How To: Exact Online koppelen aan Teamleader Focus

Voor je de eigenlijke koppeling tussen Exact Online en Teamleader Focus uitvoert, lees dan ook zeker eens ons artikel 'Hoe bereid ik mijn Exact Online- en Teamleader Focus-accounts voor op de koppeling? Afhankelijk van de configuratie van jouw Teamleader Focus en Exact, moet je eerst een aantal dingen in orde brengen. Vervolgens kun je starten met de eigenlijke koppeling met Teamleader Focus. 

 

Tip: we raden je aan om Google Chrome te gebruiken om je Teamleader Focus-account met Exact Online te verbinden.

 

Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier (Engels): 

 

Koppelen

Zorg er, voor je de integratie legt, zeker voor dat je gebruikersaccount in Exact Online toegang heeft tot de volgende boekhoudingsrechten:

  • Relaties beheren
  • Verkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
  • Klantenrapportage bekijken
  • Leveranciersrapportage bekijken

Indien dit niet het geval is, contacteer je best Exact Online/je boekhouder om deze rechten voor jou te activeren.

 

Klik in Teamleader Focus op je profielfoto in de rechterbovenhoek en selecteer 'Integraties/Marketplace'. Je komt terecht op de Marketplace. Selecteer de categorie 'Boekhouding' en zoek Exact Online:

  1. Koppel je account en selecteer de bedrijfsentiteit die je wilt koppelen.
  2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van Exact Online om het volgende overzicht te openen:
     
  3. Vul een begindatum in, d.w.z. de datum waarop Teamleader Focus je facturen en creditnota's voor het eerst moet synchroniseren.
  4. Selecteer de juiste indeling en definieer het dagboek voor zowel de facturen als voor de creditnota's.
  5. Beslis of je alle bedrijven en contacten van Exact Online wilt importeren (afhankelijk van je configuratie).
  6. Klik op 'Opslaan'.

 

Nu moet je een aantal zaken koppelen tussen Teamleader Focus en Exact. Het belangrijkste zijn de btw-tarieven. De btw-tarieven in Exact moeten altijd van het type 'Exclusief' zijn, omdat Teamleader Focus altijd het totaalbedrag exclusief btw synchroniseert.

 

 

Daarnaast kun je nog een account instellen om de (commerciële) kortingen op te boeken en eventueel bepaalde accounts zo instellen dat ze automatisch worden voorgesteld wanneer bepaalde btw-tarieven worden gebruikt (dit laatste is optioneel). Wij raden aan om de automatische synchronisatie pas in te stellen als de koppeling helemaal in orde is.

 

De synchronisatie manueel activeren

Nu de koppeling klaar is, kun je manueel de eerste synchronisatie uitvoeren. Klik eerst op 'Facturen' in de navigatie. Bovenaan rechts verschijnt er een synchronisatiesymbool.

 

Als je op dat symbool klikt, start de synchronisatie met Exact Online. Na een tijdje verschijnt er een melding met de resultaten van de synchronisatie. Als je problemen ondervindt, bekijk je het best eerst deze meldingen. Dit wordt gesynchroniseerd: de klanten die gekoppeld zijn aan facturen of creditnota's enerzijds, en de (geïmporteerde) facturen en creditnota's zelf anderzijds.

 

Wanneer boekingen in Exact afgepunt worden, worden de overeenkomstige facturen in Teamleader Focus op betaald gezet.

 

Wanneer alles correct is ingesteld, kun je de synchronisatie van klanten en facturen automatisch laten uitvoeren. Betalingen van facturen worden dan ook automatisch op de achtergrond gesynchroniseerd. Als je dat zo instelt, ontvang je een melding telkens als een factuur op die manier op betaald wordt gezet.

 

Opmerking: Wanneer je de betaalstatus aanpast in Exact (b.v. een factuur van betaald naar onbetaald plaatsen), zal de status in Teamleader Focus op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader Focus manueel aanpast.

 

De betaaltermijnen in Teamleader Focus en Exact op elkaar afstemmen

De betaaltermijn die in Teamleader Focus wordt gebruikt, wordt vergeleken met die van Exact Online. Als er geen correcte match is, wordt de standaardtermijn gebruikt.

  • De standaardtermijn wordt ook gebruikt voor creditnota's.
  • Teamleader Focus ondersteunt geen betaaltermijnen met kortingen.
  • Zowel Teamleader Focus als Exact Online ondersteunen 'Einde maand'.
  • Er is een verschil tussen normale betaaltermijnen en incasso/domiciliëringtermijnen. Zo kun je een betaaltermijn instellen voor domiciliëring:

 

Troubleshooting

Worden je facturen niet gesynchroniseerd? Of krijg je foutmeldingen tijdens de integratie? Lees dit artikel voor wat troubleshooting!

Was dit artikel nuttig?