Vanaf 1 september 2023 verandert de Belgische wetgeving rond niet of te laat betaalde facturen. Je mag vanaf dan geen kosten meer aanrekenen voor de eerste betaalherinnering die je naar je klant stuurt. Wat verandert er precies voor jouw kmo en aan welke nieuwe vereisten moet je binnenkort voldoen?


Wat verandert er precies?

De eerste herinneringsbrief is gratis: als leverancier mag je dus geen kosten meer in rekening brengen voor de eerste herinneringsbrief aan klanten die te laat betalen. Deze nieuwe regeling is bedoeld om consumenten te beschermen tegen niet of te laat betaalde facturen en de onredelijke kosten die dat met zich meebrengt.


! Belangrijke opmerking: deze wetgeving geldt enkel voor klanten zonder btw-nummer !


Na een eerste herinneringsbrief hebben klanten 14 dagen de tijd om te betalen. Bij een tweede herinnering mogen leveranciers wel kosten aanrekenen, maar op dat bedrag zit een plafond.


Is het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro? Dan mag je maximaal 20 euro aanmaningskosten aanrekenen.


Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro is dat maximaal 30 euro, met daarbovenop 10 procent van het bedrag boven €150. Heeft je klant bijvoorbeeld een achterstallige factuur van € 500, dan mag je daar € 65 aanmaningskosten voor rekenen: € 30 + (10% van € 350).


Ligt het bedrag hoger dan 500 euro, dan wordt dat 65 euro en 5 procent van het bedrag boven €500, met een maximum van 2.000 euro. Voor een achterstallige factuur van € 1000 betekent dat een aanmaningskost van € 90: € 65 + (5% van € 500 (omdat het de €500 met €500 overschrijdt).


Voor nieuwe contracten gelden deze nieuwe regels vanaf 1 september 2023. Voor contracten die al voor 1 september zijn overeengekomen, heb je nog tot 1 december om ze aan te passen.


Wat moet jouw onderneming doen?

Pas je algemene voorwaarden aan

Neem de tijd om je algemene verkoopvoorwaarden grondig te bekijken en waar nodig aan te passen. Vermeld duidelijk dat de eerste herinneringsbrief kosteloos is. Doe je dat niet, dan kan je niets van de extra kosten recupereren die je maakt om wanbetalers aan te sporen.


Dit is de tekst die je in je algemene voorwaarden kan plaatsen:


Bij gebrek aan volledige betaling door de klant binnen de 14 kalenderdagen (+ drie werkdagen indien niet via elektronische weg) na verzending van de eerste betalingsherinnering is er van rechtswege en zonder ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd van:


€20 als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk is aan €150;

€30 vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag boven de €150;

€65 vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag boven de €500, met een totaallimiet van €2.000.


Bij gebrek aan volledige betaling door de klant binnen de 14 kalenderdagen (+ drie werkdagen indien niet via elektronische weg) na verzending van de eerste betalingsherinnering is de klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest verschuldigd ten belope van de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransactie, zie artikel 5, lid 2 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Deze interesten worden berekend op de nog te betalen som.


Pas ook de punten aan in je contracten die verwijzen naar vergoedingen, verwijlinteresten en andere invorderingszaken om overeen te stemmen met de nieuwe wetgeving.


Disclaimer= Teamleader geeft geen juridisch advies, en uiteindelijk heb jij als onze klant nog steeds de eindverantwoordelijkheid om de wijzigingen door te voeren, en te controleren of alles correct is volgens de nieuwe wetgeving.


Communiceer naar je klanten

Breng je klanten op de hoogte van de veranderingen in de betalingsvoorwaarden en wat er gebeurt als ze niet betalen. Transparante communicatie voorkomt misverstanden.


Bovendien ontbreekt een juridische basis voor incassokosten als de voorwaarden niet zijn aangepast.


Laat ze daarom ook weten dat ze na ontvangst van een eerste aanmaning 14 dagen de tijd hebben om te betalen. Moet je na die periode een tweede herinnering sturen? Dan mag je wel een (beperkte) kost aanrekenen.


Wat gebeurt er als je je voorwaarden niet aanpast?

Wanneer je je voorwaarden niet aanpast aan de nieuwe regelgeving, kan je geen interest eisen of invorderingsstappen ondernemen. Oftewel: je hebt geen poot om op te staan. Je riskeert bovendien controles en sancties van de economische inspectie.


Pas dus op tijd je algemene voorwaarden aan, breng je klanten op de hoogte en bescherm je onderneming tegen onnodige kosten en juridische problemen. Je bent niet alleen wettelijk verplicht om deze nieuwe regels te volgen, het is ook essentieel voor het behoud van een gezonde cashflow en bedrijfsvoering.


Voorkomen is beter dan genezen

Maar in een ideaal scenario betaalt je klant natuurlijk altijd op tijd en hoef je nooit achter achterstallige betalingen aan te zitten. Met Teamleader Focus proberen we dat proces dan ook zo efficiënt mogelijk te maken.


Hoe? Onder meer door online betalingen te faciliteren met onze software. Op die manier worden facturen tot 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald. Zet je een QR-code op je factuur, dan wordt je gemiddeld 3 dagen sneller betaald dan zonder QR-code!


Is de betaaltermijn voorbij en heb je je geld toch nog niet gekregen? Dan kan je – behalve op je eerste herinnering – ook automatisch intrest- en incassokosten verrekenen. Weer een zorg minder voor jou.


Blijft je factuur toch onbetaald? Dan kan je via een integratie in Teamleader Focus je factuur doorsturen naar een incassobureau.


Automatische instellingen in Teamleader Focus

Met Teamleader Focus willen we je helpen om deze nieuwe wetgeving na te leven. Daarom hebben we twee instellingen toegevoegd om je te helpen bij het automatisch begrenzen van je incassokosten of bij het berekenen van interest op basis van de datum van de eerste herinnering in plaats van de vervaldatum van de factuur.


Belangrijk om te weten is dat je deze sliders alleen in je account vindt als je ten minste één Belgische bedrijfsentiteit hebt.


Vind de sliders door deze stappen te volgen:

  1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie
  2. Klik op het potloodje naast de bedrijfsentiteit
  3. Ga naar Bankgegevens
  4. Onder de velden Intrest en Schadebeding/Incassokosten vind je deze sliders:
    • Schadebeding/incassokosten begrenzen op basis van het verschuldigde bedrag voor klanten zonder btw: 
      Deze instelling heeft te maken met de hierboven genoemde begrenzing van de berekende incassokosten. Dus als deze instelling is ingeschakeld en er zijn 14 dagen verstreken sinds de eerste herinnering, dan worden de incassokosten/schadebeding toegepast op de factuur, maar zijn deze automatisch niet hoger dan de hierboven vermelde limieten:
      • €20 als het verschuldigde bedrag lager is dan of gelijk is aan €150;
      • €30 plus 10% van het verschuldigde bedrag (tussen 150,01 en 500 euro) als het verschuldigde bedrag tussen 150,01 en 500 euro ligt;
      • €65 plus 5% van het verschuldigde bedrag (boven €500), met een maximum van €2000 als het verschuldigde bedrag hoger is dan €500.

        ==> Als het verwachte bedrag de limiet overschrijdt, worden de incassokosten/schadebeding aangepast naar het maximaal mogelijke bedrag volgens het verschuldigde bedrag.
        ==> Als er geen 14 dagen zijn verstreken, worden de incassokosten/schadebeding niet toegepast.
    • Bereken interest op basis van eerste herinnering voor klanten zonder btw:
      Gewoonlijk berekenen we interest op facturen op het moment dat ze te laat zijn, op basis van de vervaldatum van de factuur. Volgens de Belgische wetgeving voor klanten zonder btw-nummer moeten we de interest echter berekenen na 14 dagen vanaf de datum van de eerste herinnering in plaats van vanaf de vervaldatum van de factuur. De klant moet 14 dagen de tijd hebben om de eerste herinnering te betalen. Het inschakelen van deze slider betekent dus:
      • De interest wordt pas berekend na 14+1 dagen na de eerste herinneringsdatum. Belangrijk: als je de herinnering elektronisch verstuurt, begint deze periode op de kalenderdag die volgt op de dag van verzending. Als je de consument per post contacteert, begint de termijn op de derde werkdag na verzending.
      • Bij automatische herinneringen wordt de interest automatisch berekend. Voor manuele herinneringen kan je op de knop Incasso klikken op een factuur waar je de datum vindt waarop de consument de herinnering heeft ontvangen. Deze datum kan manueel worden aangepast.


Automatische herinneringen

Controleer ook zeker de instellingen van je automatische herinneringen, vooral als je interesten en/of incassokosten/schadebeding hebt toegepast. Deze herinneringen worden nog steeds verstuurd en er worden nog steeds kosten in rekening gebracht als je deze niet uitschakelt.