! Notez que vous devez disposer du Booster de statistiques avancés pour utiliser cette fonctionnalité. En savoir plus à ce sujet ici.
Chaque rapport dans les statistiques peut être configuré pour répondre à vos besoins. Et ce n'est pas tout, car vous pouvez facilement partager ces rapports personnalisés avec vos collègues et collaborer dessus. Cet article vous montre comment faire, tout en expliquant la différence entre donner un accès en consultation seule ou un accès en modification à un rapport.
Qui
Après avoir créé un rapport et l'avoir configuré exactement comme vous le souhaitez, vous pouvez partager ce rapport en interne avec vos collègues. De cette façon, vous pouvez aisément examiner les données ensemble ou collaborer pour affiner davantage les rapports.
- Tous ceux ayant un accès utilisateur aux Statistiques ont la possibilité de créer et de partager des rapports, vous n'avez pas besoin de droits d'administrateur pour cela.
- En tant que créateur d'un rapport, vous devenez immédiatement le "gestionnaire" du rapport également, ce qui signifie que vous pouvez le partager avec d'autres.
Remarque : Les rapports de bibliothèque sont présents par défaut dans votre compte et ne peuvent être partagés avec personne, car ils sont visibles par tous de toute façon.
Partager un rapport
Pour partager un rapport avec vos collègues dans Teamleader Focus, vous devez suivre ces étapes :
- Allez dans Statistiques
- Adaptez un rapport de bibliothèque et enregistrez ou allez dans vos rapports enregistrés dans "Par moi" et ouvrez un rapport :
- Dans le rapport, cliquez sur la flèche à côté de "Copier le lien" dans le coin supérieur droit et choisissez Partager avec des collègues :
Remarque : Après avoir cliqué sur ce bouton, votre préférence sera mémorisée, ce qui en fera l'option de partage par défaut.
- Sélectionnez les collègues avec lesquels vous souhaitez partager le rapport. Vous pouvez partager un rapport avec :
- Un collègue
- Plusieurs collègues
- Tout le monde dans le compte
! Remarque : Chaque utilisateur apparaîtra dans le menu déroulant de partage, qu'il ait ou non un accès utilisateur aux Statistiques, aucun avertissement ne sera donné.
- Cliquez sur Inviter
- Vous pouvez maintenant choisir si votre collègue a un accès en consultation seule au rapport ou s'il peut le modifier.
- Supprimez facilement l'accès en cliquant sur ‘Supprimer l'accès’.
-
Copier le lien : vous pouvez également copier un lien vers le rapport et l'envoyer à d'autres personnes. Gardez à l'esprit que seules les personnes ayant accès au rapport et les autorisations d'utilisateur correctes pourront y accéder via le lien, sinon vous recevrez un message d'erreur. Le partage d'un rapport en externe n'est donc pas possible, mais vous pouvez toujours exporter le rapport au format PDF et Excel.
- Cliquez sur Fermer
- En tant que propriétaire du rapport, vous pourrez voir d'un coup d'œil qui a accès à quel rapport via les icônes à côté :
Dans votre aperçu "Par moi" dans Statistiques, vous pouvez également facilement trouver avec qui vous avez partagé tous vos rapports via la colonne ‘Partagé avec’ :
Ouvrir un rapport partagé avec vous
Lorsqu'un collègue a partagé un rapport avec vous, vous recevrez un e-mail indiquant ‘Un rapport a été partagé avec vous’ avec un lien vers celui-ci :
Vous recevrez également une notification dans l'application Teamleader Focus avec le message que de nouveaux rapports ont été partagés avec vous. Cliquez dessus pour accéder immédiatement au rapport.
Accédez à tous les rapports partagés avec vous via l'onglet ‘Partagé avec moi’ dans Statistiques.
- Si vous avez un accès en modification à un rapport, vous pouvez voir les autres destinataires du rapport
- Si vous n'avez qu'un accès en consultation seule à un rapport, vous ne pourrez pas voir les autres destinataires. Vous verrez également l'étiquette ‘Consultation seule’. Vous pourrez toujours exporter le rapport ou copier le lien.
Droits d'accès et perte d'accès
- Comme mentionné, vous pouvez donner à un utilisateur un accès en consultation seule à un rapport ou un accès en modification. Si vous avez donné à tout le monde, par exemple, un accès en modification à un rapport, mais qu'un seul utilisateur spécifique a un accès en consultation seule, alors c'est cet accès spécifique à l'utilisateur qui compte.
- Lors du partage d'un rapport avec des collègues, par exemple un rapport concernant la marge bénéficiaire sur des projets, et qu'un certain collègue n'a pas accès à une fonctionnalité telle que les projets, aucun avertissement n'est donné que certains utilisateurs ont un accès insuffisant. Au lieu de cela, le destinataire reçoit une notification concernant le rapport, mais ne pourra pas l'ouvrir et verra une page d'erreur :
- Si un utilisateur perd l'accès à certaines fonctionnalités par la suite, il ne conservera l'accès qu'aux données du rapport qu'il a encore la permission de consulter.
- Si vous perdez vous-même l'accès à certaines fonctionnalités, mais que vous avez créé le rapport, vous pourrez toujours y accéder par la suite.
- Si un rapport a été partagé avec vous, mais que vous n'avez aucun accès aux Statistiques, vous recevrez le message "Désolé, vous n'avez pas la permission de voir ces données" :
- Si vous, en tant que propriétaire du rapport, avez donné des droits de modification à vos collègues, alors ils ne peuvent pas supprimer votre accès en modification, car vous restez le propriétaire et conserverez tous les droits d'accès.
- Les utilisateurs ayant des droits de modification peuvent supprimer leurs propres droits de modification après que vous leur avez accordé ces droits. Ils recevront cependant un avertissement en le faisant.
- Les utilisateurs ayant des droits de modification qui ne sont pas propriétaires de rapport peuvent également changer les droits de modification ou supprimer les droits d'accès des autres destinataires.
- Si le propriétaire d'un rapport est supprimé dans Teamleader Focus, mais a partagé ses rapports avec d'autres, alors ces rapports restent accessibles et ne peuvent pas être supprimés.
Les avantages du Booster de statistiques avancées ne s'arrêtent pas là ! Continuez à lire pour découvrir tout le potentiel du Booster :
- FAQ : Quelles sont les principales fonctionnalités du Booster de statistiques avancées ?
- Mode d'emploi : Utiliser la mise en forme dans vos rapports statistiques dans Teamleader Focus
- Mode d'emploi : Ajouter des formules à vos rapports statistiques dans Teamleader Focus
- Mode d'emploi : Comparer des indicateurs dans le temps dans vos rapports de statistiques