Veel bedrijven voegen aan hun facturen of offertes graag hun algemene voorwaarden toe. In Teamleader Focus kan je dit automatiseren zodat je dit niet steeds handmatig hoeft te doen. Dit kan trouwens op twee manieren:


1. Standaard algemene voorwaarden toevoegen
2. Verschillende voorwaarden toevoegen


1. Standaard algemene voorwaarden toevoegen

Heb je voor elk van je facturen of offertes steeds dezelfde algemene voorwaarden? Dan is je taak eenvoudig. Teamleader Focus kan namelijk automatisch je voorwaarden aan je factuur toevoegen zonder dat je hier een extra stap voor dient te ondernemen. Het enige wat je moet doen, is je voorwaarden uploaden, en dit doe je zo:

  1. Navigeer naar Instellingen > Bedrijfsinformatie.
  2. Klik op de drie puntjes naast je bedrijfsentiteit.
  3. Kies voor Algemene voorwaarden uploaden

Er verschijnt een nieuw scherm waarin je een bestand kan uploaden. In 'Documenttype' kan je kiezen welke soort voorwaarden je wil toevoegen:

  • Standaard algemene voorwaarden
  • Algemene voorwaarden uitsluitend voor offertes
  • Algemene voorwaarden uitsluitend voor bestelbonnen
  • Attest 6% btw (zie verder)


Selecteer zeker ook de juiste taal van je voorwaarden: als je een factuur opmaakt voor een anderstalige klant, zullen de voorwaarden direct in de overeenkomstige taal worden meegestuurd (indien beschikbaar).

Klik op Bestand uploaden om het bestand op je computer te selecteren en klik daarna op Sluiten. Et voila, je voorwaarden zitten in Teamleader Focus! Vanaf nu worden ze automatisch toegevoegd aan elke factuur die je stuurt.

Opmerking: wil je deze ook toevoegen aan je offertes? Kies dan bij 'Instellingen' voor ‘Deals en Offertes’ en selecteer de optie ‘Standaard verkoopsvoorwaarden weergeven bij offertes’.

2. Verschillende voorwaarden toevoegen

Heb je echter verschillende voorwaarden voor meerdere diensten in je bedrijf, dan voeg je deze best op een andere manier toe dan de algemene voorwaarden. Hiervoor creëer je best meerdere lay-outvarianten van je huisstijl en voeg je de voorwaarden per lay-out toe aan je word-document. Dit document kan je dan opnieuw in Teamleader Focus uploaden. Zo kan je bij het maken van je factuur kiezen welke lay-out en bijgevolg welke voorwaarden je wenst te gebruiken.

Attest 6% btw

Veel bedrijven, voornamelijk in de bouwsector, maken gebruik van het btw-tarief van 6%, bijvoorbeeld voor het renoveren of verbouwen van woningen ouder dan 10 jaar. In dit geval kan je met je factuur een specifiek attest van 6% btw meesturen.

Dit kan je ook uploaden bij je algemene voorwaarden. Je geeft dan enkel mee dat het om dit attest gaat. Maak je dan een factuur op waarbij je één of meerdere artikelen aan 6% btw factureert, dan zal dit attest er automatisch aan toegevoegd worden.


! Vanaf 30/06/2022 veranderden de regels voor het attest 6% btw. Er zal dan een notitie moeten worden toegevoegd op de factuur zelf in plaats van een apart attest. In dit geval raden we aan om een custom shortcode te maken in een extra lay-outvariant en deze variant te gebruiken voor facturen met 6% btw.


Pdf-formaat

Elk pdf-formaat wordt aanvaard, maar als je je facturen per post verzendt dan raden we je aan om A4 (595 x 842) te gebruiken. Je kan de volgende website gebruiken om je pdf-bestand een ander formaat te geven: https://docupub.com/pdfresize/