Heb je een factuur opgemaakt en verstuurd naar je klant? Heeft je klant deze over het hoofd gezien? Dan is het misschien tijd voor een betalingsherinnering. Dit kan met Teamleader Focus zowel manueel als automatisch!


Manuele herinnering

Eerst en vooral moet je de factuur al naar je klant hebben gestuurd voordat je een herinnering kan versturen.

  1. Om een betalingsherinnering manueel uit te sturen, ga je eerst naar de onbetaalde factuur. Je ziet vervolgens de knop 'Herinnering' staan. Het cijfer tussen haakjes toont of je eerder al herinneringen hebt uitgestuurd.
  2. Klik vervolgens op de knop Herinnering. Je krijgt dan dezelfde opties te zien als wanneer je de eerste keer een factuur verstuurt: wil je de herinnering via e-mail, via post of manueel verzenden?
    Opmerking: je zal de knop 'herinnering' enkel zien wanneer de factuur effectief te laat is, nl. wanneer de betalingstermijn overschrijden is. In het andere geval zie je opnieuw de 'Verzenden'-knop.
  3. Wanneer je op Verzenden via e-mail en InvoiceCloud klikt, kan je zelf een begeleidende tekst ingeven of kiezen voor een voorgedefinieerde template. Hiervoor ga je naar Instellingen > Facturen > 'E-mailtemplates voor facturen'.

  4. De betalingsherinnering die je uitstuurt is de oorspronkelijke factuur met als stempel 'herinnering' bovenaan rechts. De herinneringsstempel zal enkel op een factuur worden toegepast als de betalingstermijn is overschreden.
    • Als je factuur bijvoorbeeld een betalingstermijn heeft van 14 dagen en je de factuur opnieuw verzendt na 15 dagen, dan zal de herinneringsstempel worden toegepast.
    • Als een factuur een betalingstermijn heeft van 0 dagen, dan zal er gedurende 12 uur nog geen herinneringsstempel worden toegepast. Als je dus een fout hebt gemaakt waardoor je de factuur opnieuw moet versturen, zal de stempel nog niet meteen worden toegepast. Dat geeft je de tijd om de factuur aan te passen.
  5. Indien je ook incassokosten wil toevoegen, kan je er dit artikel eens op nalezen.


Opmerking:

Wanneer je de kolom 'Laatste verzending' aan het overzicht van je facturen toevoegt, kan je zien hoe vaak de factuur al verstuurd werd.

  • Nog niet verzonden: Factuur is nog niet verstuurd.
  • X dagen geleden (#1): Factuur is X dagen geleden voor het eerste verstuurd.
  • X dagen geleden (#2): Factuur is X dagen geleden voor de tweede maal verstuurd.




Automatische herinneringen

(Deze functionaliteit is beschikbaar in ons Move-pakket of hoger)


Indien je manueel werk wil vermijden, kan je ook een automatische herinnering voor je facturen instellen. 


Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier (Engels):


  1. Om een automatische herinnering in te stellen ga je naar Instellingen > Facturen > 'Automatische herinneringen'.


2. In het bovenstaande scherm moet je verschillende waarden definiëren:

  • Je kan kiezen hoe lang je factuur onbetaald kan blijven voordat je een herinnering uitstuurt.
  • Je kan kiezen tussen e-mail en post als verzendingsmethode.
  • Je kan ervoor kiezen om kosten aan te rekenen. Wil je graag weten waar je die kosten kan instellen? Klik hier.
  • Standaardtemplate: Dit is het template dat je ingesteld hebt onder Instellingen > Facturen > 'E-mailtemplates voor facturen'.
  • Extra taal toevoegen: Je kunt ook een standaardtemplate voor een ander taal instellen. Wil je graag weten hoe je de taal van facturen en herinneringen kan wijzigen? Dit artikel helpt je op weg.