Envoyer les factures à temps a un impact direct sur votre trésorerie, mais le travail terminé a tendance à passer entre les mailles du filet — un devis accepté qui n'a jamais été converti en facture, un suivi du temps qui n'a jamais été facturé, un projet en retainer qui a silencieusement dépassé le budget. Focus IA vous aide à tout capturer, pour que vous puissiez envoyer vos factures sans avoir à parcourir votre compte manuellement.
Du devis à la facture
Dès qu'un client accepte votre devis, vous pouvez le convertir en facture directement via Focus IA. Il reprend les lignes, les quantités, les prix et la TVA directement du devis et en fait un brouillon de facture que vous pouvez approuver ou rejeter.
Exemples de prompts :
- « Convertis le devis accepté pour le client X en facture. »
- « Ce devis a été accepté. Peux-tu créer une facture à partir de celui-ci ? »
- « Transforme le devis 2024-05 en facture et comptabilise-le. »
Si vous êtes déjà sur la page du opportunité ou du devis, vous n'avez pas besoin de le nommer. Dites simplement « convertis ce devis en facture » et Focus IA sait ce que vous voulez dire.
Facturer le suivi du temps non encore facturé
En fin de mois, il est possible que vous ayez du travail effectué mais pas encore facturé, comme un suivi du temps ou des projets terminés ou des opportunités gagnés sans facture associée.
Focus IA peut parcourir votre compte pour trouver tout ce qui est terminé mais non facturé, le regrouper par client et créer des brouillons de factures à partir du suivi du temps réel.
Exemples de prompts :
- « Quel suivi du temps du mois dernier n'a pas encore été facturé ? »
- « Crée des brouillons de factures pour toutes les heures non facturées sur le projet X. »
- « Quels clients ont du travail terminé que nous n'avons pas encore facturé ? »
Focus IA vous montre ce que chaque brouillon contiendra avant de créer quoi que ce soit. Une fois que vous approuvez, il crée les brouillons. Il n'envoie jamais de factures sans une confirmation séparée de votre part.
Travail en retainer et à prix fixe
Pour les projets en retainer/à prix fixe, Focus IA peut surveiller combien d'heures ont été enregistrées sur le projet par rapport au budget convenu. Lorsqu'un projet atteint 90% du budget ou le dépasse, Focus IA peut le signaler et rédiger une facture pour les heures supplémentaires.
Exemples de prompts :
- « Quels projets sont proches ou dépassent leur budget ce mois-ci ? »
- « Combien d'heures avons-nous enregistré sur le projet X par rapport à ce qui était convenu ? »
- « Rédige une facture pour les heures supplémentaires du projet X - nous avons dépassé le budget de 5 heures. »
Si aucun budget n'est défini sur un projet, Focus IA vous en informera et expliquera comment en ajouter un dans Teamleader Focus.
Raccourcis
Deux Teamleader Skills sont conçus pour les workflows de facturation ci-dessus :
Raccourci : utilisez le Teamleader Skill Invoice the work
Le Teamleader Skill Invoice the Work analyse votre compte pour trouver tout ce qui a été terminé le mois dernier mais pas encore facturé, comme le temps tracké, les projets terminés ou les devis acceptés sans facture. Il regroupe les résultats par client et crée des brouillons de factures après votre approbation.
Trouvez-le sous Focus IA > Skills > /invoice-the-work. Cliquez sur Utiliser le skill pour démarrer, ou tapez /invoice-the-work dans n'importe quel chat Focus IA.
Raccourci : utilisez le Teamleader Skill Retainer guard
Le Teamleader Skill Retainer guard est conçu spécifiquement pour les projets à prix fixe/retainer. Il compare les heures budgétées à ce qui a été suivi ce mois-ci, marque les projets proches ou dépassant le budget, et rédige la facture pour les heures supplémentaires.
Trouvez-le sous Focus IA > Skills > /retainer-guard. Cliquez sur Utiliser le skill pour démarrer, ou tapez /retainer-guard dans n'importe quel chat Focus IA.
Ce que Focus IA peut et ne peut pas faire avec les factures
Pour finir, il peut être utile de savoir ce que Focus IA peut et ne peut pas faire en matière de factures.
Focus IA peut vous aider avec les actions de facturation suivantes :
- Créer et modifier des brouillons de factures
- Envoyer des factures par e-mail ou via Peppol
- Ajouter un paiement ou marquer une facture comme payée
- Mettre une facture en attente (c'est une façon de mettre en pause les rappels de paiement automatiques que Teamleader Focus envoie)
- Facturer les devis et projets acceptés
Il y a aussi quelques choses que Focus IA ne peut pas faire :
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Envoyer des rappels de paiement manuels :
Pour contourner cela, vous pouvez toujours envoyer des rappels manuellement ou laisser Focus IA rédiger un e-mail de suivi à envoyer vous-même. Pour en savoir plus sur ce dernier point, consultez cet article. -
Créer ou gérer des abonnements :
Les abonnements doivent être configurés manuellement dans Teamleader Focus.