How To: Statistieken-rapporten delen met je collega's

SupportCentre_Howto.png

! Hou er rekening mee dat je de Geavanceerde statistieken-Booster nodig hebt om deze functionaliteit te gebruiken. Lees er hier meer over.

Elk rapport in de statistieken kan worden geconfigureerd om aan jouw behoeften te voldoen. En daar stopt het niet, want je kan die gepersonaliseerde rapporten eenvoudig delen met collega's en er samen aan werken. Dit artikel laat je zien hoe, en legt ook het verschil uit tussen het geven van alleen-lezen toegang of bewerktoegang tot een rapport.
 

Wie

Nadat je een rapport hebt aangemaakt en dit naar wens hebt geconfigureerd, kan je het intern delen met je collega's. Op deze manier kan je eenvoudig samen naar de gegevens kijken of samenwerken om de rapporten verder te verfijnen. 

  • Iedereen met gebruikerstoegang tot ‘Statistieken’ heeft de mogelijkheid om rapporten aan te maken en te delen, je hebt daar geen adminrechten voor nodig.
  • Als maker van een rapport word je onmiddellijk ook de ‘eigenaar’ van het rapport, wat betekent dat je het met anderen kan delen.
    Opmerking: Bibliotheekrapporten zijn standaard aanwezig in je account en kunnen met niemand worden gedeeld, aangezien ze toch voor iedereen zichtbaar zijn.
     

Een rapport delen

Om een rapport met je collega's in Teamleader Focus te delen, volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar Statistieken
  2. Pas een bibliotheekrapport aan en sla het op of ga naar je opgeslagen rapporten in ‘Door mij’ en open een rapport:

     
  3. In het rapport klik je op het pijltje naast ‘Link kopiëren’ in de rechterbovenhoek en kies je Delen met collega's:


    Opmerking: Nadat je op deze knop klikte wordt je voorkeur de volgende keer onthouden, waardoor dit de standaarddeeloptie wordt.
     
  4. Selecteer de collega's met wie je het rapport wil delen. Je kan een rapport delen met:
    • Één collega
    • Meerdere collega's
    • Iedereen in het account
      ! Opmerking: Elke gebruiker verschijnt in de lijst ongeacht of ze toegang hebben tot Statistieken of niet, er wordt geen waarschuwing gegeven.
       
  5. Klik op Uitnodigen
  6. Nu kan je kiezen of je collega alleen-lezen toegang heeft tot het rapport of dat ze het kunnen bewerken.
    • Verwijder eenvoudig toegang door op ‘Toegang verwijderen’ te klikken.
    • Link kopiëren: je kan ook een link naar het rapport kopiëren en deze naar andere mensen sturen. Hou er rekening mee dat alleen mensen met toegang tot het rapport en de juiste gebruikersrechten het via de link kunnen openen, anders ontvang je een foutmelding. Het extern delen van een rapport is dus niet mogelijk, maar je kan het rapport altijd exporteren naar PDF en Excel.

       
  7. Klik op Sluiten
  8. Als eigenaar van het rapport zie je in één oogopslag wie toegang heeft tot welk rapport via de icoontjes ernaast:


    In je ‘Door mij’-overzicht in Statistieken kan je ook eenvoudig vinden met wie je al je rapporten hebt gedeeld via de kolom ‘Gedeeld met’:

     

Een rapport openen dat met jou is gedeeld

Wanneer een collega een rapport met jou heeft gedeeld, ontvang je een e-mail met de tekst ‘Er werd een rapport met je gedeeld’ met een link ernaartoe:

 

Je ontvangt ook een melding in-app in Teamleader Focus met de boodschap dat nieuwe rapporten met je zijn gedeeld. Klik erop om het rapport onmiddellijk te openen.


  

Bekijk alle rapporten die met jou zijn gedeeld via de tab ‘Gedeeld met mij’ in Statistieken.

  • Als je bewerktoegang tot een rapport hebt, kan je de andere ontvangers van het rapport zien
  • Als je alleen-lezen toegang tot een rapport hebt, kan je de andere ontvangers niet zien. Je ziet ook het label ‘Alleen-lezen’. Je kan het rapport nog steeds exporteren of de link kopiëren.

Toegangsrechten en het verliezen van toegang

  • Zoals vermeld, kan je een gebruiker alleen-lezen toegang tot een rapport geven of bewerktoegang. Als je iedereen bijvoorbeeld bewerktoegang tot een rapport hebt gegeven, maar slechts één specifieke gebruiker alleen-lezen toegang heeft, dan is het deze gebruikersspecifieke toegang die telt.
     
  • Wanneer je een rapport met collega's deelt, bv. een rapport over de winstmarge op projecten, en een bepaalde collega geen toegang heeft tot een functionaliteit zoals projecten, dan wordt er geen waarschuwing gegeven dat sommige gebruikers onvoldoende toegang hebben. In plaats daarvan ontvangt de ontvanger een melding over het rapport, maar ze kunnen het niet openen en zien een foutmelding:

     
  • Als een gebruiker later toegang verliest tot bepaalde functionaliteiten, dan behoudt deze enkel toegang tot de gegevens in het rapport waarvoor deze nog toestemming heeft.
  • Als je zelf toegang verliest tot bepaalde functionaliteiten maar je het rapport hebt gemaakt, dan kan je het daarna nog steeds openen.
     
  • Als een rapport met jou is gedeeld maar je hebt geen toegang tot Statistieken, dan ontvang je de boodschap ‘Sorry, je hebt geen toestemming om deze gegevens te zien’:

     
  • Als je als rapport-eigenaar bewerkrechten aan je collega's hebt gegeven, dan kunnen ze jouw bewerktoegang niet verwijderen omdat je de eigenaar blijft en alle toegangsrechten behoudt.
  • Gebruikers met bewerkrechten kunnen hun eigen bewerkrechten verwijderen nadat je ze deze rechten hebt gegeven. Ze ontvangen echter een waarschuwing wanneer ze dit doen.


  • Gebruikers met bewerkrechten die geen rapport-eigenaren zijn, kunnen ook bewerkrechten wijzigen of toegang van andere ontvangers verwijderen.
  • Als de eigenaar van een rapport wordt verwijderd in Teamleader Focus maar hun rapporten met anderen heeft gedeeld, dan blijven die rapporten toegankelijk en kunnen ze niet worden verwijderd. 
     

Er zijn nog veel meer functionaliteiten van de Geavanceerde statistieken-Booster om te ontdekken! Blijf lezen om alle voordelen te weten te komen:

Was dit artikel nuttig?