Relancer les factures impayées est l'une de ces tâches qui prend plus de temps qu'elle ne le devrait. Trouver ce qui est en retard, voir depuis combien de temps chaque facture attend, déterminer qui contacter en premier ; cela seul prend du temps avant même d'avoir écrit un seul mot. Focus IA gère l'aperçu et la rédaction, pour que tout ce que vous ayez à faire soit de vérifier et d'envoyer.
Obtenez un aperçu de ce qui est en retard
Ouvrez Focus IA et demandez un résumé de ce qui est encore impayé.
Exemples de prompts :
- « Montre-moi toutes les factures en retard. »
- « Quels clients ont des factures impayées de plus de 30 jours ? »
- « Donne-moi un aperçu des factures en souffrance classées par montant. »
- « Quelles factures sont en retard depuis le plus longtemps ? »
- « Rédige une première relance pour ce client concernant sa facture en retard. Ton amical, reste bref.
Si vous êtes déjà sur la page d'un client dans Teamleader Focus, vous pouvez demander « y a-t-il des factures en retard pour ce client ? » et Focus IA sait de qui vous parlez.
Focus IA regroupe les résultats par client et les classe par montant et depuis combien de temps ils sont en retard, pour que vous sachiez toujours où concentrer votre attention en premier.
Comment Focus IA rédige l'e-mail de suivi
Non seulement vous pouvez envoyer des factures avec Focus IA, mais vous pouvez aussi laisser Focus IA vous aider à rédiger et envoyer un e-mail de suivi pour une facture en retard. Il utilise l'un de vos modèles de rappel de facture existants et joint automatiquement la facture.
Avant de rédiger, Focus IA vérifie l'historique de paiement du client. Il adapte ensuite l'e-mail à la situation : court et amical pour une première relance, plus ferme (mais jamais agressif) si la facture est ouverte depuis plus longtemps. Vous pouvez lui demander d'ajuster le ton avant que quoi que ce soit ne soit envoyé.
Vérifiez avant d'envoyer
Focus IA rédige un e-mail de suivi par client et les présente pour votre vérification. Vous les passez en revue un par un, ajustez la formulation si nécessaire, et envoyez chacun vous-même directement depuis le chat. Rien ne part sans que vous l'envoyiez activement.
Gardez vos dossiers à jour
Une fois que vous avez fait le suivi, demandez à Focus IA d'ajouter une note sur la page de détail du client ou de marquer la facture pour un suivi à une date ultérieure. Ainsi rien ne passe à travers les mailles et votre compte Teamleader Focus reflète toujours la situation actuelle.
Raccourci : utilisez le Teamleader Skill Payment chaser
Le Teamleader Skill Payment chaser est conçu exactement pour lorsque vous souhaitez relancer les factures impayées et en retard.
Trouvez-le sous Focus IA > Skills > /payment-chaser. Cliquez sur Utiliser le skill pour démarrer, ou tapez /payment-chaser dans n'importe quel chat Focus IA.