De samenwerkingsfuncties, de boekingspagina's en wachtruimtes maken het voor teams gemakkelijk om geavanceerde vergaderingen te houden met een eenvoudige setup. Voor teammanagers is het vaak handig om een idee te krijgen van hoe de vergaderingen verlopen en daarom bieden we een live-overzicht van de vergaderruimtes aan.
Op de vergaderruimtepagina kunnen teamadmins eenvoudig een overzicht krijgen van de persoonlijke/team-vergaderruimtes en de persoonlijke/teamwachtruimtes. Voor beide opties is er een live overzicht van wie er aanklopt en welke vergaderruimtes actief zijn.
1. Wachtruimtes
Wachtruimtes maken het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene ruimte zonder vooraf een vergadering te hoeven boeken. De aankloppende gast wordt zichtbaar in het dashboard/vergaderruimtesoverzicht en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande vergaderruimte of kan de toegang worden geweigerd. Er zijn persoonlijke en teamwachtruimtes.
Lees meer over wachtruimtes in dit helpartikel.
2. Overzicht vergaderruimtes
Vergaderactiviteit kan door het team worden gevolgd op de vergaderruimtepagina. Afhankelijk van de teaminstellingen kan je enkel je eigen vergaderruimtes zien, of alle vergaderruimtes in je team.
Op de vergaderruimtepagina kan je gebruik maken van de vergaderruimtefilter en de zoekbalk, en je kan het type weergave wijzigen.
2.1 Vergaderruimtefilter
De vergaderruimtefilter verdeelt de vergaderruimtes in verschillende categorieën op basis van de eigenaar van de vergaderruimte en de toegangsrechten. Je kan de toegangsrechten wijzigen in de teaminstellingen of in de uitnodigingsinstellingen van de vergaderruimte.
Als een gebruiker of team meer dan 24 vergaderruimtes heeft, zal paginering worden toegepast.
De meeste gebruikers zullen 3 filteropties hebben: Persoonlijk, Team en Alle.
- Persoonlijk: Dit zijn alle vergaderruimtes waarvan jij de eigenaar bent.
- Team: Alle teamvergaderruimtes waar je 'Is host' of 'Kan altijd binnengaan'-rechten hebt. Dit onderdeel is niet zichtbaar als je het enige teamlid in je team bent.
- Alle: Alle persoonlijke vergaderruimtes en teamvergaderruimtes + alle vergaderruimtes van andere teams waar je bent uitgenodigd met 'Is host' of 'Kan altijd binnengaan'-rechten.
Teamtab verborgen: solo teams
Het tabblad Team is niet zichtbaar als je het enige teamlid in je team bent.
Als je restrictieve teamtoegangsniveaus hebt (d.w.z. standaard vergaderruimte-toegangsniveau = 'Moet aankloppen' + sta overschrijven niet toe), zal de Teamtab nog steeds zichtbaar zijn, maar zal deze minder vergaderruimtes tonen dan de Persoonlijk-tab.
2.2 Zoekbalk
Als je op zoek bent naar een specifieke vergaderruimte, kan je de zoekbalk gebruiken om de resultaten te beperken. Typ de naam van de vergaderruimte die je zoekt en druk op enter.
2.3 Kaartweergave of lijstweergave
Vergaderruimtes worden getoond in kaart- of lijstweergave:
2.3.1 Kaartweergave
De kaartweergave toont de vergaderruimtes in afzonderlijke kaartjes met de volgende informatie:
- Naam vergaderruimte
- 'Kopieer publieke link'- en 'Verwijder'-knoppen (beweeg met de muis over het kaartje om weer te geven)
- Actieve of geopende status
- Huidige hosts/klanten in de vergaderruimte
- Actief whiteboard + naam van het whiteboard
2.3.2 Lijstweergave
Lijstweergave toont de vergaderruimtes onder elkaar met de volgende informatie:
- Naam vergaderruimte
- Volledige naam van de eigenaar van de vergaderruimte
- Laatste activiteit
- Grootte van de vergaderruimte
- Drie puntjes, met 'Link kopiëren' en 'Vergaderruimte verwijderen' als opties
2.3.3 Volgorde van de vergaderruimtes
Vergaderruimtes worden in de volgende volgorde getoond:
- Actieve vergaderruimtes * - de meest recente wordt het eerst getoond
- Geopende vergaderruimtes ** - de meest recente verschijnt eerst
- Datum laatste activiteit = ofwel laatst geopend of laatst aangemaakt
In het bovenstaande voorbeeld zijn meeting-room-1, company-x en jane-doe actieve vergaderruimtes, is john-doe een geopende vergaderruimte en zijn alle andere vergaderruimtes niet actief of geopend. Deze vergaderruimtes worden gerangschikt op basis van laatst aangemaakt of laatst geopend.
Bv.: Company-Z is recenter aangemaakt dan de andere, dus deze vergaderruimte wordt eerder getoond dan de andere, hoewel ze nog niet gebruikt is.
*Actieve vergaderruimte: 2 of meer deelnemers met minstens één actieve stream (audio/video/share screen).
**Geopende vergaderruimte: 1 of meer deelnemers maar geen actieve streams.
3. Live-overzicht
Standaard wordt elke 5 minuten een snapshot van de vergaderruimte gemaakt. Het actieve whiteboard wordt getoond bij het refreshen van de pagina of het selecteren van een andere paginafilter.
3.1. Live-overzicht van vergaderruimtes
Wanneer een vergaderruimte geopend is, wordt er elke 5 minuten een snapshot gemaakt. Wanneer je de vergaderruimte-overzichtspagina bezoekt, zullen de vergaderruimtes niet automatisch worden gerefresht, je moet de pagina herladen om eventuele updates te zien.
Elke 5 minuten wordt er een snapshot gemaakt van geopende Whiteboards. Als een whiteboard wordt geminimaliseerd, zal de laatste snapshot van het whiteboard zichtbaar blijven in het vergaderruimteoverzicht.
Gedeelde schermen zullen niet worden getoond als preview! In de plaats daarvan zal het laatste actieve whiteboard worden getoond.
3.2 Geen snapshot
Er zijn bepaalde situaties waarbij een snapshot niet wordt getoond/bijgewerkt na 15 sec:
- Het vergaderruimtetabblad is niet het actieve tabblad. Wanneer de host een ander tabblad bezoekt dan het tabblad van de vergaderruimte, kan er geen snapshot genomen worden van de vergaderruimte door een browserbeperking.
- Op het moment van de snapshot is de gebruiker nog aan het tekenen of iets aan het typen. De tekeningen zullen pas zichtbaar zijn bij de volgende snapshot.
4. Persistente vergaderruimtes
Normaal gezien ben je bij het beëindigen van een vergadering alle content en communicatie kwijt. De Lead capture-Booster werkt anders: de chatgeschiedenis, notities op het whiteboard, meeting-minuten, geüploade documenten en opnames worden allemaal voor jou opgeslagen in de vergaderruimte. Op die manier vind je alles meteen terug voor een eventueel opvolggesprek!
Wil dit zeggen dat alles voor eeuwig wordt opgeslagen?
Nee, je hebt de optie om whiteboards en opnames manueel te verwijderen en zelfs de vergaderruimte te resetten. Indien een vergaderruimte niet meer nuttig voor je is, kan je deze ook verwijderen.