Las funciones de colaboración, el panel de control y las salas de espera, facilitan a los equipos la celebración de reuniones avanzadas con los clientes, a través de una configuración sencilla. Para los administradores de equipo suele ser útil tener una idea de cómo van las reuniones y por eso hemos puesto a su disposición, la vista general en directo de las salas de reuniones.
En la página de las salas de reuniones, los administradores de equipo pueden obtener fácilmente una visión general de las salas de reuniones y las salas de espera de sus equipos. En ambos casos podrán visualizar quien está llamando a las salas y cuales salas de reunión están activas.
Tabla de contenidos:
- Salas de espera
- Vista general de las salas de reuniones
- Visión general o panorámica en vivo
- Salas de reuniones recurrentes
1. Salas de espera
Las salas de espera permiten a los invitados llamar a una sala general sin tener que reservar una reunión con antelación. El invitado que llame será visible en el panel de control/vista general de salas de reuniones y podrá ser redirigido a una sala de reuniones nueva o existente, o se le podrá denegar el acceso. Hay salas de espera personales y de equipo.
Lee más sobre las salas de espera en este artículo.
2. Vista general de las salas de reuniones
La actividad de las reuniones puede ser supervisada por el equipo en la página de las salas de reuniones. Dependiendo de la configuración del equipo, este podrá visualizar únicamente sus propias salas de reuniones, o todas las salas de reuniones del equipo.
En la página de salas de reuniones, puedes utilizar el filtro de salas de reuniones, la barra de búsqueda y cambiar el tipo de vista.
2.1 Filtros de la sala de reuniones
El filtro de salas de reuniones divide las salas en diferentes categorías y en función del propietario de la sala de reuniones y de los derechos de acceso. Puedes cambiar los derechos de acceso en los ajustes de configuración del equipo o en los ajustes de configuración de la invitación a la sala de reuniones.
Si un usuario o equipo tiene más de 24 salas de reuniones, se aplicará la paginación.
La mayoría de los usuarios tendrán 3 opciones de filtro: Personal, Equipo y Todos.
- Personal: son todas las salas de reuniones de las cuales eres propietario.
- Equipo: son todas las salas de reuniones de equipo en las que tiene derechos de "Anfitrión" o en las que "Siempre puedes apuntarte". Este elemento no es visible si eres es el único miembro de tu equipo.
- Todas: todas las salas de reuniones personales y de equipo + todas las salas de reuniones de otros equipos a las que haya sido invitado con derechos de "Anfitrión" o "Siempre puedes apuntarte".
Ocultar la pestaña Equipo: Equipos en solitario
La pestaña Equipo no está visible si eres el único miembro de tu equipo.
Si tienes niveles de acceso restrictivos al equipo (es decir, nivel de acceso al equipo por defecto = debes llamar para entrar, permitir anulación = falso), la pestaña Equipo seguirá siendo visible, pero no mostrará más salas de reuniones que la pestaña Personal.
2.2 Barra de búsqueda
Si buscas una sala de reuniones específica, puedes utilizar la barra de búsqueda para limitar los resultados. Escribe el nombre de la sala de reuniones que buscas y pulsa la tecla Entrar.
2.3 Vista de tarjeta o vista de lista
Las salas re uniones se mostrarán en vista de tarjeta o de lista:
2.3.1 Vista de tarjeta
La vista de tarjetas muestra las salas de reuniones en tarjetas separadas que contienen la siguiente información:
- Nombre de la sala de reuniones
- Botones "Copiar enlace público" y "Eliminar" (pasa el ratón por encima de la tarjeta para mostrarla)
- Estado activo o abierto
- Anfitriones/clientes actuales en la sala de reuniones
- Pizarra activa + nombre de la pizarra
2.3.2 Vista de lista
La vista de lista muestra las salas de reuniones una debajo de otra con la siguiente información:
- Nombre de la sala de reuniones
- Nombre completo del propietario de la sala de reuniones
- Ultima actividad
- Dimensiones de la sala de reuniones
- Los 3 puntos que incluyen 'Copiar enlace' y 'Borrar sala de reuniones'.
2.3.3 Orden de las salas de reuniones
Las salas de reuniones se mostrarán en el siguiente orden:
- Salas de reuniones activas* - las más recientes aparecen primero
- Salas de reuniones abiertas** - las más recientes aparecen primero
- Fecha de la última actividad = última apertura o última creación
En el ejemplo anterior, john-doe es una sala de reuniones activa, sale-riunioni-di test es una sala de reuniones abierta y todas las demás salas de reuniones no están ni activas, ni abiertas. Estas salas de reuniones se ordenan según la última creación o la última apertura de la sala.
Por ejemplo, test-room-2 ha sido creada más recientemente que las demás, por lo que esta sala de reuniones aparece antes que las demás, aunque todavía no haya sido utilizada.
*Sala de reuniones activa: 2 o más participantes con al menos un flujo activo.
**Sala de reuniones abierta: 1 o más participantes pero sin flujos activos.
3. Visión general o panorámica en vivo
Por defecto, se toma una instantánea (snapshot) de la sala de reuniones cada 5 minutos. La pizarra activa se muestra al actualizar la página o al seleccionar un filtro de página diferente.
3.1 Visión general o panorámica de salas de reuniones en vivo
Cuando se abre una sala de reuniones, se toma una instantánea (snapshot) cada 5 minutos. Cuando visitas la página de resumen de las salas de reuniones, las salas de reuniones no se actualizarán automáticamente, deberás recargar la página para ver las actualizaciones.
Cada 5 minutos, se tomará una instantánea de las pizarras abiertas. Si se minimiza una pizarra, la última instantánea de la pizarra permanecerá visible en la vista general de las salas de reuniones.
¡Las pantallas compartidas no se mostrarán como vista previa! En su lugar, se mostrará la última pizarra activa.
3.2 No Snapshot o instantáneas
Hay ciertas situaciones en las que una instantánea no se muestra/actualiza después de transcurridos 15 segundos:
- La pestaña de la sala de reuniones no es la pestaña activa. Cuando el anfitrión está visitando una pestaña diferente a la de la sala de reuniones, no se puede tomar una instantánea de la sala de reuniones debido a una limitación del navegador.
- En el momento de la instantánea el usuario todavía está dibujando o escribiendo algo. Los dibujos no serán visibles hasta la siguiente instantánea.
4. Salas de reuniones recurrentes
Normalmente, cuando se termina una reunión, toda la información relacionada desaparece. El Booster captura leads funciona de manera diferente, pues el historial del chat, las notas en las pizarras, las actas de la reunión, todos los archivos subidos y las grabaciones; se almacenan, para que puedas compartir fácilmente esos datos con otras personas o puedas volver a ellos después de la reunión. De esta forma, podrás recuperar el contenido rápidamente, la próxima vez que te reúnas.
Ahora bien, ¿esto quiere decir que todos estos datos se guardarán permanentemente en la sala de reuniones?
La respuesta es: No. Es posible eliminar manualmente las pizarras o las grabaciones e incluso restablecer la sala de reuniones. Si crees que una sala de reuniones ya no te será útil, también es posible eliminarla.