Las salas de espera son el espacio virtual que te permite a ti y a tu equipo reunirse usando el mismo enlace una y otra vez. Adicionalmente, las salas de espera te ofrecen la posibilidad de transferir a los participantes a salas de reuniones específicas para retomar la conversación en el mismo punto en el que se dejó durante la última reunión.
En este artículo encontrarás más detalles sobre las opciones disponibles para las salas de espera:
1. Salas de espera
Una vez actualizado, el panel de control te muestra inmediatamente la nueva sala de espera:
Las salas de espera permiten a los participantes/ invitados, llamar a una sala general sin tener que reservar una cita por adelantado. El participante que 'llame a la puerta' será visible en el panel de control y podrá ser remitido a una sala de reuniones nueva o existente, o se le podrá negar el acceso. Hay varios tipos de salas de espera: las personales y las del equipo.
1.1 Salas de espera personales
Cada miembro del equipo tiene una sala de espera personal. El enlace puede copiarse desde el panel de control y puede compartirse con clientes actuales y potenciales. Cuando un cliente 'llama' a la sala de espera personal, el mismo se mostrará únicamente a ese miembro del equipo en particular.
La estructura de la URL de una sala personal luce como se muestra a continuación:
https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/user-name/
- El nombre del equipo puede encontrarse y modificarse en la sección Personalización..
- El nombre del usuario puede encontrarse y modificarse en los ajustes del perfil del usuario en Teamleader Focus. No está permitido cambiar el nombre del usuario a 'Equipo'.
- El enlace pertenecerá a una sala de espera si la URL contiene el valor waiting-rooms. Si por el contrario, contiene el valor meeting-rooms, se trata de una sala de reuniones.
1.2 Salas de espera del equipo
Las salas de espera de los equipos son opcionales y pueden activarse en los ajustes equipo*. El enlace de la sala de espera del equipo es diferente de los enlaces personales y permite que los participantes/invitados, 'llamen a la puerta' de una sala general del equipo. Este participante se mostrará a todos los miembros del equipo en el panel de control.
La estructura de la URL de la sala de equipo luce como se muestra a continuación:
https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/team/
- Al igual que en el caso de la sala de espera personal, el nombre del equipo puede visualizarse y modificarse en Personalización.
- Si el enlace incluye la mención waiting-rooms, estamos en presencia de una sala de espera.
- La ultima parte del enlace 'team' (equipo) indica que se trata de una sala de espera de equipo. Este valor no puede ser modificado.
*Véase 3.1 Activar la sala de espera del equipo para mayores detalles sobre la activación de la funcionalidad de equipo.
2. Panel de control
A primera vista, el panel de control consta de un menú desplegable de enlaces de reserva, el botón Iniciar una reunión y las próximas reuniones. Sin embargo, cuando un invitado llama a una sala de espera, esto también aparecerá en la página del panel de control.
La vista general de las salas de reuniones consta de los enlaces de las salas de espera personales y de equipo, la vista de los invitados y todas las salas de reuniones (de equipo).
2.1 Los invitados que llaman a la sala
Los participantes/invitados que 'llamen a la sala', aparecerán ahora en la lista de tu sala de espera personal o en la lista de la sala de espera del equipo.
Cada aviso de presentación (aviso llamada participantes/invitados) tiene un aspecto similar y consta de los siguientes elementos:
- El nombre del invitado
- La ubicación desde la cual el invitando esta 'llamando': sala de reunión, sala de espera personal o sala de espera del equipo
- Los botones Unirse o denegar
- El botón menú a través del cual puedes cambiar la sala de reunión
Tienes 3 opciones:
- Hacer clic en el aviso de presentación o en el botón Unirse y abrir la sala de reuniones propuesta en otra pestaña (por ejemplo: https://cloud.teamleader.eu/team-name/meeting-rooms/jane-doe/)
- Hacer clic en 'Denegar' para que el invitado reciba un mensaje indicándole que le ha sido negado el acceso a la reunión.
- Hacer clic en los 3 puntos y luego e 'Cambiar sala de reuniones' y crear o seleccionar una sala de reuniones diferente
Nota: en función del participante/invitado que 'llama a la puerta', el Booster captura leads sugerirá una sala de reuniones. Si se trata de una reunión de seguimiento, se sugerirá la sala de reuniones usada para la primera reunión. En el caso de un nuevo participante/invitado, se creará una sala de reuniones basada en el nombre del invitado.
2.2 Activar las notificaciones del navegador
Es posible, que en el momento en el que un participante/invitado esté llamando a la puerta, tu estés visualizando otra aplicación o pestaña del navegador. En ese caso, una notificación de escritorio podría resultar muy conveniente. Para que puedas notar la existencia de las 'llamadas a la puerta', es muy importante que las notificaciones de tu navegador estén activadas.
Si las notificaciones del navegador no están activadas, visualizarás un mensaje parecido al siguiente:
Habilita en tu navegador: sonido, ventanas emergentes (pop-ups) y redirección, y notificaciones; en la configuración del sitio de tu navegador. Si tienes dificultades, consulta este artículo para aprender como habilitar las notificaciones en tu navegador.
Una vez que el mensaje anterior deje ser visible, las notificaciones funcionarán cuando los participantes/invitados llamen a la sala. Si lo deseas, puedes activar o desactivar según tus necesidades, las notificaciones sonoras; activando o desactivando el icono de la campana junto a:
- El enlace de la sala de espera personal/ sala de espera del equipo en la vista general:
- Enlaces de reserva en la página de panel de control:
Si el icono de la campana se muestra en color verde, recibirás una notificación cuando los invitados llamen a la sala.
Si el icono de la campana se muestra en rojo, no recibirás ninguna notificación, pero las personas que 'llamen a la puerta seguirán a apareciendo en la lista.
2.3 Crear una nueva sala de reuniones
El panel de control te ofrece la posibilidad de unirte a una sala de reuniones existente o de crear una nueva, aunque la vista de los detalles de la sala de reuniones se encuentre disponible en una página diferente. Por lo tanto, puedes elegir entre crear o abrir una sala de reuniones desde el panel de control o hacerlo directamente en la página de la sala de reuniones.
En la esquina superior derecha del panel de control, visualizarás el botón verde 'Iniciar reunión. Haz clic en el botón para visualizar el menú.
Puedes elegir entre *seleccionar una sala de reuniones existente de la lista o escribir el nombre de la sala de reuniones de tu preferencia. También puedes hacer clic en 'Añadir una nueva sala de reuniones' para crear una nueva sala, lo que te dará 2 opciones:
- Crear una nueva sala de reuniones
- Rellena el título o nombre de la sala
- Asegúrate de que la plantilla diga: Empezar desde cero
- Haz clic en Crear
- Crear una nueva sala de reuniones a partir de una plantilla
- Rellena el título o nombre de la sala
- Haz clic en empezar desde cero para acceder a la lista de plantillas y seleccionar la plantilla de tu preferencia
- Haz clic en Crear
*Nota: Si en los ajustes del equipo se otorga derechos de anfitrión a las salas de reuniones de otros miembros del equipo, es posible elegir la sala de reuniones de uno de ellos. Cambia el ámbito de Personal a Equipo y, a continuación, haz clic en el botón Iniciar una reunión.
2.4 Citas
En el panel de control visualizarás la panorámica de resumen de las próximas citas, que muestra las 5 primeras. Si aún no has configurado la planificación, tendrás que conectar primero tu calendario y crear un tipo de cita.
Podrás cambiar la sala de reuniones para esa cita específica de la misma manera que para las llamadas a la sala (a través de los 3 puntos).
3. Las salas de espera en los ajustes del equipo
En los ajustes del equipo encontrarás 2 opciones de configuración para las sala de espera del equipo: 'Habilitar la sala de espera del equipo' y 'Los invitados pueden reservar una reunión desde la sala de espera'.
3.1 Habilitar la sala de espera del equipo
Por defecto, cada usuario del Complemento reuniones clientes tiene una sala de espera personal. En cambio, la sala de espera del equipo, debe ser habilitada manualmente. Si aún no lo has hecho, visualizarás el mensaje 'Configurar la sala de reuniones del equipo' en la vista general de las salas de reuniones.
Haz clic en el enlace contenido en el mensaje 'Configura la sala de espera de tu equipo', te llevará directamente a los ajustes del equipo. En la parte inferior de esa página podrás habilitar la sala de espera del equipo, haciendo clic en la opción "Habilitar la sala de espera del equipo'.
Si luego vuelves a la página de vista general de las salas de reuniones, notarás que el enlace de la sala de espera del equipo, puede copiarse para que puedas compartirlo con tus clientes actuales y potenciales.
3.2 Los invitados pueden reservar una reunión desde la sala de espera
La segunda opción de configuración disponible para la sala de espera del equipo, permite a los invitados reservar una reunión desde la sala de espera. Esta funcionalidad requiere que se active la planificación y se cree al menos un tipo de cita.
Para activarla, marca la casilla 'Los invitados pueden reservar una reunión desde la sala de espera.
Esta funcionalidad, permitirá a los invitados reservar una cita, cuando 'llaman a la puerta' y se les niega el acceso.
En este caso, se visualizará un mensaje indicando que 'No hay ningún anfitrión disponible en este momento. Vuelve a intentarlo más tarde o reserva el momento que más te convenga'.
Cuando el invitado haga clic en el enlace 'reserva el momento que más te convenga', será redirigido automáticamente a la página de reservas.
- Si los invitados/ participantes 'llaman a la puerta' de tu sala de espera personal', serán redirigidos a tu sala de espera personal.
- Si los invitados/participantes 'llaman a la puerta' de la sala de espera del equipo, serán redirigidos a la sala de espera del equipo.