focus. Ici, vous pouvez consulter tous les e-mails qui ne sont jamais arrivés et le motif. Sur la droite, vous trouverez « Options e-mail avancées » sous le bouton « Extra ». Vous ne pourrez voir ce bouton que si vous êtes administrateur.
- Cliquez sur le curseur pour activer le marquage blanc
Définissez un enregistrement CNAME valide
Pour effectuer le marquage en blanc de votre adresse électronique, vous devrez autoriser Teamleader Focus à envoyer des e-mails depuis votre propre nom de domaine. Pour ce faire, vous définirez un enregistrement CNAME qui vous permettra d'envoyer des e-mails depuis votre propre sous-domaine.
- Après avoir activé le curseur pour utiliser le marquage en blanc, vous pourrez cliquer sur « Utiliser marquage en blanc en voyant des e-mails »
- Saisissez votre « Domaine » et votre « Sous-domaine ». Dans l'exemple "mail@mycompany.com", le domaine est "mycompany.com" et le sous-domaine est "mail". Remarque : le domaine et sous-domaine seront probablement déjà préremplis et seront en gris clair, il est important de tout de même les écrire manuellement.
- Cliquez sur « Enregistrer »
- Cliquez sur « Revalider » à côté de vos « Domaine » et « Sous-domaine » nouvellement créés
- Désormais, les « Enregistrements DNS » apparaitront. Saisissez le nom et la valeur dans les paramètres DNS de votre fournisseur de domaine. L'écran ci-dessous illustre à titre d'exemple les réglages du DNS « one.com »
- Une fois que vous avez terminé, cliquez une nouvelle fois sur « Revalider ». Cela peut prendre jusqu'à 48 heures avant que tout soit contrôlé. Si c'est le cas, les e-mails envoyés depuis Teamleader Focus seront toujours envoyés depuis votre propre nom de domaine.
Comment puis-je ajouter un enregistrement CNAME ?
Si vous ne savez pas précisément comment ajouter un enregistrement CNAME à votre paramètre de messagerie, vous pouvez utiliser ce guide pratique de Google. Si vous utilisez « one.com » en tant qu'hôte pour votre site, il peut être utile de consulter ce guide.
Puis-je ajouter plusieurs noms de domaine et envoyer des e-mails avec différents domaines ?
Oui, vous pouvez ajouter plusieurs domaines et cela vous permettra d'envoyer des e-mails à partir d'utilisateurs qui ont un domaine différent. Cela est particulièrement pratique lorsque vous utilisez plusieurs entités de l'entreprise ou des adresses e-mail alternatives.
Adresse e-mail de facturation
Lorsque vous cliquez sur une adresse e-mail dans Teamleader Focus, les e-mails seront envoyés depuis l'adresse e-mail configurée pour votre propre compte, les devis seront envoyés depuis l'adresse e-mail du responsable de l'opportunité.
Cependant, que vous ayez réglé votre nom de domaine ou non, si vous désirez que vos factures soient envoyées d'une adresse e-mail spécifique, vous pouvez le faire. Cet article vous explique cela.
Le saviez-vous ?
- Un seul utilisateur doit faire cette procédure. L'adresse électronique des autres sera automatiquement réglée.
- Soyez attentif lors du réglage de votre adresse e-mail. Une mauvaise adresse e-mail ne vous donnera pas un message d'erreur.